Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại sở y tế Hà Nội dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

• Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết.
• Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý.
• Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò:

• Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.
• Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc biệt:

• Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội;
• Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật;
• Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài;
• Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước;

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn.

Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực cũng như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội.

Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Hỗ Trợ Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Ngành Quản Lý Công

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý văn bản đi, đến.

Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước[64] Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]…

Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học tại Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học Hà Nội của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18]

Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Sở Y tế Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội.

Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là:

• Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản
• Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội
• Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội
• Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

• Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội
• Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận Văn thư của Sở Y tế Hà Nội.

5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả đối với hoạt động này.

Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công tác nghiên cứu và học tập.

7. Kết cấu của luận văn:

Luận văn gồm 3 chương.

• Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác quản lý văn bản
• Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội
• Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội.

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi

1.1.1. Khái niệm văn bản đến

 Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7]. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.[19]  

Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định…

Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ  cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo…

Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.

1.1.2. Khái niệm văn bản đi

Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”[10]

Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Uỷ ban nhân dân…Đó có thể là văn bản hành chính như:  kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ… Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến  và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức;  lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị – Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16]

Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5]

Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”  [1].

“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15]

1.1.4. Phân loại văn bản hành chính

Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau.

Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm:

Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ  chức.

Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Văn bản cá biệt:

• Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.
• Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.

Văn bản hành chính thông thường có tên loại:

• Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành.
• Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
• Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
• Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
• Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
• Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.
• Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý.
• Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân.
• Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.
• Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ.
• Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp.
• Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
• Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).
• Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).
• Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.
• Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
• Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
• Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
• Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn.
• Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.

Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:

Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.

1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi  Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản

Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit Lasousse, Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất[8]

Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái niệm hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu quả là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.

Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt động kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể. Còn đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói riêng, để tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức tạp. Bởi đây là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng.

 Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội dung, bối cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định”.

Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái niệm về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công tác quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang lại”.

 1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản

Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ chức nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.

Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí. Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu kho tài liệu. Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm.

1.2.2.2. Thời gian

Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được. Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít, càng có thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao. Với hoạt động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được xét trên lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là 8h/ngày và 5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản quá lớn, việc phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên.

1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc 

Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta cũng cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả công việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo trong quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn bản đi và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ trợ cho công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì vào công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất.

1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được pháp luật quy định

Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài các tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu về thời gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện công việc phải tuân thủ.

Quy trình quản lý văn bản 

Văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng “HỎA TỐC HẸN GIỜ” ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Đối với tài liệu mật:  Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Phân loại sơ bộ

Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

• Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
• Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.

Bóc bì văn bản đến Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

• Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời.
• Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
• Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người có nhiệm vụ biết để giải quyết.
• Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản, khi bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
• Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì văn bản này.

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến. Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu đến.  Đóng dấu đến và ghi thông tin trên dấu đến

Đóng dấu đến trên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan, tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm. Việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện như sau:

• Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
• Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
• Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản hoặc đơn thư được giải quyết. Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở trước để tránh việc sửa chữa. Đối với những văn bản đến có dấu hiệu KHẨN, văn thư cơ quan phải ghi chính xác giờ, phút nhận để khi cần thiết (Giải quyết văn bản chậm trễ) có thể quy trách nhiệm cho các đối tượng có liên quan.
• Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền.
• Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan

Đăng ký văn bản đến Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn bản đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính. Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn hoặc đăng ký vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định . Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, không tẩy xóa, viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.

Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan[19], việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau : Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp:

Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;

Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Đối với văn bản mật : Các văn bản đến có dấu “MẬT”; “TỐI MẬT”; “TUYỆT MẬT” thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký giống như sổ đăng ký văn bản đến loại thường nhưng thêm cột “ Mức độ mật “ sau cột “ Tên loại và trích yếu nội dung” văn bản.

• Đăng ký đơn thư :

Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:

Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người hoặc đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhất.

Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan.

Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư.

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.

Trình và chuyển giao văn bản đến

B1: .Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Căn cứ nội dung của văn bản đến,căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ,ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

B2: Chuyển giao văn bản đến Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ chuyển giao.

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến.

Xử lý văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn, phức tạp đòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của Nhà nước, quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế. Nó thể hiện năng lực, là thước đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức.

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết trước.

Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.

Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải quyết văn bản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, tư liệu và khảo sát thực tế liên quan đến công việc cần giải quyết. Tùy nội dung và tính chất của từng công việc, cá nhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách giải quyết thích hợp.

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, “đã giải quyết ngày nào” bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc trao đổi bằng điện thoại…

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Mục đích của việc theo dõi giải quyết văn bản đến là tránh để sót văn bản đến không được giải quyết, giải quyết không kịp thời, chậm trễ, không đúng quy định của pháp luật, dẫn đến mất uy tín, giảm sút lòng tin đối với các cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của văn thư cơ quan, căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản,cơ quan cấp trên; căn cứ chương trình, kế hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc việc giải quyết văn bản phải thường xuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúng chính sách, đúng thời hạn quy định.  Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký văn bản đến” và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản đã giải quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”. “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình hình giải quyết văn bản đến cuả cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của việc giải quyết từng nội dung công việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chỉ đạo kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng tiến độ.

Văn bản đi

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp nhận và giải quyết văn bản.

Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền. Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật  trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản

Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Ghi số, ngày tháng năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn bản.

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

Đăng ký văn bản đi nhằm các mục đích sau:

Thứ nhất: Đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn bản: Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Khi cần kiểm tra một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đã được gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào nhận văn bản…đều có thể dựa vào các cột mục trên sổ đăng ký văn bản hay cơ sở quản lý văn bản trên máy vi tính.

Thứ hai: Đăng ký văn bản đi giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừa được tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời…

Thứ ba: Đăng ký văn bản giúp tra tìm văn bản  được thuận tiện.  Sổ đăng ký văn bản là công cụ để tra tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Thứ tư: Đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn bản: Nhờ sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính,  cán bộ văn thư giúp thủ trưởng cơ quan nắm được số lượng văn bản một năm gửi ra ngoài là bao nhiêu, gửi cấp trên bao nhiêu, gồm các loại văn bản nào…

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính.

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký văn bản đi theo quy định hiện hành. Các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi dựa theo cách đánh số văn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký.

Ví dụ: Cơ quan vừa ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vừa ban hành văn bản hành chính sẽ phải lập các loại sổ sau:

• Sổ đăng ký cho từng loại văn bản Quy phạm pháp luật mà cơ quan ban hành (Mỗi văn bản đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số riêng);
• Sổ đăng ký văn bản mật;
• Sổ đăng ký Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn;
• Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác.

Sổ in sẵn theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.

1.3.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.

Nhân bản Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002  Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước[10], Điều 6, Điều 8, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NDD-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước[21]. Cụ thể như sau:

• Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quy định.
• Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
• Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
• Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật.
• Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

Đóng dấu văn bản đi

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân. Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, tổ chức

• a) Đóng dấu cơ quan lên văn bản

Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan. Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải thi hành.

 Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:

• Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
• Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
• Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
• Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
• Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.
• Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
• Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

b) Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”. Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đối với công văn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)[11]:

Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.

 Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.

Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.

Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.

Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định.

Phát hành văn bản Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản.

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát  hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

Thủ tục phát hành

Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Khi trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng tùy tiện; không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng.

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.

Chuyển phát văn bản đi

Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Chuyển giao văn bản trực tiếp áp dụng đối với những cá nhân, đơn vị trong cơ quan nơi có trụ sở cùng hoặc gần nơi phát hành văn bản.Với các cơ quan lớn ở Trung ương như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội có hệ thống giao thông Trung ương chuyển giao văn bản trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn cùng thành phố.

Chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan thì đăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản đi”.

Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

• Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện:

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ“Gửi văn bản đi bưu điện”.

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.

• Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Chuyển phát văn bản mật: Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11):

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.

Chuyển giao tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện. Chuyển giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.

Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan.

Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

• Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
• Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
• Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
• Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
• Đối với tài liệu mật: Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.

Lưu văn bản 

Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.[5]

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng bản lưu Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan ban hành mà tập lưu hình thành theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Văn thư cơ quan đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu. Sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.

Các tập lưu phải do bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính hoặc Văn phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất. Yêu cầu tra cứu của lãnh đạo hoặc của cán bộ công chức của cơ quan vì nhiệm vụ chung phải được phục vụ nhanh chóng, chính xác, tại chỗ; phải được ghi sổ và ký nhận đầy đủ để tiện theo dõi, kiểm tra. Người ngoài cơ quan muốn tra cứu, sử dụng các bản lưu phải được phép của Thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản. Cán bộ công chức tùy theo chức trách đều có nghĩa vụ bảo vệ an toàn và chặt chẽ  bản lưu của cơ quan.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.

Lưu văn bản đến

• Giao nộp hồ sơ tài liệu vào bộ phận lưu trữ
• Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan

 Các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của Cơ quan theo thời hạn được quy định ;  Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của Cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;

 Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

• Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

Tài liệu hành chính:phải nộp trong thời hạn một năm kể từ năm công việc kết thúc;

Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: trong thời hạn một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.  – Thủ tục giao nộp

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của Cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Nguyên tắc quản lý văn bản theo quy định của pháp luật 

Tập trung Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.

Nhanh chóng, kịp thời

Tổ chức quản lý văn bản  là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.

Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung:

Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức.

Chính xác

Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký,nhân bản,  tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến… không được để sai sót, nhầm lẫn. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Thứ  hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định.

Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân…

An toàn, bí mật

Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000  quy định “ Bí mật nhà nước là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”.[9]

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây[11],[6]:

• Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật;
• Xác định chính xác độ mật của văn bản …
• Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; Lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan;
• Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin…
• Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa;

Đảm bảo quy trình

Tất cả các quy trình quản lý văn bản như: trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan.

Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đi phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Không được thực hiện đóng dấu trước khi nhân bản vì như vậy, chúng ta không có được các bản chính có giá trị pháp lý để chuyển giao cho các cơ quan có trách nhiệm giải quyết mà chỉ có các bản pho to dùng để cung cấp thông tin.[10]

1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

1.2.3.1. Chuyên môn nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ Khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc (Tô Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động – Xã hội, 2003, tr 151).[2] Một cử nhân văn thư lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định, an toàn, hiệu quả.

1.2.3.2. Cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc

Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với công tác quản lý văn bản đi, đến mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con người. Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp con người thao tác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận chuyển, bàn giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản được giảm đi đáng kể.

1.2.3.3. Động lực làm việc

Động lực làm việc là nhân tố chính thúc đẩy con người thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi người có một động lực làm việc khác nhau. Trong mọi lĩnh vực của đời sống nói chung cũng như trong công tác quản lý và xử lý văn bản nói riêng, động lực làm việc càng trùng khớp với mục tiêu của công việc thì con người làm việc càng hăng say, càng có hiệu quả.

1.2.3.4. Sự quan tâm của lãnh đạo Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

Sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố chi phối đến tất cả mọi yếu tố ở trên. Nếu lãnh đạo quan tâm sẽ tạo điều kiện cho người lao động được làm việc đúng với mục tiêu, mong muốn của học, nâng cao động lực làm việc, đồng thời mua sắm, trang bị máy móc, công cụ hỗ trợ, cho người lao động đi học tập, nâng cao trình độ, tay nghề. Nhìn chung, sự quan tâm của lãnh đạo gần như quyết định lớn đến hiệu quả của mọi công việc, không chỉ trong công tác văn thư mà còn trong nhiều lĩnh vực khác.

TIỂU KẾT

Công tác quản lý văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó, công tác này cần được tổ chức dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ cùng các căn cứ lý luận, căn cứ khoa học rõ ràng. Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so sánh, đối chiếu cũng như làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt của công tác quản lý văn bản.

Căn cứ vào nhận định trên, Chương 1 của luận văn đã làm rõ một số khái niệm về văn bản, hiệu quả quản lý văn bản, giới thiệu sơ lược về quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến nói chung. Các kiến thức ở chương 1 là nền tảng lý luận để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý văn bản ở Sở Y tế Hà Nội tại chương 2 cũng như tìm kiếm giải pháp ở chương 3 của Luận văn. Luận văn: Hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở y tế Hà Nội.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Luận văn: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội