Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Luận văn: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội

Sở Y tế thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Sở) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số – kế hoạch hóa gia đình; sức khỏe sinh sản và công tác y tế khác trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật.

Sở có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân Thành phố; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Y tế.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016

2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư

Thực hiện Quyết định số 37/2016/QĐ-UBND ngày 8/9/2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Sở Y tế Hà Nội thì tổ chức bộ máy của Sở Y tế Hà Nội có 07 phòng ban, trong đó chức năng quản lý văn bản thuộc về Văn phòng Sở Y tế Hà Nội. Theo đó, tổ chức bộ máy quản lý văn bản như sau:

Lãnh đạo Sở: Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở Y tế, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý văn bản đi, đến như sau:

• Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đi, đến theo quy định của pháp luật hiện hành. Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.
• Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác quản lý văn bản đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác quản lý văn bản theo thẩm quyền.
• Lãnh đạo Văn phòng Sở: Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế, đơn vị. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý văn bản cho các đơn vị trực thuộc.

Tổ Văn thư: gồm 03 chuyên viên thuộc Văn phòng Sở được giao nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Trong đó:

• 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn bản
• 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn bản đi
• 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản cho các phòng chuyên môn

2.2.3. Nhân sự

Để đáp ứng các yêu cầu của công tác quản lý văn bản, cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở Y tế được lựa chọn có trình độ, phẩm chất kỹ năng về công tác quản lý văn bản:

Về trình độ chuyên môn: 01 Thạc sỹ Hành chính công, 01 Cử nhân Hành chính học, 01 Cử nhân Văn thư lưu trữ. Các cán bộ làm công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội nắm vững cả lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

Về lý luận nghiệp vụ: nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó.

Về kỹ năng thực hành: không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn có kỹ năng thực hành. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội đều có kinh nghiệm trên 5 năm, giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề và giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

Về phẩm chất: đáp ứng các yêu cầu về phẩm chất chính trị như lòng trung thành, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào, luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình,luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên.

Ngoài ra, cán bộ làm công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội còn đáp ứng các yêu cầu khác như không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu về tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, độ tin cậy, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tế nhị.

2.2.4.Trang thiết bị Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính được kết nối mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn bản về hồ sơ công việc hiện đại.

2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến     

2.2.5.1. Quy trình quản lý văn bản đến

• Căn cứ Quyết định số 225 /QĐ-SYT ngày 5/9/2008  về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội;
• Căn cứ Quyết định số 1654/QĐ-SYT ngày 18/7/2013 về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ tại Sở Y tế Hà Nội;
• Căn cứ Quyết định số 2910 /QĐ-SYT ngày 4/12/2015 về việc ban hành hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;
• Quy trình quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội được thực hiện như sau:

a) Tiếp nhận, vào sổ và quét văn bản:

Sở Y tế quản lý tập trung, thống nhất tất cả các văn bản đến qua văn thư, vào sổ, lấy số văn bản (trừ các thủ tục hành chính được giải quyết theo cơ chế một cửa và các văn bản liên quan đến công tác tiếp nhận đơn, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo).

• Khi tiếp nhận văn bản, văn thư kiểm tra và chỉ tiếp nhận các văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của Sở.
• Những văn bản gửi riêng cho cá nhân, phòng ban chuyên môn không bóc phong bì mà chuyển đến cá nhân, phòng ban có tên. Những văn bản đóng dấu “Mật” phải được quản lý theo quy định riêng.
• Các văn bản đến sau khi đã bóc phong bì, văn thư vào sổ công văn đến, quét văn bản và đề xuất phân bổ văn bản vào Phiếu xử lý văn bản. b) Xử lý sơ bộ:

Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào nội dung đề xuất phân bổ, xác nhận đã duyệt và đồng ý trình Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt. Đối với những văn bản khẩn, hỏa tốc hoặc những văn bản cần phải giải quyết ngay, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) đang đi công tác khỏi cơ quan phải gọi điện thoại báo cáo.

• Xử lý văn bản: Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Giám đốc Sở (hoặc người được ủy quyền) xem xét, phê duyệt và chuyển trả văn bản tại Văn thư.

• Quét ý kiến xử lý và chuyển văn bản cho phòng, ban theo quy định.

Văn thư thực hiện chuyển văn bản chính đến người/phòng ban có trách nhiệm chủ trì giải quyết công việc, những phòng ban có trách nhiệm phối hợp thì văn thư chuyển cho các phòng bna đó qua hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đối với văn bản cần phải phô tô cho nhiều người/phòng ban và trong phiếu xử lý ghi rõ lưu tại văn thư thì văn thư có trách nhiệm lưu văn bản đó theo quy định.

Các phòng, ban và đơn vị có trách nhiệm cử người ký nhận văn bản chuyển cho phòng ban mình tại văn thư hàng ngày (hoặc khi có thông báo của văn thư), đồng thời thường xuyên kiểm tra trên phần mềm hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để kịp thời nhận văn bản gửi cho phòng ban/đơn vị mình trong ngày.

• Giải quyết công việc và lưu hồ sơ:

Các phòng, ban và đơn vị nhận được ý kiến xử lý văn bản tiến hành nghiên cứu đề xuất thực hiện theo chỉ đạo, lập hồ sơ công việc, lưu hồ sơ, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật tài liệu.  

2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đi

• Dự thảo văn bản hành chính

Các chuyên viên sau khi dự thảo văn bản phát hành có trách nhiệm chuyển văn bản cho trưởng phòng hoặc lãnh đạo phụ trách phòng (trừ trường hợp trưởng phòng trực tiếp dự thảo văn bản) xem xét, ký tắt vào phần cuối của nội dung văn bản, sau dấu (./.) Nếu văn bản cần xin ý kiến góp ý các phòng, ban có liên quan, phòng soạn thảo có trách nhiệm xin ý kiến, tổng hợp và hoàn thiện văn bản trước khi đăng ký trình văn bản.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính . Trưởng phòng, ban và đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

• Đăng ký trình văn bản đi

Phòng soạn thảo văn bản phải đăng ký trình ký văn bản đi ở sổ đăng ký trình ký tại bộ phận văn thư và chuyển cho văn thư các tài liệu có liên quan (nếu có) kèm theo văn bản trình ký. Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

• Kiểm tra thể thức, trình ký

 Văn thư tiếp nhận văn bản trình ký và các hồ sơ tài liệu liên quan, kiểm tra thể thức văn bản:

• Nếu không đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản văn thư trả ngay cho phòng soạn thảo đề nghị chỉnh sửa lại (trường hợp gấp có thể báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo xử lý).
• Nếu các văn bản đạt các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư ký nhận vào sổ đăng ký trình văn bản, chuyển Chánh Văn phòng ký tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” để xác nhận văn bản được phép phát hành

Xem xét nội dung, ký duyệt:

Lãnh đạo Sở kiểm tra lần cuối và ký văn bản. Thời gian xem xét và phê duyệt không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp cần sửa chữa Lãnh đạo Sở chuyển văn bản cho Văn thư để chuyển đến phòng soạn thảo để hoàn chỉnh và trình ký lại. Văn thư phải ghi chép vào sổ đăng ký trình văn bản ở phần Ghi chú đầy đủ các trường hợp văn bản bị trả lại phòng soạn thảo để theo dõi chặt chẽ, không để thất lạc văn bản.

• Phát hành văn bản

Sau khi nhận lại cặp trình ký từ Lãnh đạo Sở, Văn thư kiểm tra những văn bản nào đã được ký duyệt thì Văn thư nhập sổ công văn đi trên phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản, không để chậm quá 1 ngày. Những văn bản có đóng dấu “Khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển ngay sau khi đăng ký.

• Lưu văn bản đi:

Văn thư lưu văn bản gốc và chuyển trả bản chính cùng các hồ sơ tài liệu kèm theo có ký nhận cho phòng soạn thảo để lưu trong hồ sơ.

2.2.6.Hiệu quả công tác quản lý vản bản đi, đến 

Hiệu quả quản lý văn bản là kết quả của sự tác động của các cơ quan, tổ chức lên lĩnh vực quản lý văn bản, nhằm tiếp nhận, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức;  lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.

• Hiệu quả về mặt thời gian Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn bản đi – đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc, chậm việc và và  quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Cụ thể:

Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn: từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ) . Riêng những văn bản đóng dấu khẩn, có nội dung khẩn, thời gian xử lý chỉ khoảng 1 giờ.

• Thời gian phát hành văn bản đi:

Đối với những văn bản có thể gửi qua môi trường mạng: 1-3 giờ

Đối với những văn bản không gửi được qua môi trường mạng (gửi qua đường bưu điện): 2-5 ngày

Nhìn chung, thời gian xử lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định tại quy trình công tác quản lý văn bản đã ban hành. Tuy nhiên, khoảng thời gian này còn tương đối dài, có một số văn bản đến sau 72 giờ mới đến tay chuyên viên xử lý, một số văn bản đi không gửi qua được môi trường mạng thì mất đến vài ngày. Thời gian xử lý văn bản dài như vậy ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ giải quyết công việc chung của toàn cơ quan.

• Hiệu quả về tính kinh tế

Hiện tại, Sở Y tế Hà Nội bố trí 3 nhân sự làm công tác quản lý văn bản đi, đến. Trong đó: 01 cán bộ được giao tiếp nhận, xử lý sơ bộ văn bản đến, trình ký văn bản; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ vào sổ, phát hành, đóng dấu văn bản đi; 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phô tô văn bản, chuyển trả văn bản cho các phòng chuyên môn. Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản cũng được trang bị đầy đủ, khá hiện đại: máy vi tính, máy scan, mạng internet…

Tuy nhiên, hàng ngày bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội đều thường xuyên phải làm thêm giờ mới hoàn thành hết khối lượng công việc: vào sổ tiếp nhận, scan,  xử lý khoảng 100 văn bản đến, phát hành khoảng 80 văn bản đi, đóng dấu văn bản, thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công… Điều đó đồng nghĩa với việc, có một số văn bản đến được chuyển đến phòng chuyên môn ngoài giờ hành chính sẽ không kịp thời được giải quyết và một số văn bản đi được gửi cho các đơn vị khác ngoài giờ hành chính sẽ không được các cơ quan, đơn vị tiếp nhận kịp thời.

Như vậy, việc bố trí nhân sự trong công tác quản lý văn bản đi, đến chưa hợp lý, cần bổ sung thêm nhân sự để có thể hoàn thành hết khối lượng công việc trong giờ hành chính.

• Hiệu quả về tính hợp lý: Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Sở Y tế Hà Nội đã ban hành Quy trình quản lý văn bản đi, đến khoa học, hợp lý và được nghiêm túc thực hiện nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.

Bên cạnh đó, Sở Y tế Hà Nội đã triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác quản lý văn bản đi, đến, 100% văn bản đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của văn bản cần sử dụng.

2.3 Đánh giá chung

2.3.1 Kết quả đã đạt được

2.3.1.1 Công tác chỉ đạo điều hành

Sở Y tế đã ban hành các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư năm 2016 tại cơ quan Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc như sau:

• Kế hoạch số 86/KH-SYT ngày 12/1/2016 của Sở Y tế Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ ngành y tế Hà Nội năm 2016;
• Kế hoạch số 5326/KH-SYT ngày 12/11/2015 của Sở Y tế Hà Nội về chỉnh lý tài liệu năm 2016;
• Danh mục hồ sơ năm 2016

• Về công tác tổ chức cán bộ

 Sở Y tế bố trí 03 công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến. Trong đó 01 đồng chí có trình độ Cử nhân lưu trữ quản trị văn phòng; 01 đồng chí có trình độ Thạc sỹ quản lý công, và 01 đồng chí đang theo học Cao học hành chính. Phụ trách trực tiếp công tác quản lý văn bản đi, đến là đồng chí Chánh Văn phòng. Về cơ bản, đội ngũ công chức làm công tác quản lý văn bản đi, đến của Sở có kỹ năng và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công việc và nhiệm vụ Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Sở phân công.

• Công tác quản lý văn bản đi, đến Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Bộ phận Văn thư Sở Y tế nghiêm túc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đã được ban hành, đảm bảo các nguyên tắc của công tác văn thư về: tính tập trung; nhanh chóng, kịp thời; chính xác; an toàn, bí mật; đảm bảo đúng quy trình .

Tập trung: Tất cả văn bản đi, đến của Sở Y tế được quản lý tập trung tại Bộ phận Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Bộ phận Văn thư khi nhận được văn bản chịu trách nhiệm phân loại sơ bộ, bóc bì những văn bản gửi đến Sở Y tế, trừ văn bản mật; các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận thì không bóc phong bì nhưng nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nhờ vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế được đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm.

Nhanh chóng, kịp thời: Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Sở Y tế Hà Nội được tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận- chuyển giao các văn bản đi – đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao và xử lý kịp thời đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết không để sót việc, chậm việc và quy định rõ thời hạn giải quyết và dần đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Văn bản đi, đến ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư Sở Y tế rất linh hoạt trong thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi nhận được những văn bản có tính chất quan trọng, khẩn, hỏa tốc, bộ phận văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp, chuyển cho cá nhân, phòng ban liên quan để giải quyết giúp đảm bảo tiến độ công việc, bộ phận nhận văn bản có thể xử lý ngay . Đặc biệt với đặc thù của ngành y tế Hà Nội, thường xuyên có các sự việc bất ngờ xảy ra, đòi hỏi được giải quyết kịp thời. Văn bản khẩn đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Bộ phận Văn thư Sở Y tế thường xuyên làm thêm ngoài giờ để đảm bảo phát hành ngay các văn bản khẩn này.

Sở Y tế Hà Nội rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản được nhanh chóng, kịp thời, đễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan. Thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công việc, 100% văn bản đi – đến được scan lưu dưới dạng file pdf, có đính chữ ký điện tử vào hệ thống quản lý văn bản, nhờ vậy việc khai thác văn bản được thực hiện rất thuận lợi, dễ dàng, chỉ vài thao tác nhấp chuột có thể tìm được nội dung của văn bản cần sử dụng. Bên cạnh đó, Sở Y tế đã triển khai hòm thư điện tử công vụ đến các đơn vị trong ngành cũng như gửi thư điện tử đến các cơ quan, tổ chức liên quan giúp thuận tiện cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi công việc của ngành, tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong công tác gửi nhận văn bản.

Bên cạnh đó, công tác đôn đốc nhắc việc cũng được đặc biệt chú trọng. Cán bộ làm công tác quản lý văn bản đến không chỉ tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến mà thường xuyên rà soát các văn bản gần đến hạn báo cáo, đôn đốc các phòng ban chuyên môn trả lời văn bản kịp thời.

• Tính chính xác: Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Nghiệp vụ văn thư được thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản…không xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Con dấu được sử dụng và thực hiện quản lý nghiêm ngặt theo quy định  Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn.

Chính xác về quá trình giải quyết văn bản đảm bảo chính xác về nội dung, thể thức văn bản. Sở Y tế nghiêm túc thực hiện theo đúng quy trình ban hành cũng như chuyển nhận văn bản nhờ vậy văn bản ban hành được đảm bảo đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV; văn bản đến đúng đối tượng nhận kịp thời, nhanh chóng. Về nội dung các văn bản được Sở Y tế ban hành đã đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của ngành và của Thành phố Hà Nội; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.

Tính an toàn, bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định chính xác độ mật của văn bản, lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ bí mật, lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan; không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; văn bản mật được đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết, không chuyển giao văn bản qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa…

Bộ phận văn thư của Văn phòng Sở Y tế được bố trí ở vị trí độc lập, những cá nhân không phận sự không được ra vào tùy tiện phòng văn thư. Văn bản mật được tiếp nhận, lưu và bảo quản theo chế độ riêng. Nhân viên văn thư được lựa chọn và đào tạo đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn của công việc được giao.

Sở Y tế Hà Nội sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản hiện đại, được cài đặt đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đảm bảo sự bảo mật. Các cá nhân được giao quản lý tài khoản sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản đặc biệt là bộ phận văn thư chịu trách nhiệm giữ bí mật tài khoản, không được tiết lộ ra bên ngoài. Mỗi tài khoản được phân quyền khai thác hệ thống quản lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của cá nhân được giao tài khoản đó.

Đảm bảo đúng quy trình: Sở Y tế Hà Nội đã ban hành quy trình quản lý văn bản đến, đi và nghiêm túc thực hiện công tác quản lý văn bản theo đúng trình tự, thủ tục đó.

2.3.2 Hạn chế Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Công tác quản lý văn bản đi- đến tại Văn phòng Sở Y tế đã và đang ngày càng được quan tâm, thực hiện tốt hơn. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế cần khắc phục

• Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, một số lỗi nhầm về nội dung văn bản (như các lỗi chính tả, đánh máy nhầm tên, số…)
• Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
• Việc quản lý văn bản đi chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung. Một số thủ tục hành chính không được quản lý tại sổ văn bản đi của văn thư mà có sổ riêng do phòng chức năng mở sổ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tìm kiếm, lưu trữ tài liệu.
• Thời gian xử lý văn bản từ lúc tiếp nhận văn bản tại bộ phận Văn thư đến phòng chuyên môn từ 4 – 24 giờ ( nếu văn bản thường quy đến vào chiều thứ 6, có thể đến 72 giờ), như vậy, khoảng thời gian này còn tương đối nhiều, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết nội dung xử lý của văn bản.
• Vẫn xảy ra tình trạng xử lý quá hạn văn bản, trả lời văn bản chậm trễ. Tính trong năm 2015, Sở Y tế có 215 văn bản trả lời quá hạn. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến công tác thi đua, hình ảnh, uy tín của Sở Y tế Hà Nội mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan.
• Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, nhiều cá nhân có thể ra vào phòng văn thư khá tự do.
• Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và Sở Y tế Hà Nội nói riêng.
• Theo quy định về việc đóng dấu văn bản thì :”Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”. Tuy nhiên, do đặc thù công việc, các tài liệu, phục lục kèm theo rất quan trọng nhưng lại quá dày nên Văn thư Sở Y tế khó mà thực hiện đúng theo quy định này trong việc đóng dấu giáp lai văn bản (có thể 10-20 trang văn bản/1 dấu giáp lai). Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.
• Vẫn xảy ra tình trạng có một số văn bản đến trực tiếp các phòng chuyên môn hay lãnh đạo Sở không được chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn bản.
• Tuy chưa xảy ra sai sót liên quan đến công tác bảo mật, nhưng việc đảm bảo tính bảo mật vẫn còn một số lỗ hổng: Việc đưa văn bản lên hệ thống mạng internet mặc dù mang lại rất nhiều hiệu quả, tuy nhiên nó lại chứa các nguy cơ bị các hacker ăn cắp thông tin dữ liệu; Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định.
• Khối lượng công việc khá nhiều, song lại chỉ có 03 cán bộ làm công tác văn thư nên bộ phận văn thư thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành chính.

2.3.3 Nguyên nhân

 Nguyên nhân của các hạn chế nêu trên đó là do:

• Về nhân sự: Khối lượng văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội mỗi ngày khá lớn 100 văn bản đến, 80 văn bản đi, nhưng số lượng cán bộ làm công tác quản lý văn bản đi, đến lại chỉ có 03 người, trong đó có 01 cán bộ sắp đến tuổi nghỉ hưu. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội. Muốn hoàn thành hết công việc đòi hỏi bộ phận văn thư phải thường xuyên làm thêm giờ.
• Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Đó chủ yếu là các bác sỹ, dược sỹ, không nắm vững các quy định về thể thức văn bản dẫn đến việc soạn văn bản sai thể thức, đôi khi phải “trình lên, trình xuống” nhiều lần.
• Việc trang bị phương tiện kỹ thuật công tác quản lý văn bản còn hạn chế:

Cấu hình máy tính còn thấp, chưa được cài đặt hệ điều hành windows bản quyền, phần mềm diệt vỉ rút được cung cấp miễn phí không đủ mạnh   + Máy scan, máy fax, máy photo coppy được sử dụng đã lâu với tần suất hoạt động thường xuyên nên thỉnh thoảng bị hư hỏng, trong khi thủ tục sửa chữa lại rườm rà

Hệ thống mạng internet, đường truyền còn chậm

Do hạn chế về kinh phí nên chưa có hệ thống máy tính scan lưu riêng văn bản mật theo đúng quy định

• Về quy trình quản lý văn bản và việc tuân thủ quy trình: Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

Theo quy trình quản lý văn bản thì tất cả văn bản sau khi được Chánh Văn phòng xem xét đề xuất chuyển cho phòng chuyên môn sẽ được văn thư chuyển vào phòng chờ Giám đốc Sở ký duyệt 2 đợt mỗi ngày:10 giờ 30 và 16 giờ 30. Để kịp thời gian này, cán bộ văn thư sẽ không vào sổ văn bản những văn bản thường quy đến sau 16 giờ (10-20 văn bản mỗi ngày), những văn bản này sẽ được vào sổ văn bản vào buổi sáng và chuyển vào phòng Giám đốc lúc 10 giờ 30 hôm sau, sau đó chuyển trả lại phòng văn thư vào 13 giờ 30, văn thư sẽ chuyển cho phòng chuyên môn vào 14 giờ. Như vậy, thời gian văn bản từ khi tiếp nhận tại bộ phận văn thư đến chuyển cho phòng chuyên môn có thể đến 24 giờ (hoặc 72 giờ nếu văn bản đến vào chiều thứ 6), khoảng thời gian như vậy là quá nhiều dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc giải quyết văn bản đến.

Mặc dù theo quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ của Sở Y tế thì “Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan” , tuy nhiên do lịch sử để lại từ nhiều năm trước mà một  số thủ tục hành chính như Giấy phép hoạt động do phòng chuyên môn cấp và họ mở sổ tự quản lý tại phòng chuyên môn đó.

Đặc trưng hoạt động y tế thường xuyên có nhiều sự cố bất ngờ cần sự chỉ đạo giải quyết ngay dẫn đến sự rút ngắn, làm tắt quy trình của công tác quản lý văn bản đã được ban hành. Lãnh đạo các phòng chuyên môn sau khi duyệt qua nội dung văn bản cần ban hành thì báo cáo, trình ký trực tiếp với Ban Giám đốc Sở, bỏ qua một số khâu về duyệt thể thức, nội dung, không tuân thủ đúng quy trình ban hành văn bản, khiến xảy ra sai sót về nội dung, thể thức khi ban hành văn bản   Nguyên nhân khác:

• Lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi họp, nhiều hôm không có thời gian để xử lý ngay các văn bản nhận được trong thời gian hành chính Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.
• Việc báo cáo ngay các văn bản nhiều khi không đóng dấu khẩn nhưng có tính chất khẩn, quan trọng phụ thuộc vào năng lực chủ quan của cán bộ văn thư
• Tính đặc thù của công tác y tế, thường xuyên xảy ra nhiều sự việc bất ngờ, cần có sự chỉ đạo ngay, nhiều văn bản cần xử lý ngoài giờ hành chính
• Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản khiến hoạt động này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống mạng, đường truyền… nên chỉ cần một sự cố hỏng hóc nhỏ về hệ thống mạng cũng dẫn đến sự đình trệ trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc

TIỂU KẾT

Chương 2 nêu rõ thực trạng công tác xử lý văn bản đi, văn bản đến tại Sở Y tế Thành phố Hà Nội về tổ chức bộ máy, nhân sự, các trang thiết bị phục vụ công việc và quy trình quản lý văn bản. Bên cạnh đó, tác giả giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ và các loại văn bản mà Sở ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tác giả đánh giá được kết quả cũng như các hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và xử lý văn bản, nguyên nhân của các hạn chế đó. Đối chiếu với nội dung lý luận được nêu ở chương 1, thực trạng ở chương 2 là cơ sở thực tiễn cho các giải pháp nêu ở chương 3 của Luận văn. Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Luận văn: Giải pháp công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội