Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ hay nhất năm 2024 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thạc sĩ thì với đề tài Khóa luận: Quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.1. Quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực

2.1.1. Một số văn bản pháp luật về chứng thực

2.1.1.1. Một số văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực

Một số Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động chứng thực gồm:

Nghị định số 23/2015/NĐ – CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nghị định 23/2015/NĐ – CP đã đưa ra một số các khái niệm, quy định về trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực, thẩm quyền thực hiện chứng thực, quản lý Nhà nước về chứng thực,…

Thông tư số 01/2020/TT – BTP ngày 03/03/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ – CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư trên được ban hành nhằm hướng dẫn về một số nội dung và quy định chi tiết một số vấn đề của Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

Thông tư 226/2016/TT – BTC ngày 11/11/2016 quy định về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

Thông tư 226/2016/TT-BTC được ban hành quy định về mức thu phí chứng thực khi thực hiện thủ tục chứng thực. Bên cạnh đó quy định tổ chức được Nhà nước cho phép thu phí chứng thực. Ngoài ra quy định về các trường hợp được miễn không thu phí khi có yêu cầu chứng thực và vấn đề quản lý và sử dụng phí chứng thực đã thu.

Thông tư 257/21016/TT – BTC ngày 11/11/2016 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng, phí chứng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng, phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng, lệ phí cấp thẻ hành nghề công chứng.

Thông tư trên quy định về tổ chức hành nghề công chứng thu phí chứng thực các loại việc chứng thực thuộc thẩm quyền thực hiện của tổ chức hành nghề công chứng. Ngoài ra quy định về mức thu, kê khai nộp phí, lệ phí,…

Thông tư 264/2016/TT – BTC ngày 14/11/2016 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Thông tư trên được ban hành đã quy định người nộp phí, lệ phí, tổ chức thu phí, lệ phí,.. và quy định về biểu mức thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch áp dụng tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

2.1.1.2. Một số văn bản chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có liên quan đến chứng thực

Quyết định số 1024/2018/QĐ – BTP ngày 09/05/2018 của Bộ Tư pháp quy định về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

Văn bản trên được ban hành quy định về danh mục thủ tục hành chính về chứng thực được sửa đổi thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp và quy định trình tự, thủ tục cụ thể của thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc và thủ tục chứng thực các việc chứng thực.

Quyết định số 1329/QĐ – BTP ngày 01/06/2020 của Bộ Tư pháp quy định về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

Quyết định trên đã sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.

2.1.2. Một số nội dung cơ bản của pháp luật Việt Nam hiện hành về chứng thực

2.1.2.1. Quy định pháp luật hiện hành về cấp bản sao từ sổ gốc

• Chủ thể trong cấp bản sao từ sổ gốc

Theo điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định cá nhân, tổ chức có thẩm quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gồm có cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc người đại diện theo pháp luật, đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế khác của người được cấp bản chính (nếu người được cấp bản chính đã chết).

Đối với cơ quan, tổ chức có quyền thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc theo điều 04 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc thuộc về cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

• Phạm vi cấp bản sao từ sổ gốc

Phạm vi của việc cấp bản sao từ sổ gốc không được quy định trực tiếp trong Nghị định 23/2015/NĐ – CP. Tuy nhiên qua định nghĩa khoản 01 điều 02 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Theo đó có thể hiểu rằng, phạm vi cấp bản sao từ sổ gốc của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là những nội dung, thông tin có trong sổ gốc có liên quan đến yêu cầu của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

• Hình thức cấp bản sao từ sổ gốc

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện. Đối với bản sao từ sổ gốc được cấp dưới hai hình thức dạng bản giấy hoặc dưới dạng bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc (theo khoản 02 điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ – CP). Thêm vào đó, bản sao dưới dạng bản giấy hoặc bản sao điện từ được cấp từ sổ gốc đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

• Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

2.1.2.2. Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực bản sao từ bản chính

• Chủ thể trong chứng thực bản sao từ bản chính

Đối với người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có thể là bất kỳ cá nhân, tổ chức nào trong xã hội có bản chính và có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Đối với người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo điều 05 Nghị định 23/2015/NĐ – CP bao gồm có Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản.

• Phạm vi chứng thực bản sao từ bản chính

Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Ngược lại, tại Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính nếu bản chính đó không thuộc một trong các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

• Hình thức thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện dưới hình thức trực tiếp. Theo đó, người yêu cầu chứng thực đến trực tiếp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực để yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Còn đối với bản sao được chứng thực từ bản chính có thể được thể hiện dưới dạng bản giấy hoặc dưới dạng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo khoản 09 điều 03 Nghị định 45/2020/NĐ – CP. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dưới dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các hoạt động, giao dịch khác nhau.

• Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

2.1.2.3. Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

• Chủ thể trong chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Người yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là các cá nhân có yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Ngoài ra, đối với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký bao gồm: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài thực hiện chứng thực. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

• Phạm vi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực có thể thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, trừ một số các trường hợp không được chứng thực chữ ký. Đối với chứng thực giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 02 điều 14 Thông tư 01/2020/TT – BTP chỉ được chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đối với bốn trường hợp: ủy quyền việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền) hoặc ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp hoặc ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa hoặc ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

• Hình thức thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Theo quy định tại khoản 01 điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định chứng thực chữ ký phải được thực hiện trực tiếp tại trụ sở của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, trừ trường hợp người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác có thể thực hiện ngoài trụ sở của cơ quan, tổ chức.

• Thủ tục chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được

2.1.2.4. Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực chữ ký người dịch

• Chủ thể trong chứng thực chữ ký người dịch

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản điều 05 Nghị định 23/2015/NĐ – CP gồm Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài. Bên cạnh đó, người yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch là các cá nhân có yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trong giấy tờ, văn bản. Bên cạnh đó, ngoài người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực còn có người dịch. Người dịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp và người dịch tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.

• Phạm vi chứng thực chữ ký người dịch

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch chỉ được thực hiện chứng thực chữ ký người dịch nếu trường hợp chứng thực chữ ký người dịch đó không thuộc một trong các trường hợp quy định tại điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ – CP. Đối với người yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch mà không phải là cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ có thể yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch đối với giấy tờ, văn bản do mình tự dịch để nhằm phục vụ cho mục đích của bản thân. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

• Hình thức thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

Hình thức thực hiện chứng thực chữ ký người dịch có sự tương đồng đối với hình thức chứng thực chữ ký. Theo đó việc chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo hình thức trực tiếp, trừ một số trường hợp quy định tại khoản 01 điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ – CP có thể được thực hiện ngoài trụ sở của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

• Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

2.1.2.5. Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực hợp đồng, giao dịch

• Chủ thể trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện bởi một số các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Theo đó, đối với Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện được chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Ngoài ra, Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất, chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản và chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở. Thêm vào đó, đối với các trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc có nhà.

Bên cạnh đó, chủ thể trong chứng thực hợp đồng, giao dịch còn có người làm chứng. Người làm chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch phải là người có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

• Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm hợp đồng, giao dịch mà theo quy định pháp luật bắt buộc phải chứng thực (ví dụ, điểm a khoản 03 điều 167 Luật đất đai năm 2013 quy định hợp đồng tặng, cho quyền sử dụng đất phải được công chứng, chứng thực) và hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện có yêu cầu chứng thực.

• Hình thức thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

Hợp đồng, giao dịch được yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trực tiếp tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực, trừ một số trường hợp quy định tại khoản 01 điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ – CP có thể được thực hiện ngoài trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.

• Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

2.1.2.6. Quy định pháp luật hiện hành về sổ chứng thực Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Sổ chứng thực là sổ dùng để theo dõi, quản lý các việc chứng thực tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực phải được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang và không được bỏ trống đồng thời phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối của sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải tiến hành khóa sổ chứng thực và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm. Sổ chứng thực phải được người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

Mẫu sổ chứng thực được quy định tại khoản 04 điều 13 và thực hiện theo mẫu tại mục II phụ lục ban hành kèm Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

2.1.2.7. Quy định pháp luật hiện hành về chế độ lưu trữ trong chứng thực

Theo khoản 01 điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ – CP, sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Theo đó, các sổ chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và sổ chứng thực hợp đồng giao dịch phải được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Bên cạnh đó, tại khoản 02 điều 14 của Nghị định trên cũng quy định đối với việc chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ,văn bản đã được chứng thực chữ ký hoặc chứng thực chữ ký người dịch trong thời hạn là 02 năm.

Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ trong thời hạn là 20 năm theo quy định tại khoản 03 điều 14 Nghị định 23/2105/NĐ – CP.

2.1.2.8. Quy định pháp luật hiện hành về thống kê trong chứng thực

Theo quy định tại khoản 06 điều 41, điểm c khoản 01, điểm d khoản 02 điều 42, điểm g khoản 01, điểm g khoản 02, điểm e khoản 03 điều 43 và điều 46 Nghị định 23/2015/NĐ – CP quy định về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong thống kê số liệu về chứng thực. Theo đó Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao, Ủy ban nhân dân các cấp, tổ chức hành nghề công chứng,… phải có trách nhiệm thống kê các số liệu về chứng thực được thực hiện trong một năm.

2.1.2.9. Quy định pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin trong chứng thực

Trách nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý Nhà nước về chứng thực theo khoản 04 điều 41 và điểm d khoản 01 điều 43 thuộc về Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó, có thể hiểu rằng các hoạt động như xây dựng phần mềm về chứng thực, tiếp nhận, giải quyết việc chứng thực qua các phần mềm hệ thống thông tin,… có thể được Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân các cấp ở các địa phương thực hiện để nhằm mục đích thực hiện chứng thực và quản lý Nhà nước về chứng thực

2.2. Thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

2.2.1. Khái quát về quận Tây Hồ và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

2.2.1.1. Về vị trí địa lý và lịch sử hình thành và phát triển của quận Tây Hồ

• Vị trí địa lý

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm tám phường: Phú Thượng, Thuỵ Khuê, Bưởi, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Yên Phụ, Xuân La. Phía Tây giáp Quận quận Cầu Giấy và Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, phía Đông giáp với quận Long Biên, phía Bắc giáp huyện Đông Anh, phía Nam giáp quận Ba Đình. Dân số của quận Tây Hồ khoảng 171.451 người, mật độ dân số là 6.830 người/km2 [43].

• Lịch sử hình thành và phát triển

Trên cơ sở thực hiện đường lối đổi mới của Đảng Cộng sản Việt Nam. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa cũng như là để đáp ứng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa ngày càng nhanh trên địa bàn thành phố Hà Nội. Theo đó, Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhà nước Việt Nam đã có chủ trương, chính sách nhằm mở rộng nội thành của thành phố Hà Nội. Do đó, ngày 28/10/1995, Nghị định số 69/CP của Chính phủ được ban hành quy định về việc thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của quận Tây Hồ đã chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996 đến nay. [43].

2.2.1.2. Về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ được thực hiện theo quy định tại điều 48 Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. Do đó, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hiện nay tại nhiệm kỳ năm 2021 – 2026 gồm 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch và các Ủy viên của Ủy ban nhân dân quận. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm có 12 Phòng, Ban chuyên môn, trong đó bao gồm Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ [44]. Địa chỉ trụ sở của Ủy ban nhân dân quận hiện nay nằm tại số 655, 657 Lạc Long Quân, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội.

2.2.2. Thực trạng thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

2.2.2.1. Tình hình hoạt động thi hành pháp luật về chứng thực từ năm 2021 – 2023.

• Một số các thống kê có liên quan đến chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Bảng 01: Báo cáo về chỉ số SIPAS
Năm	Tổng số ý kiến đánh giá sự hài lòng của cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm cả thủ tục chứng thực (đơn vị: ý kiến)	Chỉ số phần trăm về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức trong giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm cả thủ tục chứng thực (đơn vị:%)
2021	685	Chưa có
2022	449	93,08
2023	1247	98,8

(Nguồn:Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và Báo Hà Nội mới)

Qua bảng thống kê trên có thể thấy rằng, số lượng ý kiến đánh giá về sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) được thực hiện trong cả ba năm kể từ năm 2021 -2023. Tuy nhiên số lượng ý kiến đánh giá về sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của các năm là có sự chênh lệch. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Bảng 02: Kết quả chứng thực được tiếp nhận và giải quyết tại Phòng Tư pháp
Năm	Chứng thực bản sao từ bản chính (đơn vị: Bản)	Chứng thực chữ ký (đơn vị: Trường hợp)	Chứng thực chữ ký người dịch (đơn vị: Trường hợp)	Chứng thực hợp đồng, giao dịch (đơn vị: Trường hợp)	Tổng (đơn vị: Kết quả)
2021	2983	35	905	0	3923
2022	2511	36	622	0	3169
2023	2534	35	761	0	3330

(Nguồn: Phần mềm thống kê của Bộ Tư pháp)

Qua bảng thống kê trên, có thể thấy rằng tổng số lượng kết quả các việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư pháp là không có sự chênh lệch lớn trong ba năm. Bên cạnh đó, số lượng yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính là nhiều nhất với khoảng hơn 2500 kết quả chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện mỗi năm.

Ngược lại, yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ là không có trong ba năm từ năm 2021 – 2023. Bên cạnh đó, số lượng yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản tại Phòng Tư pháp trong một năm cũng có số lượng ít là khoảng hơn 35- 36 yêu cầu chứng thực mỗi năm.

Bảng 03: Thống kê số lượng yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (đơn vị: trường hợp)
Năm	Số lượng yêu cầu được tiếp nhận (đơn vị: yêu cầu)	Số lượng yêu cầu bị từ chối bằng văn bản (đơn vị: yêu cầu)
2021	724	538
2022	570	175
2023	616	244

(Nguồn: Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Qua bảng thống kê trên đã cho thấy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã thống kê về những trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được tiếp nhận tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và số lượng những yêu cầu được từ chối bằng văn bản qua từng năm. Nhìn chung, yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trong một năm là không quá nhiều. Bên cạnh đó, trong năm 2021, yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được từ chối bằng văn bản có số lượng nhiều nhất trong ba năm.

Bảng 04: Tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn, bao gồm cả thủ tục chứng thực (đơn vị:%)
Năm Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.
2021	2022	2023
100%	100%	100%

(Nguồn: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Qua thống kê trên cho thấy, tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trong ba năm là 100% và được duy trì ổn định trong ba năm không có sự thay đổi.

Bảng 05: Số lượng kết quả chứng thực chưa được người yêu cầu chứng thực nhận kết quả (đơn vị: kết quả)
Năm	Chứng thực bản sao từ bản chính	Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản	Chứng thực chữ ký người dịch	Chứng thực hợp đồng, giao dịch
2019 -2020	03	01	01	0
2021	01	01	0	0
2022	01	01	01	0
2023	02	0	01	0

(Nguồn: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Bảng thống kê trên đã thể hiện trong ba năm 2021 – 2023, tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có những kết quả chứng thực chưa được người yêu cầu chứng thực đến nhận. Nhiều nhất trong ba năm là kết quả chứng thực bản sao từ bản chính. Sau đó, là kết quả chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch có hai trên ba năm có kết quả chứng thực chưa được người yêu cầu chứng thực đến nhận. Cuối cùng, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch không xảy ra hiện tượng người yêu cầu chứng thực không đến nhận kết quả chứng thực trong ba năm 2021 -2023.

Bảng 06: Số lượng sổ chứng thực được lưu trữ tại Phòng Tư pháp (đơn vị: quyển)
Năm	Sổ chứng thực bản sao từ bản chính	Sổ chứng thực chữ ký	Sổ chứng thực chữ ký người dịch	Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch
2021	01	01	01	0
2022	02	01	01	0
2023	01	01	01	0

(Nguồn: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Qua số liệu thống kê về số lượng sổ chứng thực được lưu trữ tại Phòng Tư pháp có thể thấy rằng, đối với chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, đối với mỗi loại việc chứng thực nêu trên trong mỗi một năm đều có sổ chứng thực để ghi lại thông tin việc chứng thực. Đối với năm 2022 có hai quyển sổ chứng thực bản sao từ bản chính.

Bên cạnh đó, Phòng Tư pháp không có sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch do trong ba năm 2021 – 2023, tại Phòng Tư pháp không có yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch. Do đó, không có sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch để ghi thông tin việc chứng thực. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Bảng 07: Thống kê về số lượng Báo cáo tổng kết công tác tư pháp hàng năm (bao gồm cả hoạt động chứng thực) của Phòng Tư pháp
Năm	Số lượng Báo cáo tổng kết công tác tư pháp hàng năm (đơn vị: Báo cáo)
2021	01
2022	01
2023	01

(Nguồn: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Hàng năm Phòng Tư pháp đã thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ về công tác tư pháp. Nội dung báo cáo bao gồm về những vấn đề Phòng Tư pháp đã thực hiện được trong năm, những ưu điểm, hạn chế trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp. Đồng thời, Phòng Tư pháp cũng đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện trong năm sau năm thực hiện báo cáo. Có thể thể thấy qua bảng thống kê trên, từ năm 2021 – 2023, mỗi năm Phòng Tư pháp đều thực hiện một báo cáo tổng kết công tác tư pháp để báo cáo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để nắm bắt tình hình công tác tư pháp của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

Bảng 08: Thống kê danh mục quy trình nội bộ thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực các loại việc chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Mã hiệu	Nội dung
QT-CT.01	Quy trình về cấp bản sao từ sổ gốc
QT-CT.02	Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính
QT-CT.03	Quy trình chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
QT-CT.07 QT-CT.08	Quy trình chứng thực chữ ký người dịch
QT- CT.04 QT-CT.05 QT-CT.06 QT-CT.09 QT-CT.10 QT-CT.11	Quy trình chứng thực hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà tài sản là động sản, chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót, cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

(Nguồn: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Bảng thống kê trên đã cho thấy tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã xây dựng những văn bản quy định về quy trình nội bộ trong việc thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện các việc chứng thực. Theo đó, quy trình trên được Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ xây dựng dựa trên những thủ tục thực hiện các việc chứng thực được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ – CP và các Văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Bảng 09: Thống kê về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Năm	Số lượng (đơn vị: Kết quả)	Ghi chú
2021	0	(chưa được áp dụng chứng thực điện tử)
2022	21
2023	282

(Nguồn: Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ)

Từ số liệu trên đã cho thấy trong ba năm từ năm 2021 – 2023, không có quá nhiều người yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Trong năm 2021 không có yêu cầu do Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ bắt đầu áp dụng chứng thực bản sao điện tử từ bản chính từ năm 2022.

Bên cạnh đó, trong năm 2022 do mới triển khai nên số lượng người yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không nhiều. Sau đó, trong năm tiếp theo, số lượng người yêu cầu chứng thực biết và hiểu về thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đã nhiều hơn, do đó cũng có nhiều yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hơn so với năm 2022 trước đó. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

• Chủ thể thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thẩm quyền thực hiện chứng thực hiện nay thuộc về Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Thẩm quyền ký chứng thực thuộc về Trưởng phòng Tư pháp hoặc Phó trưởng phòng Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện ký chứng thực các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực. Qua bảng 02 thống kê về kết quả chứng thực được tiếp nhận và giải quyết tại Phòng Tư pháp đã cho thấy Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo đúng thẩm quyền được quy định tại khoản 01 điều 05 Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

Về thẩm quyền thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thuộc về 12 Phòng, Ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có lưu giữ sổ gốc và trong sổ gốc có thông tin của người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, bảo đảm chấp hành theo quy định của khoản 01 điều 04 Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

• Phạm vi cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Về cấp bản sao từ sổ gốc, các Phòng, Ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ quản lý sổ gốc có quyền cấp bản sao từ sổ gốc với các nội dung, thông tin trong sổ gốc mà Phòng, Ban đó đang quản lý cho người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Qua số liệu được thể hiện tại bảng 03 thống kê về số lượng yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã cho thấy trung bình từ năm 2021 – 2023, tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ tiếp nhận và giải quyết cho khoảng hơn 700 trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc và từ chối bằng văn bản đối với khoảng hơn 200 trường hợp do không có thông tin trong sổ gốc hoặc không có sổ gốc.

Bên cạnh đó, về việc thực hiện các việc chứng thực, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Qua bảng thống kê về kết quả chứng thực được tiếp nhận và giải quyết tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (bảng 02) đã cho thấy đối với chứng thực bản sao từ bản chính trung bình trong một năm Phòng Tư pháp tiếp nhận và giải quyết cho hơn 2500 yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính dưới dạng bản giấy và so với số lượng yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (được thể hiện qua bảng 09) là có sự chênh lệch lớn về số lượng yêu cầu chứng thực trong một năm.

Đồng thời Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà tài sản là động sản. Cũng qua bảng số liệu trên đã cho thấy, đối với chứng thực chữ ký trong ba năm từ năm 2021 – 2023, trung bình Phòng Tư pháp tiếp nhận và giải quyết cho khoảng hơn 30 trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký. Ngược lại, đối với chứng thực chữ ký người dịch có số lượng yêu cầu trong một năm nhiều hơn chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là khoảng hơn 600 yêu cầu chứng thực qua mỗi năm. Cuối cùng đối với yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Phòng Tư pháp trong ba năm kể trên là chưa có sự tiếp nhận và giải quyết do không có cá nhân có yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại đây.

• Hình thức cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Trong giai đoạn hiện nay, qua bảng thống kê về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (bảng 09) đã cho thấy đối với chứng thực bản sao từ bản chính tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ bắt đầu từ năm 2022 đã áp dụng hình thức trả kết quả chứng thực bản sao từ bản chính dưới dạng bản điện tử bên cạnh việc trả kết quả chứng thực dưới dạng bản giấy. Tuy nhiên, so với dạng bản giấy, trong hai năm 2022 và 2023 không có quá nhiều trường hợp yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Ngoài ra, đối với cấp bản sao từ sổ gốc hiện nay tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chưa áp dụng cấp bản sao điện tử từ sổ gốc mà chỉ có cấp bản sao dưới dạng bản giấy từ sổ gốc.

Bên cạnh đó, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trừ trường hợp quy định tại khoản 01 điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

• Thủ tục thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực các việc chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Qua bảng 08 đã cho thấy Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã xây dựng và ban hành các văn bản quy định về quy trình nội bộ trong cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Về cơ bản, các trình tự, thủ tục được nêu trong các văn bản đó được dựa trên căn cứ đó là các quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc và quy định về thủ tục chứng thực các loại việc chứng thực tại Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

Tuy nhiên, với đặc điểm là cơ quan Nhà nước đã có Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cùng với đó là đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục chứng thực. Do đó, việc cấp bản sao từ sổ gốc và thực hiện chứng thực các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp trên cơ sơ quy trình nội bộ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ ban hành, về cơ bản được thực hiện theo trình tự, thủ tục như sau:

• Quy trình nội bộ thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
• Quy trình nội bộ thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Sổ chứng thực và lưu trữ sổ chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Đối với vấn đề ghi sổ chứng thực và lưu trữ sổ chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ qua bảng 06 đã cho thấy rằng với mỗi loại chứng thực, về cơ bản Phòng Tư pháp sẽ có một quyển sổ chứng thực nhằm ghi lại thông tin (ngoại trừ năm 2022 có hai quyển sổ chứng thực bản sao từ bản chính). Thêm vào đó, tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã ứng dụng công nghệ thông tin nên việc nhập thông tin yêu cầu chứng thực vào sổ chứng thực sẽ được nhập trên phần mềm điện tử và đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ – CP. Sau đó, cuối năm sẽ tiến hành in sổ chứng thực để khóa sổ chứng thực. Bên cạnh đó, đối với vấn đề lưu trữ sổ chứng thực, hiện nay Phòng Tư pháp được trang bị một không gian phòng riêng dành cho việc lưu trữ sổ chứng thực. Các sổ chứng thực trong cùng năm sẽ được xếp vào hộp tương ứng của năm đó để lưu trữ.

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

Hiện nay, trên cơ sở quy định của Nghị định 61/2018/NĐ – CP và Nghị định 107/2021/NĐ – CP và Nghị định 23/2015/NĐ – CP, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã áp dụng phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội để tiếp nhận, giải quyết, theo dõi và đánh giá về chất lượng trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính và thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Do đó, tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ toàn bộ được trang bị thiết bị điện tử nhằm phục vụ cho công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính và thủ tục chứng thực qua phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính của thành phố Hà Nội. Ngoài ra, qua bảng 09 đã cho thấy bắt đầu từ năm 2022, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã ứng dụng công nghệ thông tin nhằm thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Tuy nhiên, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính không có nghĩa là người yêu cầu chứng thực không cần đến trực tiếp Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ mà người yêu cầu chứng thực vẫn cần có những giấy tờ nhằm phục vụ cho hoạt động chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và xuất trình trực tiếp tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng thực, kết quả chứng thực để trả cho người yêu cầu chứng thực sẽ là bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính thay vì là bản sao dưới dạng văn bản giấy thông thường.

2.2.2.2. Đánh giá tình hình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

• Về ưu điểm Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Thứ nhất, hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã đạt được thành tựu được thể hiện qua việc chủ động, tích cực thực hiện công tác thống kê các số liệu, báo cáo về chứng thực. Cụ thể, qua bảng thống kê về kết quả chứng thực được tiếp nhận và giải quyết tại Phòng Tư pháp (bảng 02) được trích dẫn từ phần mềm thống kê của Bộ Tư pháp đã cho thấy hàng năm, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã chú trọng trong công tác thống kê về số lượng các kết quả chứng thực được tiếp nhận và giải quyết tại Phòng Tư pháp và báo cáo đầy đủ cho Bộ Tư pháp để nắm bắt được tình hình thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và bảo đảm chấp hành theo quy định tại điểm g khoản 01 điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ – CP. Việc báo cáo hàng năm về các số liệu về chứng thực giúp cho Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ tự nắm bắt được tình hình thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và góp phần giúp cho Bộ Tư pháp có số liệu để báo cáo Chính phủ về tình hình thực hiện chứng thực trên phạm vi cả nước để Chính phủ có thể ban hành được những văn bản, chính sách về chứng thực phù hợp với thực tiễn đồng thời cũng nâng cao được hiệu quả trong quản lý Nhà nước nói chung. Đây là một trong các ưu điểm Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cần được tiếp tục duy trì và phát huy trong tương lai.

Thứ hai, một ưu điểm khác mà Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cũng đã đạt được trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực đó là về vấn đề chấp hành quy định của Nghị định 23/2015/NĐ – CP khi từ chối yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc đối với người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Qua bảng thống kê về số lượng từ chối cấp bản sao từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ qua các năm (bảng 03) có thể thấy rằng đối với vấn đề từ chối yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc đối với các cá nhân có yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc do không có thông tin trong sổ gốc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hoàn toàn được thực hiện trả lời việc từ chối bằng văn bản cho người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Do đó, bảo đảm chấp hành đúng theo quy định tại khoản 02 điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ – CP.

Thứ ba, trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã chấp hành các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ – CP trong vấn đề đảm bảo thời hạn thực hiện chứng thực để trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. Theo đó, qua bảng thống kê về tỷ lệ phần trăm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn (bảng 04) đã cho thấy được việc chấp hành các quy định về thời hạn giải quyết các yêu cầu chứng thực được bảo đảm thực hiện đúng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Bên cạnh đó, với tỷ lệ 100% giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trước hoặc đúng hạn trong các năm 2021, 2022, 2023 đã thể hiện được rằng không có tình trạng chậm giải quyết hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc cố tình kéo dài thời gian thực hiện chứng thực để gây khó khăn cho người yêu cầu chứng thực. Đây cũng là một trong những kết quả tích cực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nói chung và Phòng Tư pháp nói riêng đã đạt được trong việc bảo đảm thời hạn giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực). Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Thứ tư, đối với vấn đề lưu trữ sổ chứng thực, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cũng như là Phòng Tư pháp đã chấp hành theo đúng quy định của Nghị định 23/2015/NĐ – CP trong việc lưu trữ sổ chứng thực của các năm 2021, 2022 và 2023. Cụ thể, qua bảng thống kê về số lượng sổ chứng thực được lưu trữ (bảng 06) tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có thể thấy rằng việc lưu trữ của Phòng Tư pháp đối với sổ chứng thực là được thực hiện đầy đủ. Bên cạnh đó, các sổ lưu trữ kể trên được Phòng Tư pháp phân loại theo từng năm và sắp xếp vào hộp lưu trữ tương ứng với năm đó để khi cần thiết có thể dễ dàng trong việc tra cứu thông tin trong sổ chứng thực.

• Về hạn chế, bất cập

Ngoài những kết quả tích cực đã đạt được trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cũng còn tồn tại một số bất cập, vướng mắc nhất định trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực bao gồm bất cập, hạn chế liên quan đến quy định của pháp luật về chứng thực và trong thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực.

Thứ nhất, trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã xảy ra tình trạng năm 2021, 2022, 2023 có một số người yêu cầu chứng thực không quay trở lại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để nhận kết quả chứng thực mặc dù thủ tục chứng thực đã được hoàn thành, thậm chí còn tồn tại ở cả những năm trước đó (số liệu cụ thể được thể hiện tại bảng 05). Tuy nhiên trong các Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về chứng thực chưa điều chỉnh về vấn đề trong bao lâu kể từ khi hoàn thành thủ tục chứng thực, người yêu cầu chứng thực phải đến cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực để nhận kết quả chứng thực. Điều này dẫn đến trên thực tế người yêu cầu chứng thực có thể tự do trong việc đến lấy kết quả chứng thực, không có quy định trực tiếp để buộc họ phải chấp hành theo. Họ có thể quay trở lại nhận kết quả sau một vài ngày kể từ khi thủ tục chứng thực được hoàn thành hoặc thậm chí là không bao giờ quay trở lại để nhận kết quả chứng thực. Và như vậy đã góp phần làm xảy ra hiện tượng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có một số người yêu cầu chứng thực đã nhiều năm chưa quay trở lại để nhận kết quả chứng thực mặc dù thủ tục chứng thực đã được hoàn thành từ rất lâu trước đó. Bên cạnh đó, khi xảy ra những trường hợp như trên với số lượng nhiều không phải là chỉ một hoặc hai trường hợp và kéo dài qua các năm, khiến cho đội ngũ công chức thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ mất thời gian, công sức, không gian,… để thực hiện chứng thực và lưu giữ kết quả chứng thực cho người yêu cầu chứng thực. Còn người yêu cầu chứng thực thì có thể tự do trong việc đến lấy kết quả chứng thực, thậm chí là có thể không bao giờ đến nhận kết quả chứng thực. Theo đó, cần phải có quy định pháp luật điều chỉnh về thời hạn tối đa trong việc nhận kết quả chứng thực, nếu quá thời hạn đó thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có thể hủy bỏ kết quả chứng thực đó và người yêu cầu chứng thực phải thực hiện lại thủ tục chứng thực nếu còn có yêu cầu để buộc người yêu cầu chứng thực phải có sự chấp hành và giảm thiểu đi được tình trạng thiếu trách nhiệm của một bộ phận người yêu cầu chứng thực khi có yêu cầu chứng thực nhưng không chủ động quay trở lại để nhận kết quả chứng thực.

Thứ hai, một trong các hạn chế trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đó là vấn đề về sự thiếu trách nhiệm một số người yêu cầu chứng thực không đến nhận kết quả chứng thực sau khi thủ tục chứng thực đã được hoàn thành. Từ bảng thống kê về số lượng kết quả chứng thực chưa được người yêu cầu chứng thực nhận kết quả (bảng 05) cũng đã cho thấy rằng hiện nay tồn tại một số người yêu cầu chứng thực đang có sự thiếu trách nhiệm khi có yêu cầu chứng thực nhưng khi việc chứng thực được hoàn thành đã không chủ động quay lại để nhận kết quả chứng thực. Điều này thể hiện sự nhận thức về việc chấp hành pháp luật của một bộ phận người yêu cầu chứng thực còn hạn chế vì khi không quay lại nhận kết quả chứng thực thì đối tượng đầu tiên bị ảnh hưởng đó là người yêu cầu chứng thực đó khi họ không có giấy tờ, văn bản để thực hiện các giao dịch, thủ tục khác. Sau đó, gây phiền hà cho Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ khi phải bố trí một góc làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thực hiện lưu giữ những giấy tờ, văn bản được chứng thực nhưng không được người yêu cầu chứng thực đến nhận và mất thêm thời gian, công sức của Phòng Tư pháp phải thống kê lại những trường hợp kết quả chứng thực không được người yêu cầu chứng thực đến nhận kết quả. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Thứ ba, thông qua chỉ số SIPAS tại bảng thống kê báo cáo chỉ số SIPAS (bảng 01) về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức quá trình giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã cho thấy có có sự chênh lệch giữa tổng số ý kiến đánh giá về sự hài lòng của năm 2022 so với năm 2023. Nghĩa là trong năm 2023, tổng số lượng ý kiến đánh giá sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức nhiều hơn gấp khoảng hai lần so năm 2022 trước đó (cụ thể là 1247 ý kiến đánh giá so với 449 ý kiến đánh giá trong năm 2022). Qua đó thấy rằng nhiều người dân nói chung và người yêu cầu chứng thực nói riêng hiện nay khi thực hiện thủ tục hành chính cũng như là thủ tục chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiều khi không chú trọng đến việc đánh giá về sự hài lòng trong quá trình giải quyết thủ tục, dẫn đến có sự chênh lệch trong số lượng ý kiến đánh giá giữa các năm. Việc có sự chênh lệch lớn đó làm cho việc thu thập và thống kê chỉ số phần trăm về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) không được chính xác hoàn toàn, không thể hiện được tính khách quan giữa các kết quả thống kê.

Chẳng hạn như tại bảng thống kê về báo cáo chỉ số SIPAS của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã cho thấy được chỉ số phần trăm về sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) trong năm 2022 là 93,08% và năm 2023 là 98,8%. Tuy nhiên tỷ lệ 93,08% của năm 2022 dựa trên căn cứ là 449 ý kiến đánh giá của các cá nhân, tổ chức. Ngược lại tỷ lệ 98,8 trong năm 2023 dựa trên 1247 ý kiến đánh giá. Theo đó, chỉ số phần trăm về sự hài lòng của năm 2022 và năm 2023 là không có sự chênh lệch lớn nhưng tổng số lượng ý kiến đánh giá của các cá nhân, tổ chức để có thể hình thành được kết quả chỉ số phần trăm đó lại có sự chênh lệch lớn. Từ đó khiến cho các chỉ số phần trăm về sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức là chưa thể hiện được tính chính xác, khách quan tuyệt đối.

Thứ tư, đối với hạn chế trong quá trình tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực qua phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể, qua bảng thống kê về số lượng báo cáo tổng kết công tác tư pháp hàng năm của Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (bảng 07) đã cho thấy mỗi cuối năm, Phòng Tư pháp sẽ lập ra báo cáo tổng kết công tác tư pháp của năm đó và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp công tác cho năm tiếp theo. Theo đó, nội dung của báo cáo tổng kết công tác tư pháp năm 2023 đã ghi nhận khó khăn, vướng mắc về vấn đề thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng thực qua phần mềm Hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính. Chẳng hạn như, một số công chức vẫn mất nhiều thời gian để thực hiện các thao tác trên phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính, thậm chí đôi khi còn xảy ra chút sai sót trong quá trình thao tác thực hiện,… Do đó, vấn đề khó khăn trong việc sử dụng phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục chứng thực cần phải có những giải pháp nhằm khắc phục để tạo được hiệu quả cao trên thực tế. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Thứ năm, đối với công tác tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về chứng thực cũng tồn tại một vài khuyết điểm nhất định. Trong báo cáo tổng kết công tác tư pháp năm 2021, 2022, 2023, Phòng Tư pháp đã thống kê về một số các hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật trên một số các lĩnh vực được triển khai và thực hiện trong ba năm 2021, 2022 và 2023 (xem thêm thống kê tại bảng 10 Phụ lục kèm khóa luận). Qua bảng thống kê đã cho thấy Phòng Tư pháp có nhiều hoạt động nhằm tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, trong ba năm kể trên là chưa có hoạt động nào liên quan đến tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật về chứng thực được triển khai và thực hiện. Điều này cho thấy vấn đề tuyên truyền, phổ biến được thực hiện tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chưa được toàn diện trên các lĩnh vực, có những lĩnh vực được tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật. Ngược lại có lĩnh vực như chứng thực lại chưa được tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực. Từ những phân tích trước đó về bất cập, hạn chế trong vấn đề tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ còn tồn tại một số trường hợp người yêu cầu chứng thực trong nhiều năm chưa quay trở lại để nhận kết quả chứng thực khi thủ tục chứng thực đã được hoàn thành đã cho thấy trên thực tế việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực để nâng cao nhận thức pháp luật cho các các nhân, tổ chức là điều cần thiết nhưng tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trong năm 2021, 2022, 2023 lại chưa có hoạt động nào nhằm triển khai, thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về chứng thực. Do đó, trong tương lai cần phải có những giải pháp nhằm giúp Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chú trọng, quan tâm hơn trong vấn đề tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực.

• Nguyên nhân của hạn chế, bất cập

Thứ nhất, những bất cập bắt nguồn từ quy định pháp luật về chứng thực hiện hành đã gây ảnh hưởng đến quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ do trong quá trình thi hành các Văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực trên thực tiễn đã xảy ra những vấn đề mà trong khi xây dựng và ban hành các Văn bản quy phạm pháp luật đó chưa dự liệu được. Do đó, cần phải có sự sửa đổi, bổ sung nhằm hoàn thiện hơn về quy định pháp luật về chứng thực trong tương lai.

Thứ hai, nguyên nhân của việc tồn tại một bộ phận người yêu cầu chứng thực không quay trở lại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để nhận kết quả chứng thực khi việc chứng thực đã được hoàn thành do nhận thức pháp luật của một số cá nhân hiện nay vẫn còn chưa cao. Thêm vào đó, do không nhận thức được đầy đủ về pháp luật nên dẫn đến họ cũng không có trách nhiệm đối với những quyền lợi của bản thân khi có quyền yêu cầu chứng thực nhưng khi việc chứng thực được hoàn thành lại không chủ động quay trở lại để nhận kết quả.

Thứ ba, vấn đề số lượng ý kiến đánh giá về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hiện nay còn có sự chênh lệch giữa các năm 2023 và năm 2022. Nguyên nhân là do các cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu về thủ tục hành chính nói chung và người yêu cầu thủ tục chứng thực nói riêng có một số người vẫn chưa chú trọng trong việc đánh giá về sự hài lòng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thông qua thiết bị đánh giá điện tử hoặc bản giấy. Do đó, dẫn đến vấn đề tổng số lượng ý kiến đánh giá về sự hài lòng của các cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (bao gồm cả thủ tục chứng thực) có sự chênh lệch lớn của năm 2022 so với năm 2023. Từ đó khiến cho việc thống kê chỉ số phần trăm về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức trong giải quyết thủ tục hành chính không thể hiện được sự khách quan hoàn toàn.

Thứ tư, về vấn đề thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng thực qua phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính tại Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ vẫn gặp một số khó khăn nhất định do kỹ năng của một vài công chức không được thành thạo trong việc sử dụng các thiết bị công nghệ và phần mềm công nghệ dẫn đến hiện tượng mất nhiều thời gian trong khi thao tác trên phần mềm hệ thống thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính hoặc xảy ra sai sót trong quá trình thao tác,… Từ đó khiến cho việc thực hiện tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính nói chung và thủ tục chứng thực nói riêng qua phần mềm trực tuyến bị gặp khó khăn, mất nhiều thời gian hơn.

Thứ năm, đối với vấn đề tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực chưa được chú trọng trong triển khai và thực hiện tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Nguyên nhân do Hội đồng phổ biến, giáo dục pháp luật tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ hiện vẫn chưa chú trọng, quan tâm nhiều đến lĩnh vực chứng thực để tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ về hoạt động tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực dẫn đến trên thực tế hoạt động về tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về chứng thực chưa được quan tâm, triển khai và thực hiện trên địa bàn quận Tây Hồ trong ba năm 2021, 2022 và 2023. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

Tiểu kết chương 02

Qua chương thứ hai của khóa luận đã phân tích được các quy định pháp luật hiện hành về chứng thực và thực tiễn thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.

Cụ thể, các quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (chữ ký người dịch), chứng thực hợp đồng, giao dịch và một số các quy định pháp luật khác có liên quan đã được làm rõ. Từ đó, có các căn cứ pháp lý và trên cơ sở những số liệu để nghiên cứu vấn đề thực tiễn thi hành pháp luật của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Thêm vào đó, nhìn nhận và đánh giá được về những ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân của hạn chế trong quá trình thi hành pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

Việc đưa ra được những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế tạo ra căn cứ để đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đó tại nội dung của chương tiếp theo. Khóa luận: Thực tiễn pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Khóa luận: Giải pháp pháp luật về chứng thực tại quận Tây Hồ