Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Khóa luận: Hoàn thiện công tác quản lý nguyên liệu tại Công ty Dệt May Huế dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này. 

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ

2.2.1 Thực trạng quản lý nguyên liệu tại công ty Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

2.2.1.1 Hệ thống kho của công ty

Vai trò của kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, phân phối hàng. Việc quản lý kho hàng chặt chẽ khoa học tránh thất thoát và thuận lợi cho quá trình sản xuất.

Kho nguyên liệu là nơi nhập nguyên liệu từ phía nhà cung cấp, sau đó lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho bộ phận sản xuất, khách hàng…Hệ thống kho cũng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tốt nhất chất lượng của nguyên liệu nhập về, tránh làm thay đổi tính chất, màu sắc,…. và thất thoát về số lượng trong quá trình nguyên liệu chờ được sản xuất.

Hiện tại công ty có 2 kho nguyên liệu chứa nguyên liệu vải may, 1 kho phụ liệu, 1 kho phế liệu. Mỗi kho nguyên liệu có diện tích từ 2000-3000 m2, hơn 450 kệ để hàng với sức chứa lên đến 450 tấn vải chứa vả nguyên kiện, nguyên cây và vải đã xả.

Kho được bố trí gồm nhiều kệ đựng vải 2 tầng để chứa vải. Các kệ vải được sắp xếp thoáng để dễ dàng vận chuyển hàng hóa. Có khu vực xả vải được trang bị các máy móc dụng cụ cần thiết để phục vụ hoạt động xả vải.

Tại kho n uyên liệu của Công ty gồm 2 nguyên liệu chính là vải và bo cổ, bo tay áo phục vụ cho hoạt động sản xuất của các nhà máy may, được nhập từ các đơn vị đặt gia công. Thường là nguyên liệu vải từ các nước như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ Và các đối tác EU….bên cạnh đó chứa nguyên liệu vải là thành phẩm từ nhà máy dệt nhuộm và các loại vải công ty tự nhập khẩu từ nước ngoài cho các đơn hàng FOB.

Kho phụ liệu được công ty nhập chủ yếu từ bên ngoài, chứa các phụ liệu phục vụ cho quá trình sản xuấ như tem, mác, chỉ may, nút cúc áo, kim may, lô gô, thùng caston,…

Kho phế liệu chứa vải tấm các loại được thải ra trong quá trình cắt may. Bên cạnh đó còn là nơi chứa vải tồn lại, vải nguyên cây trong quá trình sản xuất không hết. Tất cả được chứa trong kho chờ ngày hoạch toán từ phòng ĐHM để mang đi tiêu hủy, bán thanh lý hoặc tồn kho lại phục vụ cho những lần sản xuất sau, tùy vào mục đích nhất định.

Các hàng hóa trong kho được sắp xếp gọn gàng, đúng trình. Bên cạnh đó được, kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, phân chia chức năng cho từng kệ à g, từng khu vực để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý hàng hóa, dễ bảo quản.

Là nơi chứa hàng hóa nên an ninh và an toàn trong kho được thực hiện chặt chẽ bằng việc lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy và amera chống trộm. Kho được thiết kế rộng rãi, thông thoáng và có lối thoát hiểm, ác ửa sắt lớn thuận tiện cho công tác giao nhận hàng.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Viết Thuê Khóa Luận Tốt Nghiệp Quản Trị Kinh Doanh

2.2.1.2 Sơ đồ phòng ĐHM và Kho Nguyên Liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Sơ đồ 2: Cơ cấu phòng Điều Hành May

Sơ đồ 3: Cơ cấu nhân sự Tổ chuẩn bị nguyên liệu tại kho nguyên liệu

Nhận xét

Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được Phòng Điều Hành May có chức năng và nhiệm vụ cao nhất trong công tác quản lý nguyên liệu đầu vào của công ty. Chức năng của mỗi bộ phận của Phòng Điều Hành được phân c a rõ ràng. Mỗi bộ phận sẽ có một tổ trưởng điều hành công việc của tổ mình, nhân viên trong tổ sẽ được phân chia nhiệm vụ và chức năng riêng đảm nhiệm xuyên suốt công việc của mình mà không bị trùng lặp, lộn xộn trong quá trình thực hiện công việc.

Dưới mỗi tổ cũng được phân chia nhỏ hơn chức năng nhiệm vụ cho mỗi nhóm, mỗi nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng, đủ, đảm bảo theo yêu cầu đề ra. Đặc biệt tổ chuẩ bị nguyên liệu, được phân chia thành 5 bộ phận với nhiệm vụ riêng. Dễ dàng trong quá trình thực hiện và kiểm soát công việc của từng người.

2.2.1.3 Phân loại nguyên liệu tại công ty

Phân loại nguyên liệu

Phân chia theo nguồn gốc nguyên liệu:

• Nguyên liệu nhập từ các đơn hàng của các đơn vị đặt gia công gửi về.
• Nguyên liệu đặt mua từ nước ngoài.
• Nguyên liệu nhập nội địa.

Nguyên liệu tự sản xuất.

Đối với công ty, do tính chất hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là gia công hàng may mặc xuất khẩu, nên số lượng và giá trị của hàng nguyên liệu nhập từ các đơn vị đặt hàng từ nước ngoài chiếm khối lượng lớn và đáng kể số lượng các loại nguyên nguyên liệu của công ty. Công ty nhận vải từ các đơn vị đặt hàng và sản xuấ theo đơn đặt hàng đã đặt theo hợp đồng.

Phân loại theo đặc tính của nguyên liệu:

• Vải may chính.
• Cổ bo, rip.
• Vải lót.

Vải may chính và cổ bo là 2 loại nguyên liệu được nhập về nhiều nhất tại kho của công ty. Mỗi khách hàng, mỗi đơn hàng, mỗi style lại được cung cấp mỗi loại vải và cổ bo khác nhau tùy vào nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Vì vậy, những loại này có độ đa dạng vào phong phú cả về chất liệu và màu sắc và mức độ dày, mỏng khác nhau.

2.2.1.4 Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo 7 (ERP-VN) Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế toán và quản trị doa h ghiệp (ERP) có quy mô và uy tín của Việt Nam. Thế mạnh của Bravo là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Bravo là công cụ giúp các nghà quản lý trong việc phân tích, thiết lập và theo dõi các công việc cần làm ở thời điển hiện tại và các kế hoạch sẽ thực hiên trong tương lai, đồng thời phân tích và xem thông tin nhiều chiều với các góc độ khác nhau nhằm trợ giúp các nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về thực tại của doanh nghiệp từ đó dễ dàng quản lý, tìm kiếm và hoạch toán đơn hàng, và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời đạt hiệu quả cao.

Ưu điểm của quy trình triển khai và dịch vụ của Bravo:

• Kiểm soát lịch trình công việc và chi phí triển khai, bảo hành sản phẩm.
• Luôn ưa ra các giải pháp có lợi nhất cho khách hàng.
• Quản lý phạm vi của dự án từ tổng thể cho tới chi tiết.
• Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai dịch vụ và giảm thiểu rủi ro.
• Người sử dụng sẽ được đào tạo một cách đầy đủ nhất về chương trình.

Đảm bảo khách hàng sẽ được hưởng một chất lượng dịch vụ tốt  hất.

Với n

Đối với việc quản lý nguyên liệu, phần mềm giúp công ty quản lý 1 cách chi tiết số nguyên liệu từ cây vải, khổ vải, đến các đơn àng, kiện hàng, lô hàng của công ty. Giảm đi một khối lượng lớn công việc tính toán, lưu trữ thông tin trên giấy tờ, đảm bảo tính chính xác kịp thời mọi công việc cho nhân viên và quản lý kho hàng.

Phần mềm sẽ lưu trữ từ các d nh mục đến số liệu thông tin đơn hàng, tổng hợp việc nhập- xuất- tồn, kế hoạch, thực tế sản xuất,…Và tất cả hoạt động của Công ty. Giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây- khi chưa có phầ mềm quản lý Bravo.

2.2.1.5 Thực trạng tình hình xuất- nhập-tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu giai đoạn 2018-2019

Bảng 3. 1 Thực trạng tình hình xuất- nhập- tồn nguyên liệu gia công của kho nguyên liệu gia đoạn 2018-2019

Nhìn vào bảng xuất nhập tồn năm 2018 và 2019, cho thấy rằng công ty Dệt may Huế đang chú trọng vào ngành nghề gia công xuất khẩu làm trọng tâm, vì thế nguyên liệu vải của đơn hàng gia công xuất khẩu chiếm giá trị và số lượng lớn nhất trong tất cả các mặt hàng, tuy năm 2019 chỉ mới tính đến ngày 1/11, nhưng số lượng nguyên liệu nhập khẩu từ các đơn hàng gia công đã vượt lên so với năm 2018 cùng với đó là số lượng và giá trị nguyên liệu vải đã xuất để đi vào giai đoạn sả xuất cũ g đã vượt mức so với năm 2018, đây là tín hiệu đáng mừng cho công ty, thể hiệ việc năm 2019, quy mô sản xuất của công ty đang ngày càng được mở rộng, giúp công ty nhận được nhiều lượng mặt hàng cần gia công so với năm trướ , từ đó làm gia tăng doanh thu vào lợi nhuận. Bên cạnh đó, khi số lượng nguyên liệu tăng, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp và khó khăn hơn, cần phải có sự kiểm tra, kiểm soát, phân phối gắt gao, chặt chẽ và có khoa học, việc quản lý không bị chồng chéo, phân bổ bất hợp lý hàng tồn tại kho cũng như thuận lợi cho việc xuất kho và cấp phát.

Cùng với nguyên liệu vải. Cổ, bo cũng chiếm 1 tỉ lệ đáng kể trong tổng số lượng nguyên liệu công ty, so với năm 2018 thì 2019 đến thời điểm 1/11, số lượng nhập về ít hơn, điều này có thể là do kết cấu của các măt hàng may mặc gia công được đạt hàng tại công ty có sự thay đổi khiến cho các mặt hàng không dùng nhiều loại nguyên liệu này khiến số lượng Cổ, bo có giảm đi nhưng không đáng kể.

Đối với hà phụ liệu, vì không bị tồn quá nhiều vào đầu kỳ như 2018, nên năm 2019 phụ liệu được nhập với số lượng lớn. Tuy nhiên, số lượng được nhập và được xuất chênh lệch không nhiều, cho thấy công tác quản lý khá hiệu quả, thời gian phụ liệu nhập về chờ sản xuất không quá lâu gây ứ đọng hàng hóa.

Vì tính chất của công ty là gia công hàng xuất khẩu, nguyên liệu được khách hàng đưa về công ty để sản xuất. Bên cạnh đó, công ty chưa chú trọng vào việc phát triển nhãn hàng riêng hoặc nhận các đơn hàng FOB nên việc tự nhập vải về là rất ít và chiếm tỉ lệ không đáng kể, thậm chí đến năm 2019, ngoài số lượng tồn lại của năm trước, công ty không mua thêm số lượng vải nào từ bên ngoài để sản xuất cho các đơn hàng của mình. Điều này làm cho lượng tồn kho của công ty không chiếm quá nhiều và cũng như việc quản lý loại vải mua cũng không gặp nhiều khó khăn.

Vải tồn thanh khoản không chiếm quá nhiều trong cơ cấu các hàng trên. Nguyên nhân là do công ty chủ yếu gia công sản xuất các đơn hàng nước ngoài, ít sản xuất các đơn hàng nội địa nên việc trả lại nguyên liệu dư sau quá trình sản ít và không đáng kể.

Phế liệu may và phụ liệu dư thừa sau sản xuất trong cả 2 năm cho thấy việc ứ đọng những mặt hàng này quá nhiều. Công ty chưa chú trọng nhiều vào việc thanh lý vải tấm và tiêu hủy phế liệu, phụ liệu sau sản xuất khiến cho thời gian lưu kho quá lâu, công tác quản lý phức tạp và chồng chéo.

2.2.2 Phương pháp kiểm tra, đo đếm nguyên liệu của công ty

2.2.2.1 Kiểm tra về số lượng nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Đây là 1 trong các bước quan trọng trong quá trình nhập nguyên liệu về kho. Quá trình kiểm tra cần có đảm bảo sự chính xác cao. Mọi thông tin về số lượng đơn hàng giao bị thiếu, bị sai sót, không đúng hàng như ghi trong Packing list đều phải lập biên bản và báo cáo ngày về phòng KHXNK để được giải quyết kịp thời.

Sau khi nhận thông báo từ phòng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho. Khi container đến, nhân viên kho sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu như sau:

• Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra toàn bộ container theo phư ng pháp đếm trực tiếp bằng mắt thường xem hàng có còn niêm phong hay không? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?
• Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Lúc này, nhân viên kho tiếp tục kiểm tra đối chiếu số lượng cây vải, màu vài, số Lot so với Packing list. Hoàn thành công đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ

2.2.2.2 Kiểm tra chất lượng nguyên liệu

Đối với việc kiểm tra chất lượng, hoạt động này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng được nhập kho. Và báo cáo quá trình kiểm tra trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận nguyên liệu.

Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm tra nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về phòng quản lý chất lượng để được kiểm tra theo quy định.

Tổ chức thực hiện: Nhân viên kiểm soát chất lượng kho nguyên liệu thuộc phòng ĐHM. Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc phòng QLCL. Nhân viên kiểm soát sản xuất may phòng QLCL.

Các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mà công ty đang thực hiện đối với nguyên liệu được nhập về bao gồm:

Kiểm tra về lỗi ngoại quan theo hệ thống 4 điểm Kiểm tra lỗi ngoại quan vải

Trước tiên, cây vải mang đi kiểm sẽ được cân trọng lượng, ghi nhận trong tin trên tem của cây vải vào báo cáo kiểm vải. Sau đó, vải sẽ được đưa vào máy kiểm vải để máy tiến hành chạy và kiểm tra. Tốc độ kiểm vải trên máy sẽ được người kiểm vải điều chỉnh phù hợp với cây vải.

Trong quá trình kiểm, nếu phát hiện lỗi vải thì dừng máy và dùng sticker để đánh dấu vị trí lỗi, sau đó ghi nhận vào báo cáo.

Sau khi kiểm tra hết cây, đọc số hiển thị trên bộ đo và ghi kết quả báo cáo. Tiến hành tổng hợp và tính điểm lỗi trên 100 yard vải. So sánh kết quả với bảng quy định lỗi của khách hàng để đánh giá đạt hay không đạt vào tem nhận dạng và có hướng giải quyết phù hợp.

Kiểm quan tra lỗi ngoại quan cổ bo, rip

Cổ bo, rip kiểm tra sẽ được ghi nhận thông tin trên tem vào báo cáo kiểm tra. Người kiểm tra tiến hành đếm số lượng, đo chiều dài chiều rộng cổ bo rip của từng size. Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy lỗi phải dùng sticker để đánh dấu và ghi nhận vào báo cáo.

Sau khi kiểm tra tiến hàng tổng hợp lỗi và ghi kết quả báo cáo.

Cuối cùng người kiểm tra tiến hành dán tem nhận dạng đạt hay khô g đạt và chuyển cổ bo, rip về giá để. Tem nhận dạng được xoay ra ngoài thuận lợi cho việc nhận biết.

b) Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)

Mẫu kiểm tra sẽ được cắt bằng dao cắt mẫu treo 1 diện tích nhỏ được quy định trước, mẫu sẽ được lấy nhiều nơi trên 1 cây vải, sau đó sẽ được cân trên bàn cân điện tử (cân đã được kiểm định) và ghi kết quả. Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

So sánh với mẫu chuẩn của khách hàng, thông tin ghi trên phiếu giao hàng và báo cáo kết quả.

c) Kiểm tra màu sắc vải

Kiểm tra màu sắc iữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với hau, gữa các lot với mẫu chuẩn.

Vải kiểm tra được cắt thành nhiều mẫu nhỏ tùy theo vị trí khu vực vải cần được kiểm tra, sau đó được may nối theo thứ tự lộn xộn. Tiến hành kiểm tra sự khác màu ở các vị trí nối giữa các mẫu với nhau và giữa mẫu kiểm tra với mẫu màu chuẩn của khách hàng bằng tủ đèn.

Cuối cùng ghi kết quả vào báo cáo kiểm vải, ghi rõ tình trạng màu sắc của vải.

d) Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.

Kiểm tra độ co

Vải được kiểm tra mỗi Lot 1 mẫu, vải kiểm tra cắt thành hình vuông 500×500 mm, tiến hành giặt máy với bột giặt trong 30 phút, sau đó sấy khô hoàn toàn với nhiệt độ không quá 60 độ C. Vải khô dược ủi hơi trong 1 phút, tiến hành đo kích thức vải sau 2 lần, lần 1 đó 30 phút và lần 2 sau 24 giờ.

Cách tính % độ co=[( 500-L)/500]100

Với L: Kích thước sau ủi tính bằng mm.

Cuối cùng, ghi kết quả trược tiếp lên mẫu và báo cáo.

Kiểm tra độ bền màu giặt

Mẫu kiểm tra được giặt với 50ml dung dịch xà phòng có nồng độ theo quy định trong 30 phút với nhiệt độ 60 độ C.

Xả sạch bằng nước và sấy khô hoàn toàn trong tủ sấy.

Dán mẫu trước và mẫu thử vào báo cáo, sử dụng đèn soi và thước xám để soi màu và đánh giá kết quả.

Kiểm tra độ lem màu vải chính, vải phối

Các đơn hàng có vải chính và vải phối có màu tưởng phản đều được kiểm tra độ lem màu.

Tiến hành may nối 2 mẫu vải chính và vải phối lại với nhau. Làm ướt hoàn toàn mẫu bằng nước sạch sau đó để khô qua 24 giờ.

Tiến hàng quan sát phần vải màu nhạt xem có bị lèm màu từ vải đậm hay không rồi ghi vào báo cáo.

Nếu phát hiện sẽ báo ngay cho các đơn vị liên quan để xử lý

e) Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.

2.2.2.3 Cách thức xây dựng kế hoạch, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch

Đối với mỗi đơn hàng, phòng ĐHM sẽ lên kế hoạch tuần cho từng Nhà máy may, để đảm bảo cho đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ, các chuyền may vận hành liên tục đồng đều.

a) Xây dựng kế hoạch tuần

Phòng ĐHM sẽ cập nhật thông tin về đơn hàng (nguyên liệu, mẫu hàng, và các tài liệu liên quan tới đơn hàng), tình hình cung ứng mới nhất từ các phòng KHXNK May, kho nguyên liệu và từ tổ Công nghệ phòng QLCL. Từ đó phản hồi thô g t , đốc thúc các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ và cung cấp đủ điều kiện để bố trí kế hoạch sản xuất.

Xem xét trực tiếp mẫu áo, quần,…và các thông tin từ bản thiết kế để dự kiến năng suất cho các chuyền may. Cuối cùng, lập linemap- xây dựng kế hoạch sản xuất cho tuần.

b) Kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên liều phụ liệu

Phòng ĐHM hội ý kế hoạch sản xuất hàng tuần với kho nguyên liệu, từ đó cập nhật thông tin hàng ngày từ kho nguyên liệu và bộ phận kiểm vải, bộ phân chuẩn bị nguyên liệu để lên kế hoạch đáp ứng kịp tiến độ cung ứng nguyên liệu cho các chuyên may của các tổ.

2.2.2.4 Các phương tiện kiểm tra, đo đếm nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Các phươ g tiệ kiểm tra tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, nhưng chúng cũng đóng 1 vai trò quan trọng trong quá trình kiểm tra chất lượng đầu vào của nguyên liệu của công ty. Đảm bảo độ chính xác tối đa, giảm đi thời gian, công sức,… cho bộ phận kiểm tra chất lượng.

Công ty Dệt may Huế đã trang bị một số những trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm tra nguyên liệu, bao gồm:

• Cân trọng lượng: đo lường trọng lượng vải g/m2 một các chính xác.
• Máy kiểm vải: là loại máy dùng để kiểm tra cá lỗi ngoại quan của vải như móc, xước, loang màu,… của vải nhờ hệ thống đèn chiếu sáng phía trên.
• Dao cắt mẫu: là thiết bị cắt mẫu vải tròn. Sử dụng bằng cách nhấn và xoay bằng tay, dùng để cắt vải mẫu ở những cuộn vải khác nhau để kiểm tra.
• Bàn cân điện tử: là loại cân trọng lượng chính xác đến từng gam của vải mẫu, xác định trọng lượng của mẫu vải so với mẫu chuẩn.
• Tủ đèn: xác định độ tương phản, phân biệt màu sắc của vải mẫu trong những vùng ánh sáng khác nhau so với vải chuẩn.
• Thước xám: được sử dụng để đánh giá độ bền màu của vải mẫu dựa trên độ dây màu và độ phai màu.

2.2.2.5 Cách bảo quản nguyên liệu

Để thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý nguyên liệu. Quản lý kho sau khi nhận kế hoạch tiếp nhận nguyên liệu sẽ sắp xếp không gian và mặt bằng để đưa nguyên liệu vào kho.

Kệ chứa hàng được đánh số thứ tự, tất các L t vải, khổ vải chưa xả được sắp lên tầng 2 của kệ chứa hàng. Nguyên liệu được xếp t eo đơn hàng, số seal, số Lot, số màu,… theo 1 thứ tự quy định để thuận lợ cho việc quản lý.

Kệ dưới sẽ là nới chứa nguyên liệu đã được đã được nhân viên kho xả (xả vải) từ các cuộn vải và chứa vải ủ trước khi đưa vào sản xuất

Mỗi cây vải sẽ được bọc bao nilon để tránh ẩm mốc, côn trùng và những tác nhân bên ngoài làm thay đổi tính chất vải trong quá trình bảo quản. Bên ngoài mỗi cây vải, cuộn vải sẽ được dán 1 tem nhận dạng, trên tem được ghi đầy đủ thông tin về mã hàng, nơi sản xuất, tên vải, số lot, số seal, ngày nhập,…để nhận dạng. Tem được xếp quay ra bên ngoài kệ để dễ dàng cho việc kiểm tra.

Vải được đặt cách mặt đất 30cm và cách tường 20cm tránh ẩm mốc và côn t ùng xâm nhập. Kệ chứa vải đã xả dược che chắn bới những tấm nilon và rèm để tránh bụi bặm và tránh sự tiếp xúc bên ngoài ảnh hưởng đến nguyên liệu.

2.2.3 Tổ chức quy trình quản lý nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

2.2.3.1 Tổ chức tiếp nhận nguyên liệu từ Container vào kho

Bước 1: Tổ trưởng kho quản lý kho sẽ nhận thông báo từ phòng điều hành KHXNK May về thông báo nhập nguyện phụ liệu, phiếu xuất kho và packing list.

Kiểm tra kế hoạch sản xuất để biết sản xuất tại nhà máy nào, sau đó thông báo cho lái xe chuyển đến kho phù hợp.

Bước 2: Nhân viên nhận nguyên liệu dựa vào Packing list lập sơ đồ vị trí để bốc dỡ nguyên liệu từ container vào kho.

Bước 3: Bộ phận bốc xếp tiếp nhận sơ đồ vị trí nguyên liệu để chuẩ bị tiến hành bốc xếp.

Bước 4: Nhân viên nhận nguyên liệu cùng lái xe tiến hành kiểm tra tình trạng seal trước khi mở, nếu thấy dấu hiệu đứt gãy, nối, hư hỏng,… phải chụp ảnh nghi nhận lại sự bất thường, không có vấn đề gì thì tiếp tục mở container.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra sơ bộ bên trong c ntainer. Nếu không có vấn đề gì sẽ tiến hành bốc dỡ.

Bước 6: Bộ phận bốc dỡ căn cứ vào sơ đồ vị trí các nguyên liệu và sắp xếp theo sự hướng dẫn của nhân viên tiếp nhận nguyên liệu. Khi bốc xếp phải mang bảo hộ để tránh tai nạn lao động.

Bước 7: Nhân viên tiếp nhận sẽ đối chiếu nguyên liệu thực nhận với Packing list xem đã trù g khớp hay chưa. Nếu không trùng khớp sẽ tiến hành báo cáo lên phòng KHXNK may.

Bước 8: Sau khi bốc xếp nguyên liệu xong, tổ trưởng kho sẽ tiến hành kiểm tra lại việc sắp xếp, sau đó sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Bravo và lưu lại các hồ sơ liên quan.

2.2.3.2 Kiểm tra nguyên liệu may Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Kiểm tra về số lượng nguyên liệu

Bước 1: Sau khi nhận thông báo từ phòng KHXNK về đơn hàng chuẩn bị nhập kho thì nhân viên tiếp nhận nguyên liệu sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng nguyên liệu.

Bước 2: Kiểm tra về số công, số kiện, số seal và kiểm tra toàn bộ container xem hàng có còn niêm phong hay không? Đủ số lượng như trong packing list và hợp đồng hay không?

Bước 3: Sau khi kiểm tra đầy đủ tất cả, nguyên liệu sẽ được nhập kho theo sơ đồ đã định trước. Hoàn thành công đoạn kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ được nhập liệu và lưu vào hồ sơ.

Kiểm tra chất lượng nguyên liệu

Dựa vào các giấy tờ như Invoice, Packing list,… bộ phận kiểm nguyên nguyên liệu định số lượng mẫu lấy kiểm: Vải, cổ bo, rip để kiểm tra ít nhất 10% các lot vải, cổ bo, rip. Sau đó các mẫu được chuyển về tổ QLCL để được kiểm tra theo quy định.

Nhân viên kiểm tra thử nghiệm chất lượng nguyên liệu thuộc tổ QLCL. Nhân viên kiểm soát sản xuất may tổ QLCL tiến hành kiểm tra chất lượng theo trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra về lỗi ngoại qu n theo hệ thống 4 điểm

Kiểm tra lỗi n oại quan vải.

Kiểm quan tra lỗi  goại quan cổ bo, rip.

Bước 2: Kiểm tra trọng lượng vải (g/m2)

Mẫu kiểm tra sẽ được cắt 1 diện tích nhỏ được quy định trước, sau đó sẽ được cân t ên bàn cân điện tử và ghi kết quả khi sao sánh với mãu chuẩn của khách hàng.

Bước 3: Kiểm tra màu sắc vải

Kiểm tra màu sắc giữa các phần trên cùng 1 cây vải, giữa các cây vải trên cùng 1 lot, giữa các lot với nhau, gữa các lot với mẫu chuẩn.

Bước 4: Kiểm tra độ co, độ bền màu giặt- ma sát, độ lem màu vải chính, vải phối.

Bước 5: Kiểm tra độ an toàn nguyên liệu dựa vào báo cáo thử nghiệm của bên thứ ba.

Tất cả các vải lỗi đều được đưa vào khu vực tách biệt với khu vực tồn trữ vải đạt và vải đại trà, có dán tem nhận dạng và biển báo. Các thông tin lỗi sẽ được g i chép đầy đủ vảo tem để dễ dàng nhận dạng.

Từ đây, vải sẽ được sử dụng như vải đạt yêu cầu được cấp trên xem xét phù hợp và có khả năng sản xuất được. Và sẽ bị trả lại khách hàng nếu kiểm tra tối thiểu 2 lần mà kết quả vẫn không đạt.

2.2.3.3 Quy trình cấp phát nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bước 1: Tổ trưởng kho nguyên liệu tiếp nhận phiếu giao nhiệm vụ từ phòng KHXNK May, kế hoạch sản xuất tuần từ phòng ĐHM, kế hoạch cắt và bảng nhận dạng từ tổ công nghệ để lập kế hoạch chuẩn bị vả phù hợp với kế hoạch sản xuất.

Bước 2: Tổ trưởng kho Nguyên liệu chuyển kế hoạch chuẩn bị vải và kế hoạch xả vải cho bộ phận thống kê và cấp phát nguyên liệu, sau đó sẽ kiểm tra theo dõi quá trình chuẩn bị nguyên liệu.

Bước 3: Bộ phậ thống kê chuyển kế hoạch sản xuất, Packinglist thông tin nguyên liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên liệu cho bộ phận cấp phát.

Nhân viên cấp phát sẽ căn cứ vào các tài liệu để đối chiếu vào tình trạng nguyên liệu hiện tại và phản hồi lại kết quả ngay để kịp thời cập nhất thông tin.

Bước 4: Chuẩn bị vải và xả vải đối với nguyên liệu và kiểm đếm đối với phụ liệu.

Nếu vải ngày tại kho thì vải sẽ được lấy và và xả vải theo đúng thời gian quy định. Nếu vải ở các kho khác sẽ được chuyển tải về kho, kiểm tra lại thêm 1 lần nữa, sắp xếp vào ô để chuẩn bị xả vải.

Đối với phụ liệu, công nhân cấp phát sẽ kiểm tra đối chiếu 100% số lượng phụ liệu nhập về kho.

Bước 5: Cấp phát nguyên liệu

Trước khi cấp phát, nhân viên cấp phát tiến hành kiểm tra tem xả vải. Sau đó, vải được cấp theo Lot, theo từng khổ, phân loại theo từng bàn cắt phù hợp sơ đồ và định mức đã ban hành. Trong quá trình vận chuyển tránh làm móc xước hoặc bẩn nguyên liệu. Sau khi cấp phát xong, thông tin sẽ được cập nhật vài phần mềm quả lý Bravo để theo dõi.

2.2.3.4 Quy trình quyết toán đơn hàng

Bước 1: Chuyên viên quyết toán đơn hàng căn cứ vào kế hoạ h giao hàng của phòng KHXNK để lập kế hoạch quyết toán đơn hàng.

Bước 2: Chuyên viên quyết toán đơn hàng nhận số lượng thành phẩm thực xuất của PO# cần quyết toán với kế toán và kiểm tra số liệu ở phần mềm Bravo. Bước 3: Chuyên viên quyết toán cập nhật thông t n ở kho nguyên liệu gồm Bảng cân đối số lượng, bảng theo dõi và bảng định mức NL.

Bước 4: Căn cứ vào 1 số giấy tờ liên quan đến sản phẩm, giao hàng. Chuyên viên sẽ lập bảng quyết toán như sau:

Số lượng guyên liệu tồn kho = Số lượng thực nhận- Số lượng tiêu hao- Số lượng vải xuất (trả ếu có)

Bước 5: Quản lý nguyên liệu tồn sau đơn hàng

Đối với hàng gia công xuất khẩu và FOB, trong 7 ngày kể từ ngày giao hàng, các kho nguyên liệu kiểm tra và thông báo cho phòng ĐHM về số lượng nguyên liệu dư thừa để tiến hành tiêu hủy hoặc thanh lý.

Đối với hàng gia công nội địa, số lương nguyên liệu dư thừa sẽ được quyết toán và trả lại cho khách hàng trong thời gian quy định.

Bước 6: Lưu lại hồ sơ.

2.3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU NĂM 2019 Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

2.3.1 Phân tích tình hình cung ứng nguyên liệu

2.3.1.1 Phân tích cung ứng nguyên liệu theo số lượng

Bảng 3. 2 Tình hình cung ứng nguyên liệu theo số lượng 9 tháng đầu năm 2019

Công ty Dệt may Huế chủ yếu là gia công hàng xuất khẩu, vậy nên kế hoạch về số lượng cung ứng nguyên liệu và số lượng nguyên liệu thực tế nhập để Công ty sản xuất do khách hàng đưa về. Thông thường, với 1 đơn hàng, sẽ có 2 bản định mức kế hoạch cho nguyên liệu, 1 định mức của khách hàng, và 1 định mức thực tế cho công tác sản xuất 1 đơn vị sản phẩm do phòng kế hoạch đưa xuống để cấp phát và cắt may.

Định mức và nhu cầu vải cho 1 đơn vị sản phẩm được khách hàng lên kế oạc , lượng vải khách hàng gửi về sẽ được tính trên mức kế hoạch từ 2-5% tùy vào khách hàng và loại vải, để đề phòng rủi ro và những phát sinh trong quá trình sản xuất cho công ty. Vì thế, số lượng thực tế vải nhập về sẽ luôn lớn hơn số lượng định mức nhu cầu kế hoạch.

Vì có quá nhiều đơn hàng, nhiều style, và nhiều PO# khác nhau, nên để thuận lợi cho việc phân tích, tác giả sẽ chọn khách àng để phân tích về mặt số lượng nhập kho nguyên liệu của Công ty Dệt may Huế.

Tính đến tháng 9 năm 2019, đa số khách hàng gửi về số lượng vải vượt mức kế hoạch từ 1.22-3.5%, bên cạnh đó còn có khách hàng gửi lượng vượt mức từ 4-5%. Theo như kinh nghiệm của những nhân viên thống kê ở đây, số nguyên liệu càng có giá trị, đẹp, và tốt thì số lượng vải thực tế nhập sẽ càng sát so với số lượng được tính toán trong kế hoạch định mức của khách hàng, thường thì khoảng từ 1-2%.

Bên cạnh đó, đối với số lượng nguyên liệu nhập về thực tế, con số này sẽ còn được bổ sung nếu trong quá trình kiểm tra chất lượng mà nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn. Chính vì thế, số lượng nguyên liệu nhập về dù ít hay nhiều đều trên mức kế hoạch do khách hàng cung ứng đặt ra.

Mặt khác, lượng nguyên liệu khách hàng gửi về công ty nhập kho không phải lúc nào cũng gửi 1 lần mà có thể sẽ gửi theo từng đợt, từng đơn hàng, thậm chí từng màu vải số lượng nguyên liệu về cũng theo thời gian khác nhau, đặc biệt đối với những đơn hàng dài hạn, đơn hàng sản xuất từ tháng này qua tháng khác thì điều này càng được thể hiện rõ hơn. Những đơn hàng ngắn hạn, thời gian sản xuất nhanh, nguyên liệu sẽ về 1 lần để đảm bảo cho công tác sản xuất.

2.3.1.2 Phân tích cung ứng nguyên liệu về mặt chất lượng Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bảng 3. 3 Lượng nguyên liệu được kiểm tra chất lượng năm 2019

Chất lượng của nguyên liệu có sự ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của sản phẩm. Vì thế công tác này cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc theo quy trình đã định và được đánh giá kết luận chính xác để đảm bảo lượng nguyên liệu trước khi được sản xuất đạt chuẩn yêu cầu theo quy định. Vậy nên, nguyên liệu nhập về trong thời gian 7 ngày quy định sẽ được tổ quản lý chất lượng lấy mẫu và tiến hành kiểm tra theo một quy trình kiểm tra chất lượng của Công ty Dệt may Huế.

Nhìn vào bảng trên, ta thấy có 2 loại nguyên liệu chính được kiểm tra về chất lượng đó là nguyên liệu Vải và Cổ bo. Theo quy định của công ty, lượng nguyên liệu được kiểm tra tối thiểu sẽ là 10% tổng số lượng nguyên liệu của lô hàng đó, nhưng nhìn chung lượng nguyên thực tế được kiểm tra trong 11 tháng đầu năm 2019 luôn được kiểm tra vượt định mức quy định. Do số lượng, tính chất và kết cấu của nguyên liệu thì lượng cổ bo được kiểm tra nhiều hơn so với lượng nguyên liệu vải. Đối với nguyên liệu vải, tuy nguyên liệu nhập vào khá lớn, lượng vải kiểm tra luôn đảm bảo về số lượng kiểm tra tối thiểu, giao động từ 14-19% tổng lượng vải nhập về của lô hàng, số lượng kiểm tra được lấy ngẫu nhiên trong số nguyên liệu vải nhập về, nhưng tỉ lệ nhìn chung vẫn còn thấp so với tổng thể, không thể đánh giá chính xác được lượng nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn, vậy nên trong quá trình sản xuất kinh doanh, khi lượng vải đã được tính toán dựa trên tỉ lệ đã kiểm không đạt chuẩn để nhập vải bù về thì vẫn có sự chênh lệch một phần nào đó, nếu thiếu sẽ gây ảnh hưởng đến thời gian và tiến độ sản xuất vì phải mất một khoảng thời gian để chờ vải được nhập về. Đối với cổ bo, tỉ lệ này gần sát với số lượng Cổ nhập về, thậm chí tháng 8,9,10 được kiểm tra toàn bộ số lượng cổ, điều này là do tính chất của cổ bo dễ kiểm tra, số lượ g về hỏ hơn nguyên liệu vải, không mất quá nhiều thời gian và sự phức tạp trong máy móc kiểm tra nên tỉ lệ được kiểm khá cao. Bên cạnh đó, công tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào của tổ kiểm tra chất lượng rất tốt và thực sự nghiêm tú , từ đó giúp nâng cao độ chính xác cho chất lượng thực tế lượng nguyên liệu nhập.

Bảng 3. 4 Kết quả kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập tại kho nguyên liệu của nhà máy năm 2019

Về kết quả sau quá trình kiểm tra, thực tế cho thấy lượng nguyên liệu chuẩn chiếm tỉ lệ khá cao trong tổng số nguyên liệu nhập về, tỉ lệ đạt chuẩn giao động từ 93% đến 98% cho thấy mức độ đảm bảo về chất lượng nguyên liệu của khách hàng cung cấp cho công ty. Tỉ lệ đạt cao nhất ở vào tháng 7 với lượng cổ đạt 99,05% và lượng vải đạt 98,06 % và thấp nhất rơi vào tháng 3 với lượng cổ chỉ đạt 86,68% và lượng vải chỉ đạt 92,72%. Đối với những nguyên liệu được kiểm tra chưa đạt c uẩn, có 2 phương án để xử lý hoặc là loại bỏ hẳn không sử dụng theo yêu cầu của cô g ty hoặc yêu cầu của khách hàng, hoặc có thể xử lý lại nếu lượng nguyên liệu mắc những lỗi nhỏ đơn giản, có thể sửa lỗi và nằm trong sự kiểm soát đượ ủa công ty và tổ kiểm tra chất lượng. Nhìn vào bảng trên cho thấy, tỉ lệ nguyên liệu vải sau kiểm tra buộc phải loại hẳn khá thấp, đây là 1 kết quả đáng mừng trong việc đảm bảo lượng nguyên liệu đạt chuẩn cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, lượng nguyên liệu nằm trong danh sách đạt chuẩn nhưng buộc phải xử lý lại mới có thể tham gia vào quá trình sản xuất đạt tỉ lệ khá cao, đặc biệt là đối vớ nguyên liệu vải. Điều này gây bất lợi cho công ty khi phải mất thời gian kiểm tra, xử lý thêm mới có thể đảm bảo để sử dụng được.

Để thấy rõ hơn về công tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu, tại phụ lục 1, tác giả đưa ra số liệu thống kê chất lượng nguyên liệu cả vải và cổ trong tháng 11/2019. Tùy vào đơn đặt hàng của khách hàng mà lượng nguyên liệu về có cổ hay không. Trong tháng 11, tro g 5 khách hàng chỉ có 2 khách hàng Resource, Fashion có cổ nhập về. Tỷ lệ đạt khá cao, trong khi đó vẫn tồn tại 1 số lỗi làm gia tăng số lượng nguyên liệu không đạt chuẩn như:

• Đơn hàng Hansae tập trung các dạng lỗi gãy mặt gấp nếp và loang màu
• Trong đó lỗi gãy mặt gấp nếp buộc khách hàng yêu cầu loại.
• Đơn hàng Makalot tập trung vào những dạng lỗi như lỗi thủng ở 1 số lô, tỷ lễ lỗi lớn từ 5.5% đến 7.2%, lỗi xiên canh lớn trên vải sọc, khổ vải không đều trong 1 cây và giữa các cây trong 1 lot. Tỷ lệ 1 lot có nhiều ánh màu tăng lên.
• Đơn hàng Resource tập trung vào những dạng lỗi như lỗi in như chấm màu, vệt màu, …đa dạng mức độ với các tỷ lệ lớn và duyệt tiếp khi sản xuất, lỗi loang màu rõ của vải phối các chi tiết nhỏ khó đánh số vải.
• Đơn hàng Sanmar

Trên vải: lỗi vệt màu, lỗi loang màu trung bình đến rõ

Trên cổ thì tháng này tương đối ổn định về lỗi cũng như thông số cổ, ngoài ra có sử dụng một số cổ tồn trên đơn hàng trước với số lượng tương đối lớn.

Nhìn chung, chất lượng nguyên liệu nhập về đạt chất lượng cao, cô g tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu của tổ quản lý chất lượng được thực hiện khá tốt và chi tiết, việc kiểm tra lỗi được thực hiện cả bằng thủ công và máy móc để đảm bảo độ chính xác nhất. Bên cạnh đó, chất lượng nguyên liệu vải nhập cũng đượ đảm bảo cho việc sản xuất với việc kiểm tra thực tế lượng nguyên liệu đạt chuẩn cao. Không có quá nhiều lượng vải loại trong quá trình kiểm tra và kiểm s át chất lượng vải.

Ngoài ra, với số lượng nguyên liệu được kiểm, đặc biệt là “nguyên liệu vải” không đạt tỷ lệ tuyệt đối, nên việc đánh g á tổng quan chất lượng nguyên liệu cho cả lô hàng thì tỷ lệ chính xác chỉ ở 1 mức độ nhất định. Vì thế, ngoài việc xử lý nguyên liệu không đạt chuẩn trong quá trình kiểm tra thì trong quá trình cấp phát, cắt vải, sản xuất,…lượng nguyên liệu lỗi trong quá trình sản xuất sẽ vẫn được các bộ phận liên quan cung cấp và thông báo thường xuyên cho tổ kiểm tra chất lượng để tổ nắm được số lượng và có biệ pháp xử lý phù hợp. Vậy nên, việc kiểm tra chất lượng nguyên liệu đối với cô g ty Dệt may Huế không chỉ ở gian đoạn đầu khi nguyên liệu được nhập về mà ở toàn bộ giai đoạn của quá trình sản xuất tại nhà máy.

2.3.1.3 Phân tích cung ứng nguyên liệu theo mặt hàng Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bảng 3. 5 Tình hình cung ứng nguyên liệu theo mặt hàng FASHION GARMENT

Trong quá trình phỏng vấn sâu nhân viên tại kho, được quan sát cùng sự tìm hiểu 1 số các tài liệu tại công ty đã cho thấy, nguyên liệu của công ty nhận gia công thường được phân loại theo màu sắc và chất liệu vải.

Công ty Dệt may Huế sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, hầu hế nguyên liệu được khách hàng chuyển đến, khối lượng nguyên liệu công ty nhận rấ lớn. Bên cạnh đó, mỗi đơn hàng, lô hàng, kiện hàng, mỗi style, Lot vải,… lại có những loại vải có chất liệu khác nhau, kết cấu khác nhau, màu sắc- hoa văn khác hau,… và phần lớn là những loại nguyên liệu này không thể thay thế cho nhau được, đặc biệt là không cùng 1 đơn hàng, vậy nên khó có thể tổng hợp lại để phân tích một cách tổng quan.

Để có thể hiểu rõ về tình hình cung ứng nguyên liệu về mặt hàng, tác giả sẽ chọn 2 đơn hàng thuộc 2 khách hàng tiêu biểu để phân tích rõ hơn về tình hình cung ứng nguyên liệu theo mặt hàng của công ty.

Đối với bảng 3.5 từng màu vải được về độc lập với nhau. Khách hàng đưa ra định mức và kế hoạch cho lượng vải sản xuất 1 sản phẩm, sau đó tính toán số lượng vải cần dùng cho 1 đơn hàng, cộng thêm phần trăm hao hụt, rủi ro,…sẽ ra số lượng tổng vải về cho đơn hàng và cho từng màu vải. Lượng vải về tương đương với kế hoạch đã định ra, có sự chênh lệch nhưng không đáng kể, lượng vải chênh lệch của đơn hàng này chỉ là từ 1-3% cho từng màu vải đã về.

Đối với bả 3.6, cả 3 Style đang sử dụng cùng 1 loại vải và có sự giống nhau về màu vải. Vì vậy, tuy nguyên liệu vải thuộc 3 Style khác nhau, nhưng nguyên liệu này có thể thay thế cho nhau được, số lượng nhập về những lần đầu có thể lớn hơn so với kế hoạch, sau đó lượng tồn lại sẽ được lưu kho để sử dụng cho Style tiếp theo. Nhìn vào bảng 3.6, lượng nguyên liệu nhập về cho Style S/# YU93W260R và S/# YU93W260P8 rất lớn, số lượng vải nhập về vượt mức từ 156%- 260%, nhưng cho đến Style S/# YU93W260P8, lượng vải nhập về không còn đủ so với kế hoạch nữa, thậm chí Màu GREY số lượng vải không còn được nhập về nữa. Nguyên nhân là do những loại vải này tuy Style khác nhau nhưng chúng cùng 1 đơn hàng, lượng vải về cho 3 Style nhưng trong quá trình sản xuất những nguyên liệu này có thể điều chuyển qua được, bù đắp lại cho lượng vải còn thiếu ở Style thứ 3. Vì thế, tổng lượng vải cân đối cho cả 3 style không có sự thiếu hụt hay vượt mức quá nhiều so với kế hoạch đưa ra của khách hàng.

Tóm lại, lượng nguyên liệu được Khách hàng cung cấp cho công ty, tùy thuộc vào từng khách hàng và từng loại nguyên liệu có thể dùng chung được hay không mà nguyên liệu có thể về với số lượng khác nhau, không nhất thiết phải về theo như kế hoạch nhưng miễn sao vẫn đảm bảo được lượng nguyên đúng và đủ để kịp thời gian cho công ty sản suất. Tổng lượng nguyên liệu thực tế về vẫn luôn lớn hơn tổng lượng nguyên liệu theo như kế hoạch đã đưa ra giúp bù đắp và đề phòng được lượ g vải hao hụt trong quá trình sản xuất của công ty.

2.3.1.4 Cung ứng nguyên liệu cho nhà máy về mặt đều đặn Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bảng 3. 7 Tình hình cung ứng nguyên liệu của khách hàng cho Công ty trong 9 tháng đầu năm 2019

Đối với Công ty, sẽ có 2 loại đơn hàng. 1 là loại đơn hàng sản xuất ngắn ngày từ 1-3 tháng, 2 là loại đơn hàng sản xuất dài ngày (đơn hàng dài hơi) được sản xuất xuyên suốt từ tháng này qua tháng khác. Nguyên liệu không về 1 lúc mà về theo từng đợt, từng Style đảm bảo lượng cung ứng trong 1 thời gian nhất định, giúp công ty giảm đi lượng tồn kho đáng kể. Những đơn hàng dài hơi, nguyên liệu được cung ứng đều đặn từ khách hàng trong năm, vì vậy lượng nguyên liệu cấp phát cho nhà máy cắt cũng được thực hiện đều đặn và xuyên suốt trong một năm. Điển hình trong 11 tháng đầu năm 2019, những đơn hàng của khách hàng Hansae, Fashion Garment, Perry Ellis, Cao Hoa, TAF được đặt hàng và sản xuất đều đặn với sản lượng chiếm tỉ lệ lớn trong tổng khối lượng gia công của công ty theo từng quý.

Nhìn vào bảng trên cho thấy, tình hình cấp phát nguyên liệu cho nhà máy của tổ cấp phát kho nguyên liệu Công ty Dệt may Huế vào quý 1 được thực hiện khá đúng và đầy đủ số lượng theo kế hoạch, 1 số có sự c ênh lệch về nhỏ về số lượng nhưng không đáng kể. Cho thấy công tác quản lý về số lượng cấp phát được thực hiện khá nghiêm túc và đầy đủ theo kế hoạch đã định.

Trong quý 2 có sự th y đổi khá nhiều trong công tác cáp phát của tổ cấp phát, đơn hàng của Hansae, Cao Hoa, TAF có số lượng cấp phát với số lượng thiếu dẫn đến tỉ lệ hoàn thành trong công tác cấp phát không đạt. Nguyên nhân do một số kế hoạch cung ứng từ khách hà về công ty chưa đúng tiến độ, do đây là mùa cao điểm, ùn tắc tại các cảng biể , hoặc bị thay đổi lịch trình giao hàng dẫn đến số lượng nguyên liệu cung ứng không đủ làm đình trệ khả năng cấp phát nguyên liệu cho nhà máy khiến công tác cấp phát và sản xuất phải bị gia hạn thời gian hoàn thành nhưng tỉ lệ này chiếm một phần nhỏ trong tổng số lượng cung ứng của khách hàng. Bên cạnh đó, t ong quá trình cắt may không thể không mắc phải 1 số lỗi, hoặc nguyên liệu cung cấp bị lỗi không đạt yêu cầu khiến cho nhu cầu nguyên liệu cấp phát thực tế bị tăng lên, điển hình là đơn hàng của khách hàng Fashion Garment, Makalot, Itochu. Tùy vào lỗi chủ quan hay khách quan trong quá trình sản xuất mà lượng nguyên liệu sẽ do công ty hoặc do khách hàng bù đắp để hoàn thành quá trình sản xuất.

Trong quý 3, các đơn hàng được tăng lên do số lượng khách hàng đặt hàng gia công với công ty tăng lên. Nhìn chung, số lượng đơn hàng hoàn thành công tác cấp phát nguyên liệu được thực hiện khá tốt. Đơn hàng của khách hàng Hansae, Perry Ellis, Cao Hoa có sự cấp phát vượt mức so với kế hoạch bù đắp lượng nguyên liệu bị thiếu trong Qúy 2. Tuy phải cấp phát cả nguyên liệu bị thiếu đơn hàng ở quý 2 nhưng bộ phận cấp vẫn hoàn thành công tác cấp phát cho nhà máy cắt trong quý 3. Điều này cho thấy sự phối hợp nhịp hàng và ăn khớp giữa các bộ phận sản xuất của công ty.

2.3.1.5 Quản lý nguyên liệu về mặt thời gian lưu trữ tại kho

Bảng 3. 8 Tình hình về thời gian lưu kho của khách hàng FASHION GARMENT với Style S/# ST650 (81919456)

Do tính chất sản xuất của công ty là gia công xuất khẩu, lượng nguyên liệu được khách hàng khách hàng gửi về cho công ty sản xuất, những đơn hàng FOB do công ty nhận để sản xuất chiếm tỉ lệ cực kì nhỏ, nên việc tồn kho nguyên liệu gần như không có. Có chăng chỉ là lượng nguyên liệu tồn lại sau quá trình sản xuất của công y. Đối với công ty, thuật ngữ được sử dụng đối với lượng nguyên liệu nhập về c ưa cấp phát là “Hàng nguyên liệu nhập về chưa sản xuất”.

Tùy vào yêu cầu và thời gian cấp phát của mỗi khách hàng, mỗ đơn hàng sẽ khác nhau. Vậy nên, số lượng vải nhập về chưa sản xuất cũng khác nhau và không đều đặn. Theo như thông tin có được từ việc phỏng vấn sâu những nhân viên đã có kinh nghiệm tại 2 kho nguyên liệu của công ty, đối với đơn hàng sản xuất ngắn hạn, thời gian sản xuất nhanh, thời gian tồn kho của nguyên liệu khá ngắn, từ 1-2 tháng trước khi được đưa vào sản xuất. Đối với những đơn àng sản xuất lâu và đều đặn, thời gian tồn kho sẽ khá lâu, đặc biệt những đơn hàng có nguyên liệu có thể dùng chung. Bên cạnh đó, số lượng nguyên liệu về lớn chủ yếu theo màu sắc, theo style nên việc thống kê thời gian chi tiết rất khó khăn.

Để minh họa cho việc cung ứng nguyên liệu về mặt thời gian, tác giả sẽ lựa chọn 1 đơn hàng điển hình và gần đây để phân tích về yếu tố này.

Bảng 3.8 cho thấy thời gian nhập xuất của 1 Style trong đơn hàng Fashion Garment. Thời gian vải về khác nhau theo từng màu sắc của vải, không về cùng 1 lúc mặc dù cùng một Style. Một số màu sắc như GOLD, PURPLE, VEGAS GOLD nhập kho đến 2 lần. Bên cạnh đó, thời gian xuất kho của mỗi màu vải cũng khác nhau do kế hoạch cấp phát khác nhau. Dẫn tới thời gian hàng nhập kho chưa sản xuất không đồng nhất, có màu vải nhập kho chỉ 11 ngày, nhưng có màu vải lên tới hơn 2 tháng vẫn chưa xuất hết. Từ đó gây khó khăn cho công tác quản lý, việc tính toán thời gian cấp phát làm sao để đảm bảo tiến độ sản xuất cũng như thành phẩm giao cho khách hàng.

2.3.1.6 Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bảng 3. 9 Tình hình và tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên liệu của khách hà g PREMIER

Bảng 3.10 Tình hình và tiến độ và nhịp điệu cung ứng vải chính của khách hàng FASTION GARMENT

Bảng 3.11 Tình hình và tiến độ và nhịp điệu cung ứng vải cổ của khách hàng FASTION GARMENT

Đối với tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên liệu của những khách hàng cho công ty dệt may, tùy thuôc vào mỗi khách hàng, sẽ có sự phân chia thời gian cung ứng nguyên liệu khác nhau nhau. Có khách hàng cung ứng nguyên liệu sớm khiến cho thời gian lưu kho nguyên liệu bị kéo dài, thời gian lưu kho lớn, nhưng có khách hàng cung ứng nguyên liệu gần với ngày sản xuất cho công ty hơn. Bên cạnh đó, cách cung ứng nguyên liệu 1 lần hay rải rác cũng có sự khác nhau giữa các khách hàng, mà điều này Công Ty Dệt May Huế không thể kiểm soát và điều chỉnh được.

Để phân tích rõ hơn về tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên liệu của khách hàng cho công ty, tác giả sẽ phân tích về 2 Style của 2 khá h hàng khác nhau. Đối với đơn hàng của khách hàng khách hàng PREMIER, với mỗi Style vải chính sẽ về cùng 1 lần, vải phối sẽ về sau so với nguyên liệu chính, thời gian vải về sẽ lần lượt theo thời gian sản xuất của Công Ty Dệt May Huế.

Đối với đơn hàng của khách hàng Fas ion Garment, cùng 1 Style S/# ST650 (81919456) nhưng nguyên liệu về tùy theo màu của vải, có màu về sớm, có màu về muộn, rải rác qua các tháng. Vì đây là đơn hàng dài hạn, nên việc cung ứng nguyên liệu chính sẽ lần lượt chứ không cung ứng cùng lúc trong cùng 1 style so với đơn hàng của khách hàng PREMIER, cùng với đó vải cổ của Style S/# ST650 (81919456) thuộc khách hàng Fashion Garment cũng về rải rác, không đồng đều, và bổ sung khá nhiều lần khiến cho việc kiểm soát và kiểm kê khó khăn hơn.

Tóm lại, tiến độ và nhịp điệu về cung ứng nguyên liệu may từ khách hàng cho Công ty Dệt may Huế gia công không đồng đều. Điều này tùy thuộc vào khách hàng, công ty khó có thể chủ động về thời gian và lượng cung ứng. Vì thế, tiến độ và số lượng sản phẩm sản xuất ra có đúng, đủ, và kịp tiến độ hay không còn phụ thuộc vào 1 phần sự cung ứng nguyên liệu từ khách hàng đặt gia công.

2.3.2 Phân tích tình hình sử dụng nguyên liệu Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế

Bảng 3.12 Tình hình sử dụng nguyên liệu

Đối với việc định mức cấp phát và cắt may, định mức này sẽ do phòng kế hoạch đưa ra. Định mức này đưa ra với lượng vải sử dụng là tổi thiểu và sát nhất có thể để tiết kiệm lượng nguyên liệu. Trên bảng phác thảo sản phẩm, bộ phận thiết kế phòng kế hoạch sẽ xác định chiều dài mỗi kiểu cần và số đo của sản phẩm, từ đó phần mềm máy tính sẽ tính toán sắp xếp vị trí từng bộ phận của sản phẩm một cách tối ưu nhất nhằm sử dụng vải có hiệu quả. Vì thế số lượng vải hao phí ở mức tối thiểu, giúp tiết kiệm được nguyên liệu cần dùng. Số lượng vải thừa sẽ được bù đắp cho hữ g sai sót, thất thoát, hoặc thanh lí thu lợi nhuận. Cũng chính vì thế mà số lượng nguyên liệu thực tế cấp phát luôn sát với kế hoạch cấp phát, tuy số lượng nhỏ hơn nhưng không đáng kể.

Bên cạnh đó vẫn còn 1 số đơn hàng của khách hàng tỉ lệ cấp phát thực tế có cao hơn 1 chút so với kế hoạch, nguyên nhân là do vải cắt bị lỗi, vải bị dính bẩn bị các lỗi về chất lượng buộc phải cấp phát thêm. Bên cạnh đó, việc cấp phát đôi khi sẽ xảy ra cấp phát nhầm, cấp phát không đủ số lượng do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan làm ảnh hưởng đến thời gian sản xuất nhưng nhìn chung đa số bộ phận cấp phát luôn hoàn thành đúng và đủ lượng cấp phát theo kế hoạch đề ra.

2.3.3 Công tác thống kê rủi ro khi tiếp nhận nguyên liệu

Bảng 3.13 Thống kê rủi ro khi tiếp nhận nguyên liệu năm 2019

Công tác kiểm tra nguyên liệu đầu vào nắm vai trò hết sức quan trọng, bất kỳ ngành nghề sản xuất kinh doanh nào cũng luôn phải thực hiện tốt bước này, nhờ đó giúp theo dõi, đo nắm bắt thực trạng nguyên liệu nhập xem đã đúng, đủ hay chưa. Kiểm tra lượng nguyên liệu đầu vào sẽ giúp công ty phát hiện kịp thời số lượng hàng thừa, thiếu, hàng có vấn đề,…để từ đó có kế hoạch và hướng giải quyết phù ợp. Nếu không làm tốt bước này, sẽ khó đảm bảo được số lượng nguyên liệu cầ sử dụ g, ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ sản xuất của nhà máy.

Đối với công tác kiểm tra nguyên liệu tại kho của công ty, thông thường lỗi phát hiện thường gặp nhất là việc tiếp nhận nguyên liệu không đủ số lượng và chủng loại theo Packing list, cụ thể như: Sai số Lot so với Packing list, thiếu kiện, thiếu size trong kiện, thiếu số Yards và số Kg, mất tem, tem khác màu so với Packing list,….

Bảng trên thống kê số tất cả số lô nguyên liệu trong 10 tháng đầu năm 2019 và kết quả về số lượng lô nguyên liệu đã phát ện ra những lỗi trên trong quá trình kiểm tra tất cả số lượng lô hàng về tại của công ty. Kết quả cho thấy, với số lượng nguyên liệu về mỗi đợt rất lớn, vì thế không thể tránh khỏi những sai sót và rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên liệu củ khách hàng cho công ty Dệt may Huế. Thông thường, khách hàng đặt hàng với số lượng lớn sẽ dễ xảy ra tình trạng mắc lỗi trong quá trình cung ứng nguyên liệu hơn là những khách hàng đặt hàng với đơn hàng ngắn ngày, số lượng nguyên liệu cu cấp về nhỏ. Bảng trên cũng cho thấy mức độ kiểm tra kiểm soát nguyên liệu đầu vào khá chặt chẽ và kỹ lưỡng của bộ phận thống kê tại kho, kiểm tra từng yêu cầu theo quy định để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào đủ số lượng cung ứng cho nhà máy.

Với những lỗi đã kiểm tra được, nhân viên thống kê nhập tại kho nguyên liệu sẽ thống báo cho phòng KHXNK họ làm việc với khách hàng và có hướng giải quyết, đảm bảo được đúng và đủ lượng nguyên liệu để kịp tiến độ sản xuất cho nhà máy. Khóa luận: Thực trạng quản lý nguyên liệu tại Dệt May Huế 

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY 

===>>> Khóa luận: Giải pháp p.tr nguyên liệu tại Cty Dệt May Huế