Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Khóa luận: Ảnh hưởng của văn hoá kinh doanh Nhật Bản trong đàm phán thương mại quốc tế với các đối tác Việt Nam dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.3. ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HOÁ KINH DOANH NHẬT BẢN TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VỚI CÁC ĐỐI TÁC VIỆT NAM.

2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

Mục đích của giai đoạn này là chuẩn bị những thông tin, kế hoạch và phương án đàm phán hiệu quả nhất tạo điều kiện cho quá trình đàm phán diễn ra nhanh chóng và thành công.

2.3.1.1. Tìm hiểu và thu thập thông tin

Tìm hiểu về thị trường:

Khi thâm nhập vào một thị trường mới, các doanh nghiệp Nhật Bản luôn tìm hiểu và phân tích rất kỹ những thông tin liên quan đến thị trường đó, những thuận lợi và khó khăn, rồi mới lập phương án kinh doanh và lựa chọn đối tác. Những thông tin về thị trường là không thể thiếu trước khi tiến hành bất kỳ thương vụ nào. Do đó, khi muốn làm ăn với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cũng phải tiến hành các cuộc thăm dò nghiên cứu một cách toàn diện thị trường Nhật Bản. Nội dung nghiên cứu thị trường có thể bao gồm dung lượng thị trường, tình hình cung cầu, các yếu tố của môi trường kinh doanh như luật pháp, chính sách, tình hình chính trị…, các tập quán cảng biển, tập quán buôn bán của ngành hàng. Trên cơ sở đó, xác định sản phẩm của mình được định vị trên thị trường Nhật như thế nào, khối lượng sản phẩm, giá cả và nhóm khách hàng. Ngoài ra, cần phải nghiên cứu nền văn hoá và văn hoá kinh doanh ở thị trường Nhật để phần nào hiểu được cách suy nghĩ, phán đoán được các tình huống và có những ứng xử thích hợp trong quá trình đàm phán. Các doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu cả các đối thủ cạnh tranh nếu bên đối tác muốn lựa chọn nhiều bạn hàng khác nữa. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Tìm hiểu về đối tác:

Một đặc trưng tiêu biểu của các doanh nghiệp Nhật Bản trong quá trình chuẩn bị đàm phán, đó là tìm hiểu kỹ mọi thông tin về phía đối tác của mình. Yếu tố quyết định thành công hay thất bại của cuộc đàm phán phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ bền vững, lâu dài mà các doanh nghiệp có thể xây dựng với phía Nhật Bản. Người Nhật thường từ chối mạn đàm với những người mà họ ít quen biết, họ chỉ giao dịch khi đã có những hiểu biết nhất định về phía đối tác. Triết lý của họ là “phải hiểu rõ đối tác là ai rồi mới ngồi lại đàm phán” chứ không bao giờ làm ngược lại. Do đó họ đánh giá rất cao việc tìm hiểu thông tin và dành khá nhiều thời gian cho công việc tìm kiếm này.

Trước hết, cơ cấu tổ chức công ty của bạn hàng là mối quan tâm đầu tiên của các thương nhân Nhật Bản. Các doanh nghiệp Nhật Bản thường yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến cơ sở sản xuất để tận mắt chứng kiến năng lực tổ chức quản lý sản xuất của bạn hàng hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn hàng của mình. Việc tìm kiếm những thông tin này rất quan trọng vì nó sẽ giúp họ so sánh được năng lực của đối tác với các doanh nghiệp khác đang hoạt động trên thị trường. Từ đó thấy được thế mạnh hay điểm yếu của bạn hàng mà tìm cách xây dựng các chiến lược đàm phán hay quyết định hợp tác lâu dài. Các doanh nghiệp Nhật Bản có thể sẽ tiến hành tìm hiểu mọi thông tin về đối tác thông qua các bạn hàng của đối tác, hồ sơ của công ty, tìm hiểu cặn kẽ về quá trình kinh doanh và những kết quả đã đạt được. Các công ty Nhật thường rất quan tâm tới việc in ấn và phân phát cuốn Lược sử công ty (giới thiệu chi tiết về lịch sử công ty, lĩnh vực kinh doanh, cơ sở vật chất), các cuốn catalogue chào hàng chỉ rõ các sản phẩm, các nhóm hàng cung cấp, danh sách khách mua hàng và các dự án mà công ty đang làm để qua đó, tìm hiểu mọi khía cạnh về tiểu sử của bạn hàng. Vì vậy, một trong những điểm cần lưu ý khi kinh doanh với người Nhật là nên chuẩn bị và cung cấp đầy đủ mọi thông tin về công ty mình cho họ.

Doanh nhân Nhật không chỉ quan tâm tới giá của sản phẩm mà cũng rất quan tâm tới các điều kiện giao dịch khác như chất lượng sản phẩm và khả năng cung cấp hàng hoá ổn định của đối tác. Vì vậy, phía đối tác nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu bao gồm cả số liệu về khả năng sản xuất và công nghệ của công ty mình để đảm bảo thuyết phục được phía Nhật. Người Nhật rất thích việc bạn hàng cung cấp cho mình những mẫu sản phẩm, các tài liệu về công nghệ, máy móc trang thiết bị sản xuất và các nguyên liệu dùng cho sản xuất. Những việc làm như thế được họ đánh giá rất cao và có thể tạo cơ sở cho sự tin tưởng đối với bạn hàng. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Ngoài ra, họ còn tìm hiểu rất kỹ thông tin về các cá nhân trong phái đoàn đàm phán như nhu cầu tâm lý, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lược, thủ tục đàm phán… Họ rất coi trọng việc thông báo chi tiết nhân sự và bố trí thời gian, địa điểm đàm phán, công việc này có chiều hướng thuận lợi hơn khi gặp lại các đối tác cũ.

Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam chưa thực sự đánh giá đúng tầm quan trọng của giai đoạn này, và chưa thực sự chú trọng tìm kiếm thông tin về đối tác. Muốn thành công khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần phải tìm hiểu kỹ về họ. Trước hết, cần nghiên cứu tư cách pháp nhân, năng lực tài chính cũng như uy tín kinh doanh của đối tác. Những thông tin này giúp các doanh nghiệp Việt Nam biết họ có đủ tư cách hợp pháp và năng lực để tiến hành giao dịch kinh doanh với mình hay không. Tiếp đó, nên nghiên cứu về nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của đối tác, mức độ cần thiết của hợp đồng này đối với họ, họ có lựa chọn nhiều bạn hàng khác nữa không. Đó sẽ là cơ sở để cân nhắc các mục tiêu, chiến lược, chiến thuật đàm phán. Đồng thời, cũng nên tiến hành nghiên cứu tình hình đội ngũ đàm phán của đối tác với các thông tin như năng lực, sở trường, kinh nghiệm, tính cách của từng người, quan hệ giữa họ ra sao, ai là người ra quyết định… Từ đó, có thể chuẩn bị thái độ ứng xử phù hợp, dự đoán trước các phản ứng và khắc phục các trở ngại trong giao tiếp.

Để có thể thu thập được những thông tin về đối tác cũng như về thị trường Nhật, các doanh nghiệp có thể liên hệ với các tổ chức hỗ trợ, thúc đẩy xuất khẩu Việt Nam như Bộ Công thương và các bộ liên quan, Đại sứ quán, Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản. Các tổ chức và cơ quan này có thể cung cấp những thông tin về cách thức tiến hành việc xuất khẩu vào thị trường, những đòi hỏi của thị trường đối với vấn đề nhập khẩu, đồng thời cũng có thể giới thiệu những nơi có thể tiếp xúc ở nước nhập khẩu. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể liên lạc với văn phòng JETRO (Tổ chức xúc tiến thương mại Nhật Bản) để lấy các thông tin về thị trường Nhật hoặc có thể liên hệ trực tiếp với các công ty Nhật thông qua các văn phòng, chi nhánh của họ tại nước mình. Khi bắt đầu tiếp cận, nếu các công ty Nhật không trả lời đề nghị ban đầu của phía Việt Nam thì không hẳn là công ty đó không quan tâm đến lời đề nghị ấy. Vì các quyết định về những dự án lớn cần phải có thời gian để tham khảo ý kiến của toàn bộ công ty nên việc đưa ra quyết định thường rất mất thời gian và việc trả lời có thể bị trì hoãn. Trong trường hợp đó các doanh nghiệp Việt Nam cần tìm được cách tiếp cận thích hợp và tìm cơ hội để nhắc lại đề nghị ban đầu của mình, tránh thái độ nôn nóng, hấp tấp vì người Nhật sẽ cho rằng thái độ nôn nóng có nghĩa là đang có âm mưu gì đó đối với họ.

Để đảm bảo cho việc đàm phán diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp Việt Nam nên tự giới thiệu mình trước để được sắp xếp các cuộc gặp mặt. Ở Nhật, việc hẹn gặp làm việc với các cơ quan Chính phủ hay với các công ty qua điện thoại là điều khó khăn, nên thông thường việc tiếp xúc giữa doanh nghiệp Nhật và một khách hàng tiềm năng được thực hiện thông qua sự giới thiệu của một người trung gian. Người Nhật coi trọng một đối tác nếu người đó được sự giới thiệu của một người hay một tổ chức có uy tín nhiều hơn là gửi thư chào hàng hoặc gửi mẫu mã, catalogue qua bưu điện. Người trung gian có thể là một ngưòi quen của doanh nghiệp hoặc là các tổ chức xúc tiến thương mại như JETRO, KEIDANREN (Liên đoàn các tổ chức kinh tế) và các hiệp hội mậu dịch khác.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>>  Dịch Vụ Viết Khóa Luận Tốt Nghiệp Ngành Kinh Tế

2.3.1.2. Xác định hình thức và qui mô đàm phán Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Thông thường có 3 hình thức đàm phán phổ biến là: đàm phán bằng văn bản, đàm phán qua điện thoại và đàm phán trực tiếp. Tuy nhiên tuỳ vào mức độ quan hệ với bạn hàng mà người Nhật sử dụng các hình thức đàm phán khác nhau.

• Đàm phán dưới dạng văn bản qua thư từ, điện tín, fax: Các công ty Nhật ít khi sử dụng hình thức này đối với các khách hàng mới.
• Đàm phán qua điện thoại: Các doanh nghiệp Nhật Bản ít khi sử dụng hình thức này trong trường hợp cần thiết do dễ gây hiểu lầm. Ngay sau mỗi cuộc điện thoại bao giờ họ cũng yêu cầu xác nhận bằng văn bản các thông tin đã được truyền đạt hoặc được chấp nhận qua điện thoại.
• Đàm phán trực tiếp: Với các bạn hàng mới, người Nhật luôn coi việc tiếp xúc để tìm hiểu ban đầu là quan trọng và họ sẽ không quản ngại chi phí đường xá xa xôi để đến thăm đối tác nếu đó là bạn hàng có tiềm năng phát triển trong tương lai.

Trong một số trường hợp, họ sử dụng kết hợp cả 3 hình thức để đạt hiệu quả cao nhất.

Về quy mô đàm phán, người Nhật ưa đàm phán bằng một nhóm nhân viên, thường là những người có chức vị khác nhau. Cũng có khi họ chọn những người lãnh đạo có tính mạnh dạn và ra quyết định nhanh chóng. Phía đối tác phải dựa vào những thông tin thu nhận được về đoàn đàm phán của họ để có cách lựa chọn nhân sự phù hợp cho buổi đàm phán. Cần chuẩn bị lực lượng đàm phán giỏi chuyên môn, ngoại ngữ, có bản lĩnh, chịu được áp lực về mặt thời gian. Cần có sự tương ứng về cấp bậc với các thành viên trong đoàn đàm phán của doanh nghiệp Nhật. Nếu có thể, nên chọn những người biết tiếng Nhật vào đoàn đàm phán. Nếu không thì phải có biên dịch viên Việt – Nhật. Phần lớn các công ty Nhật đã từng giao dịch với đối tác nước ngoài đều có thể đàm phán bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, khi đàm phán về những vấn đề phức tạp thì nên sử dụng phiên dịch viên để hai bên dễ hiểu vì tiếng Anh của người Nhật không tốt lắm.

2.3.1.3. Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán

Lựa chọn thời gian đàm phán: Người Nhật rất kỷ luật và quý trọng thời gian, do đó, trước khi đàm phán, cần thống nhất với họ lịch làm việc cụ thể chi tiết, tránh mập mờ lãng phí thời gian. Họ thường muốn lựa chọn một thời gian đàm phán thích hợp cho cả hai bên tham gia đàm phán, để cả hai phía đều có đủ thời gian cân nhắc tính toán hiệu quả kinh doanh của hợp đồng. Không bao giờ những buổi đàm phán được tổ chức vào ngay trước những ngày nghỉ cuối tuần hay vào khoảng thời gian diễn ra những ngày lễ chính ở Nhật như ngày lễ cuối năm và dịp năm mới (27/12-4/1), Tuần lễ vàng (29/4-5/5), lễ hội Obon và dịp Trung thu. Đó là những ngày lễ quan trọng của Nhật Bản, trong những ngày này người Nhật không tập trung vào công việc làm ăn nên nếu có tiến hành đàm phán vào dịp này thì cũng không đem lại hiệu quả cao.

Lựa chọn địa điểm, môi trường đàm phán: Người Nhật ưa sự gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ và sáng sủa. Họ có thể đánh giá sơ bộ về tiềm năng của công ty Việt Nam qua việc quan sát quy mô trụ sở công ty, cách bài trí phòng đàm phán và cách tiếp đón, phục vụ của nhân viên lễ tân. Những chi tiết dù là nhỏ nhặt nhất cũng được họ quan sát rất tỉ mỉ và hình thành nên cái gọi là ấn tượng ban đầu về đối tác trong mắt người Nhật.

Hiện nay ở Việt Nam, các doanh nghiệp chủ yếu tận dụng cơ sở vật chất sẵn có của bên tổ chức đàm phán. Thông thường, các doanh nghiệp Việt Nam dùng một phòng họp cho tất cả các buổi đàm phán. Tuy nhiên càng ngày việc thuê địa điểm đàm phán càng phổ biến, các dịch vụ văn phòng cho thuê có thể đáp ứng tốt nhu cầu này.

2.3.2. Giai đoạn đàm phán Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

2.3.2.1. Giai đoạn tiếp xúc

Tiếp xúc theo nghĩa rộng là cả trong và ngoài bàn đàm phán vì một mối quan hệ làm ăn phải có quá trình tạo dựng lâu dài chứ không chỉ gặp nhau một lần khi đàm phán. Mục đích của giai đoạn này là xây dựng bầu không khí hợp tác. Người Nhật rất quan tâm đến những ấn tượng ban đầu, do đó ta nên tìm cách tạo mối quan hệ thân thiện và xây đắp lòng tin ngay từ lần đầu tiếp xúc để tạo điều kiện cho quá trình đàm phán sau này.

Trong quá trình gặp gỡ và làm việc với các doanh nhân Nhật Bản chúng ta cần phải chú ý đến rất nhiều yếu tố. Đó là những nét văn hoá kinh doanh đặc trưng của người Nhật mà bất kỳ một doanh nghiệp nước ngoài nào muốn hợp tác thành công với họ cũng nên biết:

• Giờ hẹn: Người Nhật rất coi trọng việc đúng giờ. Họ đồng nhất việc không đến đúng hẹn của đối tác với một hành vi không tôn trọng họ và do đó cuộc đàm phán có thể sẽ thất bại. Vì vậy, mỗi khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các yếu tố có thể làm trễ hẹn như hỏng xe, tắc đường… Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho các doanh nhân Việt Nam, vì người Việt Nam chưa có thói quen đúng giờ và hệ thống giao thông chưa tốt. Nên đến đúng giờ hay sớm hơn giờ hẹn, nếu gặp trường hợp bất khả kháng không thể đến đúng hẹn được thì phải gọi điện báo lại giờ hẹn gặp. Tuy nhiên trong trường hợp bạn hàng Nhật đến muộn, nên lợi dụng điều đó để chiếm ưu thế. Người đàm phán có thể coi như không có chuyện gì xáy ra, song khi đối phương nói lời cáo lỗi thì chuyển ngay chủ đề sang việc chính, từ đó sẽ đẩy đối phương vào trạng thái bất an, và thế chủ động sẽ thuộc về chúng ta. Thậm chí, có những nhà đàm phán cố tình tới sớm hơn một chút, để khi đối phương đến đúng giờ, họ lại nói với anh ta: “Tôi chờ anh đã lâu rồi”, nhằm tạo tâm lý bất an cho đối phương.
• Hình thức: Người đàm phán nên chú ý đến vẻ ngoài của mình, vì nguời Nhật rất chú trọng hình thức, không chỉ là trang phục mà còn cả cử chỉ, thái độ, từ ngữ… Các doanh nhân Nhật Bản luôn mặc trang phục đàng hoàng lịch sự, nam giới thường mặc comple với màu phổ biến là xanh hoặc xám. Bất cứ lúc nào, quần áo cũng phải sạch sẽ, thẳng nếp, sơ mi luôn bỏ trong quần.
• Cách giới thiệu: Thông thường khi một người Nhật giới thiệu về mình, họ không đề cập cụ thể đến công việc của họ, mà đi kèm với lời giới thiệu tên, họ thường nói luôn mình là nhân viên của công ty nào. Điều này bắt nguồn từ truyền thống và ý thức luôn gắn bó với tập thể của người Nhật. Với họ, việc được hoà mình trong tập thể như vậy là một vinh dự. Cùng với việc giới thiệu này, họ sẽ trao danh thiếp cho đối tác để hai bên có thể biết được chức danh và địa vị của nhau. Người Nhật sẽ rất hài lòng nếu bạn bỏ thời gian học lấy một đôi câu tiếng Nhật. Những câu giới thiệu cần đồng thời với động tác cúi đầu và đưa danh thiếp của bạn ra. Các thành viên trong đoàn đàm phán nên được giới thiệu theo thứ tự tuổi tác hoặc cấp bậc từ trên xuống.
• Cách chào hỏi: Câu chào của người Nhật có sự phân biệt theo thời gian, sáng (ohayo-gozaimatsu), trưa – chiều (konichiwa), tối (kombanwa) và không có đại từ nhân xưng kèm theo. Người Nhật coi việc cúi chào là cả một nghệ thuật. Khi cúi chào phải duỗi hai tay dọc thân đối với nam giới và chắp hai tay ra phía trước đối với nữ giới, đầu và thân cúi thẳng xuống, mắt nhìn xuống sàn. Nếu chào một người có chức vụ tương đương, có thể cúi ngang mức ông ta chào, nhưng nếu đó là người lớn tuổi hơn hoặc chức vị cao hơn thì phải cúi thấp hơn một chút. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản
• Nếu không thành thạo trong cách chào thì cũng không cần phải cố bắt chước vì người Nhật hiểu sự khó khăn đối với người nước ngoài khi thực hiện điều này nên họ cũng không đòi hỏi phải thực hiện. Trong hầu hết các tình huống chỉ cần cúi nhẹ đầu và hai vai là đủ để tỏ lòng kính trọng một cách tương xứng.
• Cách trao danh thiếp: Tại Nhật, không chỉ trong các cuộc đàm phán, mà khi gặp bất kỳ người nào lần đầu tiên, hành động phổ biến nhất là rút danh thiếp trao cho người đối thoại. Việc đưa danh thiếp thực tế là một sự nhìn nhận danh tính của mỗi người. Có thể nói rằng, khi kinh doanh với người Nhật, danh thiếp là một vật bất ly thân không thể thiếu. Đó là chìa khoá để xây dựng lòng tin trong kinh doanh với người Nhật. Danh thiếp của nhà đàm phán cần được in một mặt bằng tiếng Nhật, mặt kia bằng tiếng Anh. Khi thiết kế doanh nghiệp nên nhớ rằng người Nhật rất muốn biết thông tin về trình độ và bằng cấp của đối tác. Sẽ là một lợi thế nếu danh thiếp có ghi thông tin doanh nhân là hội viên của một tổ chức chuyên nghiệp nào đó. Trao và nhận danh thiếp cần phải dùng cả hai tay, khi trao cần đưa đúng chiều chữ để người nhận có thể đọc được. Người nhận danh thiếp cũng cần đọc chậm rãi, cẩn thận để bày tỏ sự tôn trọng với người đưa. Ở Nhật danh thiếp của những viên chức cấp cao thường do nhân viên cấp dưới trao. Sau khi nhận danh thiếp phải xem kỹ trong vài phút trước khi đặt lên bàn trước mặt mình để trong lúc bàn luận có thể nhìn thêm. Đây cũng là lúc người đàm phán có thể hỏi lại những gì trên danh thiếp mà mình không hiểu hoặc không phiên âm được. Cần phải nhớ không được nhét ngay vào túi tờ danh thiếp vừa nhận, điều đó sẽ tạo cho đối tác ấn tượng không tốt, bị coi là hành vi thiếu tôn trọng. Viết chữ lên danh thiếp vừa nhận cũng làm cho họ phật lòng.
• Cách ngồi và biểu hiện cảm xúc: Người Nhật thường cười mỉm, há hốc miệng bị xem là thô lỗ, vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt trên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút để tỏ ra tôn trọng người lớn tuổi.
• Cách ăn nói: Người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đó không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó là biểu thị của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy cần phải có thái độ ôn hoà, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thể làm mất đi quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
• Cách gọi tên: Để tỏ lòng kính trọng các đối tác Nhật Bản, nên gọi họ của họ và chỉ gọi bằng tên khi đã được yêu cầu, đồng thời cũng đừng mời họ gọi mình bằng tên nếu chưa biết rõ về nhau. Ngay cả khi đã có thể gọi đối tác Nhật bằng tên thì khi giới thiệu họ với người khác cũng phải dùng họ, để tránh bất kỳ sự khó chịu nào. Người Nhật cũng thường gọi chức danh thay vì gọi tên tục của một người.

Khi nói chuyện với người Nhật, phía đối tác có thể bị hỏi những câu hỏi riêng tư liên quan đến lương bổng, trình độ, đời sống gia đình… Nếu không muốn trả lời, người đàm phán vẫn phải giữ thái độ lịch sự và khéo léo chuyển sang chuyện khác. Trong văn hoá kinh doanh Nhật Bản, việc giữ thể diện cho nhau là rất quan trọng để giữ mối quan hệ hữu hảo. Thường xuyên nói câu xin lỗi được đánh giá là lịch sự. Người Nhật sẽ xin lỗi vì đến muộn, vì đưa đối tác đi xem một bộ phim không hay, vì chưa thể hiện hết lòng mến khách, vì đã thô lỗ trong cuộc gặp trước (dù thực tế không phải như vậy)… Các vị khách cũng nên học theo họ xin lỗi như vậy. Trong khi nói chuyện với người Nhật nên cố nói càng nhiều câu tiếng Nhật càng tốt, điều đó sẽ giúp chiếm được cảm tình của họ.

Việc sắp xếp chỗ ngồi: Đối với các doanh nhân Nhật Bản, việc sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc gặp là rất quan trọng và phải lo liệu chu đáo, dù ở nhà riêng, nhà hàng hay ở văn phòng. Khách Nhật sẽ cảm thấy được đối đãi tử tế nếu được bố trí chỗ ngồi đúng theo các quy tắc nghi thức. Không thể để khách Nhật “muốn ngồi đâu cũng được”. Muốn xếp chỗ đúng cách cho khách Nhật, cần biết một số nét văn hoá về các căn phòng theo lối cũ của Nhật, các nguyên tắc đó được người Nhật áp dụng cho cả những căn phòng kiểu phương Tây và phòng họp. Mỗi căn phòng theo kiểu truyền thống của Nhật thường có một tokonoma – một khoảng riêng biệt dọc theo một bức tường. Tokonoma được xem là chỗ tốt nhất trong phòng và được xác định bởi một tác phẩm nghệ thuật treo ở đó. Chỗ tương đương với tokonoma có thể là nơi có treo bức tranh giá trị nhất hay là nơi có tầm nhìn đẹp nhất. Vị khách có chức vị cao nhất sẽ được bố trí ngồi quay vào tokonoma hay nơi tương đương. Người Nhật cho rằng vị khách quý nhất phải ngồi ở chỗ có hậu cảnh.

Các vị khách có chức vụ thấp hơn thì ngồi ở hai bên ông ta theo thứ tự cấp bậc giảm dần. Nhóm chủ nhà ngồi ở phía bên trái nhóm khách, người có chức vụ cao nhất của nhóm chủ nhà ngồi gần khách nhất. Ngoài ra, khi bố trí chỗ ngồi cần nhớ là không bao giờ được mời khách Nhật ngồi quay lưng về phía cửa phòng. Đây là một tập tục bắt nguồn từ thời các vua chúa hay các võ sĩ đạo, sợ bị phản bội hay bị tấn công. Nếu ngồi quay lưng về phía cửa, kẻ tấn công sẽ có lợi thế ở tính bất ngờ. Mời khách ngồi quay lưng về phía cửa sẽ khiến khách thấy không an tâm.

2.3.2.2. Giai đoạn thương lượng Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình đàm phán, trực tiếp quyết định kết quả đàm phán. Trong giai đoạn này, cần phải cố gắng kích thích sự quan tâm của các thành viên tham gia và luôn giữ thế chủ động.

Để tạo không khí cởi mở, hợp tác cho buổi đàm phán, người đàm phán không nên đi ngay vào vấn đề chính mà sau khi giới thiệu thành viên và chương trình làm việc nên trao đổi một số câu chuyện xã giao. Với các đối tác Nhật thì chủ đề câu chuyện nên là khen ngợi sự đón tiếp nồng nhiệt của họ, hỏi thăm về gia đình hay có những nhận xét tích cực về nền kinh tế Nhật Bản…

Trình tự đàm phán: Các cuộc đàm phán với người Nhật thường bắt đầu bằng giới thiệu sản phẩm mẫu và sau đó tiến tới thảo luận các điều kiện giao dịch. Người Nhật quen đưa ra từng vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra một loạt vấn đề. Cách này tuy mất thời gian nhưng phía đối tác nên làm theo họ. Các quyết định có thể do người có chức vị cao nhất của họ đưa ra, tuỳ thuộc vào quy mô của giao dịch và nội dung của hợp đồng. Một khi vấn đề đưa ra vượt quá khả năng ra quyết định của người đó thì việc quyết định sẽ được dựa trên nguyên tắc thống nhất. Việc ra quyết định kiểu này thường mất nhiều thời gian, do đó phía đối tác phải kiên nhẫn chờ đợi.

Cách đặt và trả lời câu hỏi: Khi nhận được một câu hỏi, người Nhật thường không hấp tấp trả lời ngay mà phải dành thời gian suy nghĩ, vì với họ, nếu vừa trả lời xong mà lại sửa câu trả lời hoặc không đảm bảo sự nhất quán của các câu trả lời thì đó chính là biểu hiện cho sự thiếu chân thực của đối tác và của các thông tin đưa ra trong quá trình đàm phán. Ngược lại, doanh nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác của mình trả lời thẳng vào một vấn đề mà không vòng vo, dấu diếm.

Ngoài ra, khi thương lượng, người Nhật cũng rất quan tâm đến giọng nói vì nó tượng trưng cho tính cách và khí chất của con người. Trong khi phát biểu họ thường thích trình bày vấn đề một cách dõng dạc, rõ ràng, dứt khoát và phù hợp với không khí đàm phán để tránh gây hiểu lầm, tăng độ truyền tải thông tin, tăng niềm tin và tính chân thực của sự việc nhằm nâng cao hiệu quả thuyết phục. Nếu muốn hỏi đối tác Nhật Bản một vấn đề gì đó, phía đối tác cũng cần nêu câu hỏi cụ thể, mạch lạc. Nếu không muốn trả lời câu hỏi của họ, người đàm phán có thể lảng tránh bằng cách viện lý do chưa đủ thông tin, tài liệu hoặc phớt lờ câu hỏi. Tuy nhiên, có một nguyên tắc cần phải nhớ là hãy kiên nhẫn chờ họ nói hết câu, không nên cắt ngang câu nói của đối tác Nhật Bản, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng.

Cách thể hiện cảm xúc và thái độ trong đàm phán: Có một điều tưởng chừng là trở ngại cho các thương nhân nước ngoài khi đàm phán với các doanh nghiệp Nhật Bản, đó chính là việc không hiểu rõ về khái niệm Honne và Tatemae của người Nhật. Quan niệm trọng yếu này giúp người Nhật duy trì sự hoà hợp. Họ thường tránh nói lên cảm giác thật của mình (honne) để giữ hoà khí trong cuộc đàm phán. Chính vì vậy, việc hiểu rõ được đối tác người Nhật thực sự đang muốn gì là điều khá khó khăn. Cách tốt nhất nên làm trong những trường hợp như vậy là hãy hỏi thêm để hiểu chính xác hơn ý kiến thực của họ về vấn đề đó. Tuy nhiên khi hỏi cần chú ý nên đặt những câu hỏi mang tính mở và ở chừng mực nào đó mang tính gián tiếp để tránh gây ra bất cứ sự khó chịu nào cho đối tác người Nhật.

Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Người Nhật thường thấy khó khăn khi phải tiến hành đàm phán thương lượng với những người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn. Nếu gặp phải tình huống này, nhà đàm phán Việt Nam phải nỗ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Phải kiên trì, nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải nghiêm túc, hoà nhã, tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty.

Người đàm phán không nên tập trung tất cả sự chú ý của mình vào người nói tiếng Anh trong đoàn đàm phán người Nhật, vì người này thường là một người trẻ tuổi và ít có ảnh hưởng. Nếu không quan tâm đến người có quyền chức trong đoàn tức là đang xúc phạm họ. Cần phải quan sát xem phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào nhất để có ứng xử thích hợp. Thông thường ngưòi có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất.

Trong đàm phán người Nhật luôn tỏ ra rất ôn hoà, lịch lãm, khiêm nhường, thái độ bình tĩnh cung kính, nhưng ẩn náu đằng sau vẻ bề ngoài đó là ý nghĩ “tôi thắng, anh bại”. Họ coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng – bại, vừa phải giành được chiến thắng, vừa giữ được nghi lễ, thể diện. Họ không thích đối đầu trực diện, mà thường dùng những chiến lược và chiến thuật đặc biệt như: thay đổi thị trường, đưa ra sản phẩm mới, đề xuất những điều khoản, điều kiện đặc biệt… Trong văn hoá kinh doanh của người Nhật danh tiếng và địa vị xã hội của một người tỉ lệ thuận với thể diện. Khi đối tác làm mất thể diện của họ hay đơn giản chỉ là gây cho họ sự bối rối, dù là không cố ý thì cũng là rất nguy hiểm cho cuộc đàm phán. Để giữ hoà khí và thể diện cho đối tác, người Nhật không bao giờ nói không một cách trực tiếp. Tiếng “không” được xem là thô lỗ. Do đó nếu cần nói không, phía đối tác cũng phải dùng lối nói vòng vo, gián tiếp để tránh đối đầu và xúc phạm đến người đối thoại. Đặc điểm này của văn hoá kinh doanh Nhật khá giống với phong cách của các nhà đàm phán Việt Nam. Các nhà đàm phán Việt Nam cũng không muốn làm mất lòng ai nên không bao giờ trả lời thẳng thừng ý kiến của mình mà luôn dùng cách nói gián tiếp như: “tôi xin lỗi, tôi không được phép quyết định vấn đề này”, “tôi cũng muốn, nhưng điều này khó quá”… Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Nhiều khi người đàm phán phải nhắc lại lời đề nghị vài lần bằng những cách khác nhau để nhận được câu trả lời hay cam kết của người Nhật. Trong suốt buổi đàm phán tốt nhất là nên giữ một thái độ điềm tĩnh và lịch sự. Tránh thể hiện sự giận dữ, nóng nảy hay sốt ruột trên bàn đàm phán vì người Nhật sẽ cho rằng đối tác có ý đồ gì xấu. Hãy che dấu những cảm xúc này theo cách của người Nhật, bằng một nụ cười. Nụ cười của họ không đồng nghĩa với sự vui vẻ. Họ cười để che đậy sự sốt ruột, xấu hổ, bối rối, sốc hoặc sự không đồng tình. Người Nhật quen có một cử chỉ vừa gầm gừ trong cổ họng vừa lắc đầu. Họ thường làm vậy khi cảm thấy khó chịu, đó là dấu hiệu cho thấy họ không đồng ý. Tiếng cười mỉa mai cũng có thể nói lên một tình huống khó khăn.

Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt nhau vì cử chỉ đó được coi là tỏ vẻ hăm doạ. Những người trẻ hay cương vị thấp ít khi nhìn thẳng vào mắt người đối thoại mà thường nhìn xuống dưới, đầu hơi cúi xuống để tỏ ra kính trọng. Không nên suy ra rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật.

Sự im lặng: Một đặc điểm độc đáo trong phong cách đàm phán của người Nhật mà nhiều khi khiến đối tác nước ngoài bối rối là có những lúc đang đàm phán, phía Nhật bỗng ngồi im không nói năng gì, hai mắt nhắm lại trong một thời gian dài. Nếu không biết trước, phía đối tác sẽ không biết xử sự ra sao.Thực ra sự im lặng ấy có ý nghĩa là họ đang suy nghĩ một cách nghiêm túc về vấn đề đang bàn, hoặc đó cũng có thể là lúc họ không muốn biểu lộ thái độ, ý đồ, không muốn hành động mà chỉ lặng lẽ quan sát mọi việc, vì họ nghĩ rằng “im lặng là vàng”, “hoạ từ miệng mà ra”. Trong trường hợp đó, phía đối tác nên giữ thái độ bình thường, không nên tìm cách phá tan sự im lặng và không tuỳ tiện đưa ra quyết định. Trong thực tế đã có nhiều trường hợp đối tác nước ngoài do không hiểu nét đặc biệt này trong văn hoá kinh doanh của người Nhật mà dẫn đến bị thua thiệt. Một công ty điện thoại, điện báo quốc tế của Mỹ giao dịch với một công ty Nhật. Phía Mỹ đã ký trước vào hợp đồng, rồi đưa cho giám đốc công ty Nhật ký. Khi đưa hợp đồng, phía Mỹ thấy vị giám đốc này cứ im lặng không nói gì thì nghĩ rằng ông này không đồng ý, nên đã vội vàng trả thêm cho phía Nhật 250 nghìn USD nữa. Như vậy phía Mỹ đã hiểu lầm ý nghĩa sự im lặng của đối phương, nhờ đó phía Nhật được lợi.

Sự nhượng bộ: Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác nhiều như các đối tác khác, nhưng đừng vì vậy mà nhượng bộ quá nhanh, vì nếu làm thế họ sẽ tự hỏi về sự trung thực và lời đề nghị ban đầu của phía đối tác. Nếu có thể hãy để họ đưa ra sự nhân nhượng trước. Để có thể thuyết phục được người Nhật cần có rất nhiều kỹ năng, kỹ xảo và phải hiểu được tâm lý của họ. Cần trình bày mạch lạc, ngắn gọn, dễ hiểu và lập luận đúng mức lịch sự, tế nhị với thái độ tự tin, nhã nhặn và luôn hướng về phía người ra quyết định. Cần nhớ rằng người Nhật rất kiên nhẫn trong đàm phán và họ có thể ra quyết định nhượng bộ vào phút cuối cùng sau quá trình chờ đợi sự nhượng bộ của đối tác. Do vậy, nhiều hợp đồng chỉ được ký ngay trước khi đối tác nước ngoài lên máy bay về nước. Người đàm phán không nên tỏ thái độ sốt ruột vì điều này có thể gây ra bất lợi. Người Nhật sẽ tìm cách kéo dài thời gian, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của đối tác nước ngoài để dồn ép ký hợp đồng theo ý họ. Để đối phó với chiến lược này đoàn đàm phán Việt Nam nên giữ kín lịch trình, tỏ ra không chịu áp lực về mặt thời gian và chủ động đưa ra đề nghị của mình.

2.3.3. Giai đoạn sau đàm phán và một số hoạt động hỗ trợ Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Sau khi cuộc đàm phán đi đến kết quả cuối cùng, các đối tác bắt tay vào một số công việc như ký kết hợp đồng, cùng nhau hợp tác, xây dựng kế hoạch để triển khai công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đây cũng là một giai đoạn không kém phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh với các doanh nghiệp Nhật Bản vì nó là giai đoạn để thể hiện, để kiểm chứng về năng lực sản xuất, khả năng hợp tác của hai bên, góp phần xây dựng và củng cố niềm tin cũng như tạo ra chữ tín với phía đối tác để từ đó thiết lập một quan hệ làm ăn lâu dài và bền vững.

2.3.3.1. Ký kết hợp đồng

Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Sau khi kết thúc đàm phán, dù kết quả là thành công hay thất bại thì cái mà người Nhật muốn để lại trong ý nghĩ của đối tác là chữ tín. Trong trường hợp không đi đến được thoả thuận cuối cùng là ký kết hợp đồng thì người Nhật vẫn mong muốn và quan tâm đến mối quan hệ mà họ đã tạo dựng được sau những lần đàm phán với đối tác. Họ muốn tạo được lòng tin từ phía đối tác để nếu sau này có những cơ hội đàm phán giao dịch lại với đối tác thì nó sẽ có thể đem lại những điều kiện thuận lợi cho cả hai phía để đi đến một kết quả tốt đẹp hơn. Một khi đã cảm tình, người Nhật luôn cố hết sức để thực hiện những gì mình đã hứa với đối tác cho đến khi đàm phán kết thúc.

Ngược lại, nếu kết quả của cuộc đàm phán kết thúc tốt đẹp, họ sẽ khẩn trương giục đối tác nhanh chóng bước vào ký kết hợp đồng. Tất cả những gì hai bên đã thoả thuận xong được rà soát, tóm tắt lại một cách chi tiết để tránh sai sót, hiểu nhầm trước khi được viết vào văn bản. Chữ tín luôn đựoc đặt lên hàng đầu. Một khi đã thống nhất thoả thuận thì chắc chắn các nội dung của thoả thuận sẽ được ghi vào trong hợp đồng và các đối tác Nhật sẽ cố gắng thực hiện thật đúng, thật chính xác theo những điều khoản đó. Bất cứ sự vi phạm nào dù là nhỏ nhất cũng làm họ cảm thấy áy náy, khó chịu, và nếu phía đối tác tự ý thay đổi những điều mà họ đã từng cam kết thì sẽ làm họ mất lòng tin và gây khó khăn trong quá trình kinh doanh. Bên cạnh đó, những điều cam kết miệng không được ghi thành văn bản cũng có giá trị hiệu lực tương tự, vì họ cho rằng hợp đồng được hình thành trên cơ sở mối quan hệ giữa người với người chứ không đơn thuần chỉ là nội dung công việc. Các doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt chú ý đến điều này, bởi đối với người Việt Nam, các thoả thuận bằng miệng thường không có giá trị và không được coi trọng. Các cam kết bằng miệng với người Việt Nam thường bị thay đổi thậm chí cả trong trường hợp bên Việt Nam và bên nước ngoài đã có những thoả thuận mang tính nguyên tắc. Trong đàm phán với đối tác Nhật Bản, sự tuỳ tiện này của phía Việt Nam là rất nguy hiểm, có thể dẫn đến mất lòng tin và quan hệ hợp tác tan vỡ. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Thông thường, các doanh nhân Nhật thường thích sử dụng những văn bản hợp đồng được soạn thảo sẵn với những điều khoản chung hơn là việc xây dựng một bản hợp đồng riêng biệt với những điều khoản được quy định chi tiết trong từng thương vụ. Sau đó, nếu có phát sinh những tranh chấp không mong muốn, họ sẽ tiến hành giải quyết chúng dựa trên cơ sở mối quan hệ bạn hàng với đối tác hơn là phải dựa vào bản hợp đồng. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng với người Nhật, phía Việt Nam nên giành quyền khởi thảo dựa trên khung mẫu hợp đồng có sẵn để tạo thế chủ động, có thể xem xét lại vấn đề một lần nữa, có cơ hội sửa chữa hoặc loại bỏ các chi tiết có thể gây bất lợi sau này. Các doanh nghiệp Việt Nam cũng có thể chấp nhận mẫu hợp đồng in sẵn của đối tác Nhật nếu là hàng hóa mua thường xuyên, quy cách phẩm chất đơn giản, ít khi xảy ra kiện cáo hoặc hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tin tưởng nhau.

2.3.3.2. Thực hiện hợp đồng

Trái với việc tỉ mỉ, thận trọng suy nghĩ và thảo luận vấn đề đến từng chi tiết, đôi khi rất máy móc, tốn nhiều thời gian trong giai đoạn trao đổi thông tin và đàm phán thì người Nhật lại rất khẩn trương, linh hoạt trong việc bắt tay vào thực hiện hợp đồng.

Một điều cực kỳ quan trọng khi thực hiện hợp đồng với các đối tác Nhật Bản là đảm bảo thời hạn giao hàng đã thoả thuận. Trong kinh doanh ở Nhật Bản, giao hàng cho khách theo đúng thời gian quy định là một nguyên tắc bất di bất dịch. Công ty nào không kịp giao hàng đúng ngày quy định thì sẽ đánh mất uy tín và sẽ khó nhận được các đơn đặt hàng tiếp theo.

Hiện nay, đây vẫn còn là điểm yếu của các doanh nghiệp Việt Nam, khiến cho phía Việt Nam bị yếu thế trong quan hệ với đối tác Nhật Bản. Các doanh nghiệp Việt Nam cần phải khắc phục điểm này, học tập tác phong của người Nhật, đảm bảo giao hàng đúng hẹn, nâng cao uy tín của các doanh nghiệp Việt Nam với đối tác và người tiêu dùng Nhật Bản. Việc thực hiện nghiêm túc các điều khoản hợp đồng sẽ tạo được niềm tin với phía Nhật Bản, từ đó sẽ duy trì và phát triển được quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp ở đất nước này.

2.3.3.2. Một số hoạt động hỗ trợ đàm phán Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

a. Tiệc tùng và ẩm thực

Trong quan hệ kinh doanh với người Nhật thì đi ăn uống ở các bữa tiệc, nhà hàng cùng họ là việc khá thường xuyên, đây có thể là một thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam, bởi việc mời mọc ăn uống cũng là một việc thường có để tạo cơ hội bàn việc làm ăn khi làm kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, người đàm phán Việt Nam cần phải biết và hết sức chú ý những nét văn hoá trong ẩm thực của Nhật Bản. Phong cách ẩm thực của người Nhật rất đặc biệt, trông thì tự nhiên nhưng thực ra lại rất cầu kỳ. Họ cho rằng nguyên tắc duy nhất trong bàn ăn là khuyến khích những gì diễn ra tự nhiên. Vì thế, nếu ăn mì nóng, dĩ nhiên ta phải húp xì xụp cho khỏi phỏng môi, uống trà nóng cũng phải nhấp từng ngụm để mau nguội. Nếu uống bia, không cần phải nén hơi ợ, vì uống bia tự nhiên phải ợ nên không cần phải xin lỗi. Khi ăn những thức ăn trong chén nhỏ thì nên bưng chén lên để dễ ăn và khỏi rơi vãi là một việc tự nhiên. Thực tế, nếu không cầm chén lên thì người ăn có vẻ uể oải, không hứng thú và không có vẻ thưởng thức món ăn. Ăn ngấu nghiến là một hành động có ý nghĩa tích cực.

Ai đã từng chứng kiến một tiệc trà trịnh trọng của người Nhật, nơi mọi thao tác đều được trù tính và thực hiện với một sự chính xác tinh tế, sẽ không ngạc nhiên khi biết thực ra phong cách ăn uống Nhật Bản không phải là tự nhiên mà là kiểu cách, thậm chí là nghi thức. Người ta ăn mì, uống trà một cách xì xụp cho dù nó không nóng lắm. Trong một tiệc trà trịnh trọng, khi uống hết giọt cuối cùng phải kèm theo tiếng chắc lưỡi.

Khi mời đối tác người Nhật dùng bữa, tốt nhất là chọn một nhà hàng có món ăn Việt. Giới thiệu văn hoá của Việt Nam và lấy đó làm chủ đề trong suốt bữa ăn là một cách xây dựng mối quan hệ hiệu quả. Sau đó sẽ đến lượt họ mời đối tác Việt Nam đến nhà hàng Nhật Bản và giải thích về văn hoá của họ. Những ngưòi chỉ chăm chăm vào vấn đề kinh doanh sẽ cảm thấy khó kết bạn và kinh doanh với người Nhật.

Khi ăn xong ngưòi Nhật không bao giờ chia nhau trả tiền bất kể số tiền là bao nhiêu. Trả tiền là một việc phải làm thật tế nhị và dành cho cấp dưới. Thường người ta đã sắp đặt trước việc trả tiền, nhiều khi công ty chủ nhà có một tài khoản tại nhà hàng hay quán rượu và họ không cần phải đả động gì về chuyện thanh toán khi có mặt khách. Các doanh nghiệp Việt Nam cần để ý hơn đến vấn đề này, bởi khi đi ăn uống với nhau, người Việt Nam thường có thói quen “tranh giành nhau” trả tiền. Nếu muốn mời khách người Nhật đi ăn thì phải bố trí người thanh toán sao cho thật tế nhị và khéo léo. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Tặng quà

Trước khi chia tay đối tác Nhật Bản, tặng quà là việc không thể quên. Việc biếu tặng quà cáp khá phổ biến ở Việt Nam, đặc biệt là trong các thương vụ làm ăn để cho tiến trình thực hiện được nhanh chóng và thuận lợi. Nhưng đối với người Nhật Bản, tặng quà và nhận quà lại được coi là một nét đẹp riêng biệt. Đó không hẳn là một cách bày tỏ lòng biết ơn hay tình cảm mà là một nhu cầu được thể chế hoá để tạo dựng và duy trì mọi hình thức quan hệ. Quà tặng đã trở thành một phần thiết yếu trong kinh doanh với người Nhật. Món quà mang tính xã giao và nghi thức sâu sắc, nó là biểu hiện của sự trân trọng không diễn tả bằng lời. Giới kinh doanh Nhật luôn giữ danh sách những món quà họ đã nhận, thậm chí còn ghi lại giá trị món quà. Người Nhật hiếm khi bỏ lỡ dịp trao quà. Họ có nhiều dịp để tặng quà như cưới xin, sinh nhật, khai trương việc làm ăn, thăng quan tiến chức… Ngoài ra, các ngày lễ hội lớn trong năm cũng là dịp để người ta tặng quà cho nhau. Dù đoàn đàm phán Việt Nam đến Nhật trùng với những dịp này hay không, hoặc đối tác Nhật đến Việt Nam, thì phía Việt Nam cũng đều phải chuẩn bị quà để tặng. Thông thường người ta hay tặng quà khi kết thúc một cuộc đàm phán kinh doanh, trước khi hai bên chia tay nhau. Quà các doanh nghiệp Việt Nam tặng cho người Nhật càng đặc thù cho văn hoá Việt Nam càng tốt. Họ cũng thích những món quà mang nhãn hiệu nổi tiếng, đắt tiền và chất lượng cao. Những món hàng tốt mang biểu tượng của công ty đối tác cũng được ưa thích.

Cần phải chú ý tránh tặng cho người Nhật những món quà như:

• Trà, hoa loa kèn, hoa sen bởi chúng thường gắn liền với tang lễ. Tất cả các loại hoa màu trắng cũng nên tránh. Ngoài ra không nên tặng các loại cây cảnh trồng trong chậu vì người Nhật quan niệm rằng chúng làm tăng bệnh tật.
• Những đồ vật bén, nhọn, được cho là biểu thị sự cắt đứt quan hệ.
• Những món quà có số lượng 4 hoặc 9 cũng không được tặng vì đó là những con số không may mắn (trong tiếng Nhật hai con số này có phiên âm gần giống với từ “chết”).
• Bưu thiếp màu đỏ cũng nên tránh vì các thông báo về tang lễ của người Nhật thường được in bằng màu này.

Phía Việt Nam không nên áp dụng cách nghĩ của mình để chọn quà cho người Nhật mà phải tìm hiểu kỹ về tâm lý của họ, để tránh những hiểu lầm đáng tiếc làm họ phật ý, ví dụ như: người Việt Nam, đặc biệt là doanh nhân rất thích con số 9 vì cho rằng nó sẽ đem lại may mắn, nếu được tặng quà bằng hiện vật có con số thì họ thích những món quà có con số 9 hay tổng các con số bằng 9, nhưng người Nhật lại luôn tránh con số 9 vì cho rằng nó là con số không may mắn.

Khi chọn quà, quan trọng là phải theo đúng nguyên tắc của người Nhật về vai vế. Nên cẩn thận để không làm mếch lòng một người có chức vụ cao bằng một món quà giá trị chỉ ngang bằng hay kém hơn giá trị của món quà dành cho cấp dưới ông ta. Quà tặng phải được gói cẩn thận và đúng cách. Không bao giờ được tặng một món quà không có giấy gói bên ngoài. Phần bao bì bên ngoài quan trọng ngang với giá trị vật chất của món quà. Việc gói quà nên để cho các cửa hàng lưu niệm hoặc dịch vụ gói quà ở khách sạn Nhật làm. Quà được đựng trong một cái túi để trông thật khiêm tốn và tế nhị.

Khi được người Nhật tặng quà thì nhất thiết phải đáp lễ bằng một món quà. Vì vậy, nên chuẩn bị nhiều quà để đề phòng trường hợp được tặng quà bất ngờ thì có quà để đáp lễ. Nếu tặng quà cho một vài cá nhân thì phải tặng khi họ có một mình, còn nếu tặng cho cả nhóm thì phải tặng đồng thời, tránh trường hợp không có quà cho người có mặt ở đó. Người Nhật thường mở quà khi đã về đến nhà, không có mặt người tặng. Điều này sẽ tránh trình trạng mất mặt nếu chọn quà không phù hợp hay tránh sự so sánh về món quà khi tặng cho nhiều người khác nhau ở những địa vị khác nhau.

Quà nên được trao và nhận bằng cả hai tay, kèm theo cúi đầu. Khi trao quà cần phải nói một vài lời khiêm tốn về giá trị của món quà, dù nó có đắt đến mấy, ví dụ như: “đây là một món quà nhỏ xin vui lòng nhận nó”, nhằm mục đích thể hiện sự tin tưởng và nhấn mạnh vào tầm quan trọng, quý giá của mối quan hệ hơn là món quà. Khi được tặng quà, phía đối tác cũng phải khiêm tốn từ chối một hai câu trước khi nhận quà. Sự khiêm tốn hình thức này trong văn hoá tặng quà và nhận quà của người Nhật cũng khá tương đồng với cách tặng quà, nhận quà của người Việt Nam.

2.4. MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VỚI CÁC ĐỐI TÁC NHẬT BẢN Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

2.4.1. Chuẩn bị kỹ càng và thu thập đầy đủ thông tin

Đây là bài học đầu tiên trong đàm phán thương mại quốc tế mà doanh nghiệp cần phải chú trọng, nhất là khi đàm phán với đối tác Nhật Bản. Thực tế cho thấy phần lớn nguyên nhân dẫn đến thất bại trong đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam là thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị. Với nền văn hoá kinh doanh độc đáo riêng biệt như của đối tác Nhật Bản thì sự thiếu chú ý sẽ dẫn đến kết quả không mong muốn trong kinh doanh. Vì có quá nhiều khác biệt trong văn hoá và văn hoá kinh doanh nên sẽ dễ mắc sai lầm nếu không chuẩn bị kỹ. Sự chuẩn bị là nền móng của một quá trình thương lượng tốt. Nó gia tăng sự tự tin và tự chủ, giúp người đàm phán tránh được những bất ngờ khó chịu và cũng là cơ sở cho một hợp đồng có lợi cho cả hai bên.

Quá trình cải cách cơ chế kinh tế đã buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải tự thân vận động, nỗ lực trong kinh doanh để tồn tại và phát triển. Khi làm việc với các đối tác nước ngoài, họ đã biết coi trọng vai trò của công tác đàm phán và dành sự quan tâm thích đáng. Thế nhưng công tác chuẩn bị cho các cuộc đàm phán chưa thật sự kỹ lưỡng và chu đáo vẫn là hiện tượng còn tồn tại. Nhiều cuộc đàm phán bị bỏ dở mà nguyên nhân là thiếu thông tin về đối tác hoặc vi phạm các nguyên tắc xã giao. Đó là do các doanh nghiệp Việt Nam chưa thực sự nhấn mạnh vai trò của yếu tố văn hoá kinh doanh trong đàm phán và trong công tác chuẩn bị còn hời hợt, cưỡi ngựa xem hoa. Cách thức tiếp cận với nguồn thông tin của doanh nghiệp cũng còn nhiều hạn chế, thể hiện ở chỗ các doanh nghiệp chưa thực sự năng động và đầu tư thích đáng trong tìm kiếm thông tin. Chủ yếu các doanh nghiệp tìm thông tin qua bạn hàng cũ và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chứ ít khi mua thông tin từ các hãng điều tra. Vì thế nội dung thông tin nhiều khi còn thiếu cụ thể và chân thực. Người Nhật có tinh thần cộng đồng rất cao, họ thường bảo vệ nhau, nói tốt cho nhau, nên những thông tin từ họ không phải bao giờ cũng tin cậy được. Do phía Việt Nam ít khi tiến hành kiểm tra, đánh giá lại thông tin nên thông tin thu thập được còn mang nhiều cảm tính. Điều này không có lợi cho đàm phán, vì một khi mơ hồ trong nhận thức chúng ta sẽ bối rối trong ứng xử, trong việc thực hiện chiến lược đàm phán. Mọi nội dung thông tin về khía cạnh văn hoá kinh doanh của đối tác Nhật cần phải được lĩnh hội và nhận thức đầy đủ trước khi bước vào bàn đàm phán. Có như thế người đàm phán mới có thể cắt nghĩa và ứng xử phù hợp với các chiến lược của đối tác. Ngoài ra, kinh nghiệm cho thấy các đối tác Nhật Bản rất thích xem hàng trước và thường đánh giá cao những mặt hàng, sản phẩm có uy tín nên phía Việt Nam cần chuẩn bị chu đáo hàng mẫu hoặc các loại giấy tờ chứng nhận, đánh giá chất lượng sản phẩm nếu có. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Trình độ ngoại ngữ của các doanh nhân Việt Nam càng ngày càng được nâng cao. Nhiều công ty đã không cần đến phiên dịch trong công tác đàm phán. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng phức tạp hoặc giá trị lớn thì việc sử dụng phiên dịch viên là rất cần thiết cho dù các nhà kinh doanh có am hiểu về ngoại ngữ đi chăng nữa, bởi trong lúc phiên dịch viên làm việc, người đàm phán sẽ có thời gian quan sát đối tác cũng như suy nghĩ về các vấn đề vướng mắc. Hơn nữa, sử dụng phiên dịch sẽ đảm bảo độ tin cậy cho nội dung văn bản và thông tin, đồng thời người phiên dịch bao giờ cũng là người am hiểu về văn hoá kinh doanh của đối tác nên có thể đưa ra các gợi ý có ích cho quá trình đàm phán.

Một yếu kém nữa trong công tác chuẩn bị của các doanh nghiệp Việt Nam là ít tiến hành đàm phán thử. Đó có thể là do các doanh nghiệp chủ quan hoặc sợ mất chi phí. Nhưng rõ ràng lợi ích thu được từ hoạt động này rất xứng đáng với các chi phí bỏ ra. Việc ít diễn tập khiến các doanh nghiệp không lường trước được các tình huống có thể xảy ra nên không thể chủ động trong đối phó. Chỉ khi tiến hành đàm phán thử thì mới có thể phát hiện hết các khả năng, các phản ứng có thể có nhờ kết hợp giữa các tình huống trên bàn đàm phán thử với các hiểu biết về văn hoá, khả năng của đối tác để từ đó cố gắng đưa ra các giải pháp hợp lý cho mỗi tình huống.

Ngoài ra, việc lựa chọn nhân sự cũng chưa được quan tâm đúng mức. Một số doanh nhân còn tỏ ra thiếu kinh nghiệm và yếu về kiến thức ứng xử với đối tác Nhật Bản. Do vậy, các doanh nghiệp cần chú ý hơn nữa trong công tác này để lựa chọn được những người có kiến thức chuyên môn, có kinh nghiệm, có khả năng ứng xử linh hoạt cho hoạt động đàm phán với đối tác Nhật Bản của mình.

Những khác biệt trong văn hoá có thể là trở ngại cho quá trình thương lượng. Mong đợi đối tác Nhật thay đổi cá tính hoặc sự định hướng văn hóa của họ là điều không tưởng. Ngược lại, nhà đàm phán Việt Nam cũng không thể thay đổi văn hóa của mình theo họ. Cách tốt nhất là tích cực tìm hiểu đối tác để tăng cường sự hiểu biết của hai bên, tạo thuận lợi cho tiến trình đàm phán. Như vậy, để hiểu biết và thích ứng được với văn hoá kinh doanh của đối tác Nhật Bản trong đàm phán thương mại thì không thể không chuẩn bị thật chu đáo. Điều đó sẽ đảm bảo chắc chắn hơn cho thành công của phía Việt Nam.

2.4.2. Xây dựng chiến lược đàm phán thích hợp. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Xây dựng chiến lược là một khâu trong công tác chuẩn bị. Nhưng nếu các công việc chuẩn bị khác đã ít nhiều được chú ý thì công tác xây dựng chiến lược cho đàm phán không được các nhà kinh doanh nhận thức đầy đủ và tiến hành chu đáo. Chưa nói gì đến việc chuẩn bị chiến lược đàm phán kỹ lưỡng mà ngay cả hiểu biết của người đàm phán về vấn đề này còn rất mơ hồ và chưa đầy đủ. Phong cách, chiến lược đàm phán của các đối tác Nhật mang tính đặc trưng cao nhưng không phải vì thế mà dễ đối phó. Đằng sau thái độ nhã nhặn, lịch thiệp và ôn hoà của người Nhật là cả một cuộc chiến hơn thua. Từ mục tiêu đề ra, từ những hiểu biết về mục đích, tiềm lực đối tác, từ những nghiên cứu về thái độ, cách tiếp cận và xử lý vấn đề của đối tác, nhà đàm phán phải vạch ra cho mình một chiến lược đàm phán khoa học, hiệu quả. Như vậy thì các chi phí và công sức bỏ ra cho quá trình thu thập, nghiên cứu thông tin mới không vô ích.

Để xây dựng chiến lược đàm phán trước hết cần phải xác định rõ những lợi ích cơ bản cần đạt được, những mục tiêu cần hướng tới và giới hạn của sự nhượng bộ. Trên cơ sở đó mới có thể xây dựng chiến lược tổng quát và xác định chiến thuật đàm phán phù hợp. Chiến thuật chính là kỹ thuật để thực hiện chiến lược. Các thông tin hay sự kiện mới có thể dẫn đến thay đổi trong chiến thuật nhưng bản thân chiến lược thì không thay đổi.

Trong thực tế các doanh nghệp Việt Nam rất ít khi tiến hành xây dựng chiến lược cụ thể và chu đáo trước mỗi cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài. Điều này dẫn đến việc không chủ động trước các tình huống, diễn biến của các cuộc đàm phán. Sự lúng túng, bối rối trong chiến lược do không chuẩn bị trước sẽ đẩy phía Việt Nam vào thế bất lợi và có thể dẫn đến thất bại rất đáng tiếc. Do vậy, việc xây dựng chiến lược cần được quan tâm và đầu tư hơn nữa để có thể đạt kết quả cao trong đàm phán với đối tác Nhật.

2.4.3. Những lưu ý trong quá trình đàm phán. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

Về thái độ: Luôn luôn lịch sự và tôn trọng đối tác. Đó là nguyên tắc đầu tiên khi đàm phán với bất kỳ đối tác nào chứ không chỉ riêng đối tác Nhật. Tuy nhiên với các đối tác Nhật các doanh nghiệp cần chú ý hơn về thái độ nhã nhặn, ôn hoà cũng như tránh thái độ đối đầu, tránh từ chối trực tiếp để giữ thể diện cho nhau. Để đối tác tôn trọng, người đàm phán cần thể hiện phong cách tự tin nhưng vẫn khiêm tốn. Khi đối tác có những sai sót trong ứng xử, nhất là do thiếu hiểu biết về văn hoá Việt Nam thì nhà đàm phán Việt Nam nên phản ứng một cách lịch sự và bỏ qua. Nếu trong đoàn đàm phán có thành viên nữ, người đàm phán nên thể hiện sự lịch thiệp và quan tâm đặc biệt. Với nguyên tắc ứng xử này, đoàn đàm phán Việt Nam sẽ gây được thiện cảm với người Nhật và tạo không khí cởi mở cho quá trình đàm phán. Nhưng có một điều các nhà đàm phán cần phải nhớ là có thể tạo bầu không khí thoải mái, dễ chịu nhưng không được làm giảm sự nghiêm túc trong đàm phán. Ngoài ra, các nhà đàm phán cũng nên cẩn trọng, luôn biết mình nói gì và làm gì để không gây ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và tổ chức.

Về thời gian: Tránh bộc lộ cho đối tác Nhật thời gian, lịch trình của công ty và nên tỏ ra rằng mình không chịu sức ép về thời gian. Đồng thời chủ động, bình tĩnh trước những khoảng lặng của đối tác Nhật Bản. Đó chỉ là một thói quen, có khi là một chiến lược thường gặp của họ. Theo phong cách đàm phán từng vấn đề của Nhật thường mất khá nhiều thời gian nhưng không được vì thế mà tỏ ra quá nôn nóng hay quá chặt chẽ về mặt thời gian.

Về việc kiểm soát thông tin: Điều đặc biệt quan trọng mà các nhà đàm phán cần phải nhớ là chỉ tiết lộ thông tin vào thời điểm cần thiết. Nhà đàm phán giỏi là người biết giữ bí mật các thông tin và tung ra đúng thời điểm quyết định, đồng thời tìm cách khai thác thông tin từ đối tác một cách khéo léo để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của mình. Bên cạnh đó, cần chú ý quan sát để hiểu được những thông tin không lời từ phía đối tác. Nên hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ vì điều này thể hiện sự thiếu nhất quán giữa các thành viên trong đoàn. Hơn nữa, nếu đối tác Nhật biết tiếng Việt thì có thể sẽ bị lộ bí mật trong quá trình đàm phán.

Về việc giải quyết các bế tắc: Nếu xuất hiện bế tắc, tốt nhất là nên để lại giải quyết sau, không nên cố vượt qua bế tắc bằng mọi cách vì điều này sẽ dẫn đến việc phải nhượng bộ quá nhiều và phải chịu thiệt thòi. Hơn nữa, người Nhật cho rằng khi đàm phán, bên nào nhượng bộ ngay từ những bước đầu tiên là bên yếu, và họ sẽ gây áp lực cho đối tác. Hầu hết sự nhượng bộ và đồng ý thường diễn ra vào 20% thời gian cuối nên hãy giữ bình tĩnh và chờ thời cơ. Sự kiên nhẫn sẽ được đền bù xứng đáng.

Các kinh nghiệm khắc phục rào cản về văn hoá và văn hoá kinh doanh là vô cùng cần thiết đối với các nhà đàm phán. Khi ngồi vào bàn đàm phán, các nhà đàm phán nên tập trung vào các quyền lợi thay vì sự bất đồng văn hoá, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta bỏ qua yếu tố văn hoá kinh doanh, ngược lại, cần phải biết kiểm soát để yếu tố này không chi phối sự tập trung trong quá trình đàm phán. Tuy có thể có nhiều nguồn thông tin về văn hoá kinh doanh của đối tác, nhưng cũng khá rủi ro nếu kết luận rằng những mô tả được chấp nhận phổ biến đó là đúng với mọi trường hợp. Do đó, nhà đàm phán nên có cái nhìn cởi mở, đón nhận. Với cách nhìn cởi mở cùng thái độ thiện chí trong kinh doanh, nhà đàm phán sẽ có thể vượt qua những khác biệt về văn hoá kinh doanh để đạt được kết quả tốt đẹp cho tiến trình đàm phán.

Với nền văn hoá kinh doanh đặc trưng không thể nhầm lẫn của mình, Nhật Bản đã vươn lên chiếm lĩnh nền kinh tế thế giới và mở rộng các quan hệ hợp tác nhiều mặt với các quốc gia trên toàn cầu. Trong quá trình tiếp xúc kinh doanh và đàm phán thương mại với đối tác Nhật Bản, việc hiểu biết về người Nhật và văn hoá kinh doanh của họ đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho ta tránh được những hiểu lầm và góp phần vào sự thành công trong công việc. Đồng thời việc tìm hiểu về văn hoá kinh doanh của Nhật Bản cũng góp phần phát triển quan hệ kinh doanh với người Nhật, và qua đó có thể rút ra những kinh nghiệm, bài học bổ ích cho sự phát triển của Việt Nam. Vấn đề này cần được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá đúng mức và quan tâm hơn nữa để có thể vượt qua những rào cản về văn hoá, giành được thế chủ động và thuận lợi trong đàm phán thương mại quốc tế với đối tác người Nhật, thúc đẩy mạnh mẽ mối quan hệ kinh tế Việt Nam – Nhật Bản. Khóa luận: Thực trạng văn hóa kinh doanh của Nhật Bản

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Khóa luận: Giải pháp nâng cao Việt Nam đối tác với Nhật Bản