Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Khóa luận: Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.2 Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng của công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát

2.2.1 Tình hình đơn hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát năm 2017-2018 Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Bảng 4: Tình hình doanh thu đơn hàng công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát năm 2017-2018

Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy CENTURY là khách hàng chủ lực chiếm sản lượng và doanh thu cao nhất của công ty trong năm 2017 và 2018 lần lượt là 35,2% và 26%, cụ thể đạt 2.361.859 sản phẩm và 69,09 tỷ đồng trong năm 2017, 1.683.968 sản phẩm và 56,3 tỷ đồng trong năm 2018. Tuy nhiên, sản lượng trong năm 2018 thấp hơn 28,7% tức là 677.891 sản phẩm so với năm 2017. Điều này dẫn đến doanh thu của năm 2018 cũng thấp hơn so với năm 2017 là 18,51% tương ứng với 12,79 tỷ đồng.

Tiếp đến là khách hàng FOB RESOURCES là khách hàng chiếm 23,12% doanh thu trong năm 2017 và 22% doanh thu trong năm 2018. Sản lượng đạt được trong năm 2017 là 1.653.801 sản phẩm cao hơn 275.586 sản phẩm so với năm 2018 là 1.378.215 sản phẩm. Tuy sản lượng năm 2018 thấp hơn 16,66% sản lượng năm 2017 nhưng doanh thu của công ty kiếm được từ khách hàng FOB RESOURCES trong năm 2018 cao hơn năm 2017 là 1,56% tương ứng 0,71 tỷ đồng, cụ thể hơn doanh thu trong năm 2017 là 45,38 tỷ đồng và 46,09 tỷ trong năm 2018.

Khách hàng ARAMARK chiếm 3,34% doanh thu của công ty trong năm 2017 tức là 6,55 tỷ đồng và 1,11 tỷ đồng tương ứng 0,52% trong năm 2018. Ta có thể thấy doanh thu trong năm 2018 từ khách hàng ARAMARK giảm mạnh đến 83,05% so với năm 2017. Bên cạnh đó, sản lượng cũng giảm đáng kể, cụ thể 27.320 sản phẩm trong năm 2018 thấp hơn 91,54% tương ứng 295.720 sản phẩm so với năm 2017 là 323.040 sản phẩm. Cùng với đó là khác hàng SUPREME RICH có sản lượng trong năm 2017 là 705.283 sản phẩm và 315.350 sản phẩm trong năm 2018, giảm 55,6% so với năm 2017. Bên cạnh đó, doanh thu trong năm 2017 là 9.91 tỷ đồng cao hơn 57,17% so với năm 2018 là 4,25 tỷ đồng. Đây là hai khách hàng có sự giảm đột biến từ sản lượng đến doanh thu trong vòng 1 năm.

Sản lượng trong năm 2017 của khách hàng CHEUNG YUE là 1.167.422 sản phẩm và 1.037.005 trong năm 2018 tức thấp hơn 11,17% tương ứng 130.417 sản phẩm so với sản lượng năm 2017. Tuy nhiên, doanh thu của công ty trong năm 2018 đến từ khách hàng CHEUNG YUE tăng đáng kể so với năm 2017 là 97,31% tương ứng 20,02 tỷ đồng. Cụ thể hơn, năm 2017 doanh thu của công ty từ khách hàng này là 20,57 tỷ đồng và 40,59 tỷ đồng trong năm 2018.

Đối với khách hàng DYNAMIC, sản lượng trong năm 2017 là 385.951 sản phẩm và tăng mạnh 394.943 sản phẩm tương ứng 102,33% và đạt 780.894 sản phẩm trong năm 2018. Tiếp theo, doanh thu của công ty thu được từ khách hàng DYNAMIC trong năm 2017 là 12,28 tỷ đồng và 21,04 tỷ đồng trong năm 2018 đồng nghĩa với tăng 8,76 tỷ đồng tương ứng 71,34% so với năm 2017. Cùng với đó là khách hàng WELLMAX có sản lượng đạt 154.337 sản phẩm trong năm 2017 và tăng đến 160.218 sản phẩm tương ứng 3,81% so với năm 2018 với sản lượng là 160.218 sản p ẩm. Doanh thu trong năm 2017 thu được từ khách hàng WELLMAX là 4,16 tỷ đồ g và tăng nhẹ đến 4,93 tỷ đồng trong năm 2018 tức tăng 18,51% so với năm 2017.

Hai khách hàng có xu hướng giống nhau đó là VICORUS và FOMICA. Đối với khách hàng VICORUS, trong năm 2017 và 2018 đạt lần lượt 401.067 sản phẩm và 178.091 sản phẩm tức là năm 2018 giảm 222.976 sản phẩm tương ứng 55,6% so với năm 2017. Từ đó, doanh thu cũng bị giảm theo từ 10,74 tỷ đồng trong năm 2017 xuống còn 3,5 tỷ đồng trong năm 2018 tương ứng giảm 7,24 tỷ đồng. Cuối cùng là khách hàng FOMICA có sản lượng trong năm 2017 và 2018 lần lượt là 22.260 sản phẩm và 18.185 sản phẩm tức giảm 18,3% tương ứng 4.075 sản phẩm. Doanh thu đạt được trong năm 2017 là 0,67 tỷ đồng cao hơn 18.51% tương ứng 0,13 tỷ đồng so với năm 2018 đạt 0,542 tỷ đồng.

Ta có thể thấy, tổng doanh thu đạt được của công ty trong năm 2018 là 212,68 tỷ đồng cao hơn năm 2017 là 196,31 tỷ đồng mặc dù sản lượng năm 2018 thấp hơn 13,56% so với ăm 2017. Trước hết đây là một dấu hiệu tốt vì công ty đã có những tiến bộ trong năm 2018 và khắc phục được những sai sót trong năm 2017. Đây là nhờ sự quản lý chặt chẽ đến từ phía ban quản lý và sự nỗ lực của toàn thể công nhân trong công ty. Bên cạnh đó là công tác quản lý chi phí nguyên phụ liệu được cải thiện đáng kể giúp công ty tăng tối đa nguồn doanh thu của mình.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Viết Thuê Khóa Luận Tốt Nghiệp Quản Trị Kinh Doanh

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

2.2.2.1 Quy trình xem xét và nhận đơn hàng

Bước 1: Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/ đơn đặt hàng

Chuyên viên Marketing giao dịch với khách hàng để tìm kiếm nguồn hàng và trực tiếp tiếp nhận các yêu cầu báo giá từ khách hàng hoặc qua thông tin cung cấp từ

Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc/ Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách Công tác Marketing, liên hệ giao dịch với khách hàng để tiếp nhận các yêu cầu báo giá cho khách hàng.

Ngoài ra, thông qua các kênh thông tin khác nhau (qua giới thiệu, internet,…) chuyên viên Marketing tìm hiểu để phát triển thêm khách hàng mới để tìm kiếm h m nguồn hàng bổ sung đáp ứng đủ năng lực sản xuất của các nhà máy may của Công ty.

Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng

Trường hợp sản phẩm là vải dệt kim các loại

• Chuyên viên Marketing tiến hành kiểm tra các thông tin sau: Chất liệu, kiểu dệt, trọng lượng g/m2, các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có yêu ầu từ khách hàng), thời gian giao hàng
• Phối hợp với Nhà máy May để xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Sau khi xem xét các yếu tố, nếu Công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì thông tin lại cho k ách àng. Nếu Công ty đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật, tiến hành tính giá và chào giá. Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Trường hợp sản phẩm là hàng may mặc

Chuyên viên Marketing kiểm tra yêu cầu của đơn hàng là FOB hay gia công.

Nếu là đơn hàng FOB, thì kiểm tra các yêu cầu:

• Nguyên liệu: do Công ty sản xuất hay nhập khẩu/mua ngoài, nếu là nhập về thì kiểm tra nhập theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm nguồn; kiểm tra các thông tin về chất liệu, kiểu dệt, trọng lượng g/m2 và các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có yêu cầu từ khách hàng). Lưu ý kiểm tra tất cả các yêu cầu về các nguyên liệu ngoài nguyên liệu chính như vải phối, cổ, bo… Đối với trường hợp nguyên liệu do Công ty sản xuất, sau khi xem xét các yếu tố trên, nếu Công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì thông tin lại cho khách hàng; nếu Công ty đáp ứng được các yêu cầu trên thì xem xét đến các yêu cầu tiếp theo;
• Phụ liệu: Kiểm tra các chi tiết phụ liệu sử dụng cho sản phẩm; phụ liệu nhập theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm nguồn; Nếu Công ty tự tìm kiếm nguồn thì kiểm tra khả năng đáp ứng phụ liệu. Trường hợp không tìm được nguồn cung ứng phụ liệu thì phải phản hồi lại cho khách hàng và đề nghị khách hàng giới thiệu nguồn cung ứng;
• Số lượng khách hàng dự kiến đặt hàng;
• Kỹ thuật may: Phối hợp với Phòng Điều hành May/Phòng Quản lý Chất lượng, xem xét lại năng lực may và thiết bị của các Nhà máy may có đáp ứng được yêu cầu khách hàng không. (Đối với những mặt hàng đơn giản, tương tự các mã àng đã làm thì chuyên viên Marketing có thể tự kiểm tra, trình Trưởng/ Phó Phò g KHTT phụ trách Công tác Marketing xem xét; Đối với mặt hàng không thuộc sở trườ g sản xuất của các Nhà máy may, trong trường hợp cần thiết thì sẽ xin ý kiến của Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để xem xét khả năng đáp ứng nếu có thể được);
• In/thêu/wash: Kiểm tra sản phẩm có yêu cầu in/thêu/wash hay không và in/thêu/wash theo chỉ định của khách hàng hay Công ty tự tìm kiếm đơn vị gia công in/thêu/wash; xem xét đến tiến độ, chất lượng của các nhà cung ứng;
• Đóng gói: Kiểm tra cách đóng gó , nguồn cung ứng nguyên liệu đóng gói (do Công ty cung ứng hay do khách hàng chỉ định);
• Vận chuyển hàng thành phẩm: kiểm tra đơn vị vận chuyển là theo chỉ định của khách hàng hay do Công ty tự tìm kiếm;
• Giao hàng: Kiểm tra điều kiện giao hàng và thời gian giao hàng có phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty hay không. Trong trường hợp phát hiện mất cân đối nhưng xét nhận đơn hàng là cần thiết khi xem xét đến mặt hiệu quả thì báo cáo Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để xem xét nhận đơn hàng. Nếu không đáp ứng được thì phải phản hồi lại khách hàng và đàm phán lại điều kiện giao hàng, ngày giao hàng phù hợp với khả năng đáp ứng của Công ty;
• Phương thức thanh toán, điều kiện, các thủ tục thanh toán và các chứng từ xuất khẩu cần cung cấp;
• Ngoài ra, cần lưu ý đến một số yêu cầu khác của đơn hàng ảnh hưởng đến việc bố trí sản xuất, tỷ lệ hư hỏng sản phẩm, tiến độ sản xuất, quản lý trong quá trình sản xuất,… như: yêu cầu nhà máy sản xuất, sản phẩm phối nhiều chi tiết, có in/thêu, có wash, yêu cầu kiểm tra nguyên liệu/thành phẩm may phức tạp, tiêu chuẩn kiểm hàng, bên kiểm hàng,… để có hướng đề xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách Công tác Marketing xem xét.
• Nếu là đơn hàng gia công: kiểm tra tương tự đối với đơn hàng FOB. Riêng nguyên phụ liệu từng loại cụ thể theo từng yêu cầu của khách hàng/ đơn hàng. Lưu ý kiểm tra phần chất liệu vải (phối hợp với Phòng Điều hành May/Phòng Quản lý Chất lượng nếu cần) để biết được khả năng/ năng suất có thể đáp ứng được đối với n ững chất liệu vải đặc biệt.

Bước 3: Tính giá thành và giá chào cho khách hàng

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, chuyên viên Marketing tiến hành tính giá

Một số lưu ý trong quá trình tính và báo giá hàng may

• Trong quá trình kiểm tra, xem xét thông tin liên quan đến đơn hàng, chuyên viên cần lưu ý đến một số yêu cầu khác của đơn hàng ảnh hưởng đến việc bố trí sản xuất, tỷ lệ hư hỏng sản phẩm, tiến độ sản xuất, quản lý tr ng quá trình sản xuất,… như: yêu cầu nhà máy sản xuất, sản phẩm phối n iều c i tiết, có in/thêu, có wash, yêu cầu kiểm tra nguyên liệu/thành phẩm may phức tạp… tiêu chuẩn kiểm hàng AQL (là một hệ đo lường thống kê số lượng tối đa hàng hóa bị lỗi được chấp nhận trong một kích thước mẫu cụ thể), bên kiểm hàng để có hướng đề xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác M rketing xem xét.
• Trả lời và làm rõ các thông tin giao dịch với khách hàng (qua Email, điện thoại, skype…) trong n ày. Trong trường hợp những mã hàng khách hàng yêu cầu báo giá phức tạp (về yêu cầu sợi, kiểu dệt, nhuộm, định mức, kỹ thuật may…) cần phải tham khảo thông tin với các đơn vị liên quan, cần báo lại khách hàng thời gian có thể trả lời đầy đủ thông tin, đồng thời đôn đốc các đơn vị liên quan trả lời thông tin để có c sở tính và báo giá.
• Đối với đơn hàng có số lượng nhỏ (dưới 1.200 chiếc/màu/đơn hàng đối với đơn hàng FOB và dưới 2.000 chiếc đối với đơn hàng gia công), cần lưu ý để tính chi phí tăng thêm do số lượng đơn hàng nhỏ.

Bước 4: Xem xét và phê duyệt

Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét bảng tính giá thành theo các yếu tố sau:

• Các hạng mục chi phí được đưa vào tính giá thành
• Giá thành, giá chào và giá mục tiêu của khách hàng (nếu có)
• Tình hình cung ứng nguyên phụ liệu, yêu cầu kỹ thuật của mã hàng
• Hiệu quả sản xuất – kinh doanh: dựa trên tỷ lệ lợi nhuận theo kế hoạch; duy trì ổn định hoạt động sản xuất của nhà máy. Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ để xem xét và báo cáo Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để có thể nhận đơn hàng phù hợp.

Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty dựa trên các thông t trên để phê duyệt bảng tính giá thành.

Bước 5: Báo giá và nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

Sau khi bảng tính giá thành đã được Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét/ Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt, chuyên viên Marketing tiến hành giao dịch, báo giá cho khách hàng và cập nhật vào bảng thống kê các mã hàng báo giá trong tháng để t eo dõi.

Nếu khách hàng chấp nhận giá chào, t ến hành bước tiếp theo; nếu khách hàng không chấp nhận và yêu cầu báo giá lại, chuyên viên Marketing xem xét, đánh giá lại và báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing để xin ý kiến chỉ đạo.

Trong một số trường hợp do tình hình khó khăn về đơn hàng và để duy trì ổn định hoạt động sản xuất của nhà máy buộc phải nhận các đơn hàng có giá chào thấp hơn giá thành, Trưở g/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing báo cáo trình Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Bước 6: Lập hợp đồng hoặc xác nhận mua bán

Sau khi thông tin chi tiết về giá/đơn hàng đã được các bên thỏa thuận, thống nhất, chuyên viên Marketing tiến hành lập hợp đồng; kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hợp đồng với thông tin đã giao dịch, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing xem xét; sau đó gửi hợp đồng (file mềm) qua mail để khách hàng xác nhận trước khi in ra trình Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Khi khách hàng gửi tài liệu kỹ thuật và mẫu thực tế để triển khai sản xuất, chuyên viên Marketing phải kiểm tra đối chiếu so sánh lại mẫu và tài liệu kỹ thuật thực tế khi xuống đơn hàng với mẫu và tài liệu kỹ thuật khi chào giá xem có sự khác biệt không. Trường hợp mẫu thực tế phức tạp hơn và khác so với mẫu khi chào giá, chuyên viên Marketing phải làm việc lại với khách hàng để đề nghị khách hàng xem xét lại đơn giá.

Bước 7: Phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và tổng hợp các đơn hàng nhận được

Căn cứ vào các đơn đặt hàng đã được xác nhận, chuyên viên Marketi g báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT phụ trách công tác Marketing để xin ý kiến về việc phân công chuyên viên theo dõi đơn hàng và cung ứng NPL đơn hàng.

Chuyên viên Marketing tiến hành vào bảng tổng hợp đơn hàng, bảng thống kê các đơn hàng xác nhận và bảng thống kê nhiệm vụ chuyên viên.

Bước 8: Lưu hồ sơ

Chuyên viên Marketing lưu hồ sơ theo quy định của Công ty. Gồm: Bảng tính giá thành (bản gốc); Các đơn hàng xác nhận với k ách hàng: PO#, BC#…(bản copy); Hợp đồng (sản xuất xuất khẩu/ gia công xuất khẩu/ gia công nội địa)

2.2.2.2 Quy trình lập và theo dõi kế hoạch sản xuất – điều độ sản xuất Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Tập hợp các đơn hàng nhận được vào bảng tổng hợp đơn hàng và bảng kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo

Phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng xếp chuyền

Lập kế hoạch doanh thu CM giao các nhà máy

Gửi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan-kế hoạch chuyền tháng

Theo dõi tiến độ sản suất tại các nhà máy, điều chỉnh kế hoạch hàng tuần gửi các đơn vị

Sơ đồ 4: Quy trình lập và theo dõi kế hoạch sản xuất – điều độ sản xuất

Lập và theo dõi kế hoạch doanh thu CM, kế hoạch chuyền

Bước 1: Tập hợp các đơn hàng nhận được vào bảng tổng hợp đơn hàng và bảng kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo

• Đối với các đơn hàng khách hàng đã xác nhận giá và đề nghị để dành chuyền nhưng chưa có thông tin chi tiết đơn hàng, chuyên viên Marketing cập nhật vào bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo
• Đối với các đơn hàng đã có thông tin chi tiết đơn hàng, chuyên viên Marketing cập nhật vào bảng tổng hợp đơn hàng.
• Căn cứ vào lượng đơn hàng đã xác nhận, năng lực sản xuất của các n à máy, mục tiêu doanh thu tiêu thụ của Công ty và mục tiêu doanh thu CM của các N à máy, căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng của khách hàng, chuyên viên Marketing, cân đối lượng đơn hàng có thể nhận thêm cho các tháng tiếp theo tham mưu Trưởng/ Phó Phòng KHTT và Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xác nhận nhận đơn hàng của khách hàng.

Bước 2: Phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng

• Sau khi chuyên viên Marketing nhận đơn hàng vào bảng tổng hợp đơn hàng, Chuyên viên Marketing tiến hành phân bổ các đơn hàng vào kế hoạch sản xuất các tháng.
• Dựa vào các đơn hàng xác nhận, chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền xem xét đặc điểm sản phẩm phù hợp với t y nghề của chuyền may, yêu cầu của khách hàng về việc bố trí nhà máy sản xuất các đơn hàng đặc biệt, mục tiêu doanh thu CM các nhà máy đăng ký để bố trí chuyền phù hợp. Chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền tính toán năng suất dự kiến đối với đơn hàng cụ thể, chuyền cụ thể (dựa trên thống kê năng suất đơn hàng lặp lại hoặc đơn hàng tương tự, thiết kế chuyền) để xếp chuyền, tính toán số chuyền cần thiết đảm bảo tối ưu kế hoạch. Ngoài ra chuyên viên xây dựng kế hoạch chuyền cần lưu ý đến các đặc điểm đơn hàng: vải sọc- có in/ thêu/ wash để tránh tập trung vào một nhà máy tại một thời điểm gây khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch của nhà máy, cân đối kế hoạch sản xuất – giao hàng theo thời gian hàng tuần để tránh ùn tắc, quá tải cục bộ trong một thời điểm. Mục tiêu các đơn hàng xác nhận thể hiện đầy đủ trên kế hoạch chuyền.
• Đối với các đơn hàng chuyển đi gia công cần làm đơn đặt hàng, Phó Phòng Phụ trách công tác kế hoạch xác định đơn hàng, số lượng cụ thể và chuyển thông tin cho chuyên viên Marketing tính giá gia công và chia số lượng trên bảng kế hoạch sản xuất tháng. Chuyên viên Marketing dựa theo số liệu chia gia công nhận từ Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch và dựa theo giá gia công đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt để làm đơn đặt hàng.
• Chuyên viên Marketing phải cập nhật bảng tổng hợp kế hoạch sản xuất các tháng tiếp theo trên số liệu các đơn hàng đã xác nhận và các đơn hàng dự kiến sẽ nhận gửi Lãnh đạo Công ty và Trưởng/ Phó Phòng KHTT để có hướng chỉ đạo àng tuần hoặc ngay khi có biến động lớn.

Bước 3: Lập kế hoạch doanh thu CM giao các nhà máy

• Dựa trên kế hoạch chuyền nhận được từ Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch trong khoảng thời gian từ ngày 20 hàng tháng, chuyên viên Marketing tiến hành kiểm tra các đơn hàng trong bảng kế hoạch sản xuất tháng đã được sắp xếp bố trí chuyền hay chưa. Trường hợp đơn hàng chưa được bố trí chuyền sản xuất, chuyên viên Marketing báo với Phó Phòng phụ trách công tác kế hoạch để lưu ý bố trí sản xuất.
• Chuyên viên Marketing kiểm tra số lượng của từng đơn hàng trên kế hoạch chuyền để tính toán doanh thu CM giao các nhà máy và xin ý kiến của Lãnh đạo Phòng chốt số doanh thu CM giao các nhà máy để trình phê duyệt ban hành kế hoạch.
• Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, đối với các đơn hàng đã bố trí trong kế hoạch chuyền cho tháng tiếp theo chuyên viên Marketing sẽ cập nhật vào đơn hàng dự phòng ở các nhà máy.
• Chậm nhất ngày 30 hàng tháng chuyên viên Kế hoạch hoàn thiện kế hoạch sản xuất để trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Bước 4: Xem xét, phê duyệt và ban hành kế hoạch sản xuất

Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét kế hoạch dựa trên các tiêu chí liên quan đến doanh thu CM của các nhà máy, thời gian giao hàng, thời gian hoàn thành sản xuất, các đơn hàng đặc biệt được chia cho các nhà máy và tham mưu cho Tổng giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty để phê duyệt kế hoạch sản xuất.

Bước 5: Gửi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan

Ngay sau khi kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt, chuyên viên Marketing gửi file cho các đơn vị liên quan đồng thời gửi bản copy cho Phòng Nhân sự, Phòng Điều hành May để làm cơ sở tính lương cho các nhà máy.

Bước 6: Theo dõi tiến độ sản xuất tại các nhà máy

Thứ 3 hàng tuần, Nhóm Kế hoạch họp với Nhóm Đơn hàng để cập nhật các thông tin thay đổi về NPL, mẫu. Thứ 4 và thứ 5, Nhóm Kế hoạch căn cứ vào tình ình cung ứng NPL, báo cáo sản lượng chốt tồn các đơn hàng đang sản xuất dỡ da g tại các nhà máy và báo cáo doanh thu của Phòng Điều hành May và thực tế sản xuất tại nhà máy để điều chỉnh lại kế hoạch chuyền hàng tuần theo từng đơn hàng mình được phân công và gửi Phó phòng phụ trách công tác Kế hoạch tổng hợp, ân đối lại các đơn hàng gửi lại các đơn vị vào muộn nhất ngày thứ 7 hàng tuần.

Bước 7: Lưu hồ sơ

Chuyên viên Marketing, chuyên viên Kế h ạch lưu hồ sơ theo quy định của Công ty. Gồm: Kế hoạch sản xuất may hàng t áng (bản gốc); Kế hoạch sản xuất hàng tháng (bản gốc); Hợp đồng gia công với các nhà thầu phụ (bản gốc); Thông báo nội bộ/Giấy đề nghị về việc điều chỉnh đơn giá CM (bản gốc)

Lập và theo dõi kế hoạch sản xuất

Chuyên viên kế hoạch tiến hành các bước sau:

Sau khi xác nhận đơn hàng FOB có sử dụng nguyên liệu Công ty sản xuất, đơn hàng bán nguyên liệu do Công ty sản xuất, chuyên viên Marketing vào số liệu theo dõi bảng tổng hợp đơn hàng may.

Tập hợp nhu cầu nguyên liệu cần sản xuất hoàn thành trong tháng. Số lượng nguyên liệu được tập hợp từ:

Nhu cầu nguyên liệu của các đơn hàng may sẽ giao các tháng tiếp theo.

Số lượng kế hoạch tháng trước Nhà máy May chưa sản xuất đủ, chuyển sang kế hoạch sản xuất tháng tiếp theo.

Xác định thời gian hoàn thành sản xuất.

Thời gian hoàn thành sản xuất của từng đơn hàng được tập hợp theo các phiếu giao nhiệm vụ đã giao cụ thể đối với từng đơn hàng và thông tin được điều chỉnh theo tình hình phát sinh trong quá trình điều độ sản xuất đơn hàng. Thông tin này được cập nhật từ các chuyên viên Đơn hàng.

Giao kế hoạch sản xuất.

Sau khi đã thống kê số lượng nhu cầu sản xuất và thời gian sản xuất, làm việc với Nhà máy May để cân đối số lượng cần giao kế hoạch, lập kế hoạch sản xuất và trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.

Trong quá trình lập kế hoạch, nếu thấy khả năng Nhà máy May khô g đáp ứng được tiến độ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng của các đơn hàng may, cần báo cáo với Trưởng/ Phó Phòng KHTT và đề xuất một số đơn hàng cần phải đưa đi gia công ngoài nếu thấy cần thiết.

Theo dõi việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất. Chuyên viên Kế hoạch tiến hành các bước như sau:

Theo dõi tiến độ in, wash, xén viền, thêu, may;

Kiểm tra, chuẩn bị đầu vào cho các đơn hàng sản xuất ở các nhà máy (tình hình mẫu, chất lượng nguyên liệu, tiến độ cung ứng in – thêu – wash, cắt viền…).

Theo dõi tình hình triển kh i sản xuất các đơn hàng được phân công (bao gồm các đơn hàng do Công ty sản xuất và các đơn hàng chuyển đơn vị gia công). Phối hợp với các phòng ban liên quan, cùng nhà máy xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng mình phụ trách đảm bảo sản xuất ở các nhà máy.

Theo dõi, kiểm tra năng suất thoát chuyền ở các tổ may, cập nhật số liệu, thông tin sản xuất từ các nhà máy may liên quan đến đơn hàng được phân công;

Theo dõi tiến độ final của các đơn hàng được phân công, gửi Packing List chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy và Phòng Điều hành May để bốc hàng, chuyên viên đơn hàng và chuyên viên XNK.

2.2.2.3 Quy trình triển khai thực hiện và theo dõi đơn hàng Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Tiếp nhận tài liệu và kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng

Chuẩn bị nguyên phụ liệu sản xuất đơn hàng

Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

Chuẩn bị giao hàng

Giao hàng

Làm thủ tục đề nghị thanh toán tiền hàng

Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công in/thêu/giặt/may

Theo dõi tiền về tài khoản Công ty

Sơ đồ 5: Quy trình triển khai thực hiện và theo dõi đơn hàng

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu và kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng

Chuyên viên đơn hàng sau khi nhận toàn bộ tài liệu của đơn hàng từ chuyên viên Marketing gồm: BC#, PDM, CAD áo, bảng tính giá thành, mẫu vải… xem kỹ các tài liệu và khái quát về đặc điểm sản phẩm: yêu cầu về nguyên liệu, loại sản phẩm, yêu cầu in/thêu/wash… để tiến hành chuẩn bị đầu vào cho đơn hàng; Theo dõi và đốc thúc khách hàng gửi PO hoặc Recap.

Khi nhận được PO từ khách hàng, chuyên viên Điều độ phải kiểm tra đối chiếu PO với BC xem có trùng khớp các thông tin mã hàng, số lượng, màu, giá, ngày giao hàng,…và báo lại với chuyên viên Marketing để kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng nếu có khác biệt, đồng thời chuyên viên đơn hàng cập nhật trong mục đơn đặt hàng bán nếu có sự thay đổi.

Bước 2: Chuẩn bị nguyên phụ liệu sản xuất đơn hàng

Chuẩn bị Nguyên liệu

Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được BC, PDM,… từ chuyên viên Marketing, khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tiên liên quan, chuyên viên đơn hàng gửi email đề nghị Phòng QLCL ban hành định mức nguyên liệu.

Chuyên viên đơn hàng lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ P ó Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và gửi cho các nhà máy và các đơn vị l ên quan. (07 ngày đối với đơn hàng sử dụng vải nội địa, 03 ngày sau ngày nhận được thông báo định mức của phòng QLCL). Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Chuyên viên đơn hàng tiến hành lập các mã vật tư thành phẩm, tạo hợp đồng và nhập chi tiết đơn đặt hàng bán, đồng thời lập phiếu giao nhiệm vụ (ngoài bản giấy đã gửi cho các đơn vị) trên phần mềm.

Đối với đơn hàng FOB sử dụng nguyên liệu nhập khẩu

Dựa vào thông báo định mức nguyên liệu của Phòng QLCL, chuyên viên đơn hàng lập bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo định mức, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét.

Theo sự chỉ định của khách hàng và căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu nguyên liệu đã được Trưởng/ Phó Phòng KHTT phê duyệt, chuyên viên đơn hàng gửi mail đặt hàng cho nhà cung ứng và yêu cầu nhà cung ứng gửi xác nhận đã nhận đơn hàng trong vòng 24h và gửi PI trong vòng 7 ngày kể từ thời gian gửi mail.

Khi nhận được PI, chuyên viên đơn hàng tiến hành kiểm tra số lượng giữa PI với số lượng đơn đặt hàng, kiểm tra về giá cả, tiến độ giao hàng và phương thức thanh toán. Sau khi kiểm tra PI từ nhà cung ứng, chuyên viên đơn hàng trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét, Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty ký xác nhận PI.

Trong quá trình giao dịch, chuyên viên đơn hàng yêu cầu nhà cung ứng gửi nguyên liệu đồng bộ để may mẫu thử, mẫu PP (mẫu đối chuẩn bị sản xuất) ngay khi shade band (dãi màu) được khách hàng duyệt, gửi vải cho nhà cung cấp phụ liệu để kiểm tra phụ liệu và gửi kết quả kiểm tra vải cho khách hàng để lấy nội dung làm các loại nhãn.

Nếu nhà cung ứng yêu cầu mở LC cho lô hàng, chuyên viên đơn hàng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và chuyển cho Bộ phận Nhập khẩu để làm thủ tục mở LC.

Nếu nhà cung ứng chấp nhận thanh toán bằng TT, huyên viên đơn hàng lập đề nghị nhập khẩu nguyên liệu và thanh toán cho nhà cung ứng ngay khi nhận được Invoice và các chứng từ copy của lô hàng.

Trong quá trình giao dịch về thời gian giao hàng đối với các lô hàng có nguyên liệu nhập khẩu, căn cứ theo thời gian lead time đã xác nhận ban đầu, chuyên viên đơn hàng giao dịch, đàm phán để thời g an giao nguyên liệu về kịp tiến độ sản xuất – lên chuyền.

Trường hợp đặc biệt do yêu cầu của đơn hàng và nhà cung cấp cần phải gộp chung các đợt giao hàng để đặt hàng, hạn chế min charge (phải đặt hàng – nhận hàng về sớm) thì chuyên viên cần phải giải trình để Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt trước khi đặt hàng.

Đối với đơn hàng FOB sử dụng nguyên liệu trong nước

Căn cứ vào số lượng của đơn hàng, Nhà máy May tính toán chuẩn bị số lượng sợi & số lượng nguyên liệu thành phẩm cần thiết sản xuất cho đơn hàng dựa trên cơ sở định mức do Phòng QLCL thông báo.

Lưu ý: Ngay sau khi nhận được thông báo định mức của Phòng QLCL, chuyên viên đơn hàng (đối với đơn hàng sử dụng nhập khẩu) cần kiểm tra định mức đã tính đầy đủ các chi tiết theo yêu cầu của sản phẩm chưa. Trường hợp định mức của Phòng QLCL có sự chênh lệch (+/-) lớn so với định mức tính ở bảng tính giá thành thì cần yêu cầu Phòng QLCL kiểm tra và có xác nhận lại; Trường hợp Phòng QLCL đã kiểm tra nhưng định mức vẫn cao hơn định mức tính giá thành, chuyên viên đơn hàng thông báo với chuyên viên Marketing để kiểm tra lại nội dung khi giao dịch, quá trình xem xét tiếp nhận đơn hàng. Nếu định mức nguyên liệu vẫn cao hơn định mức khi tính giá thành và giá đã xác nhận không thể điều chỉnh, chuyên viên đơn hàng làm tờ trình gửi Tổng Giám đốc Công ty đối với các trường hợp này.

Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa

Chuyên viên điều độ lập mã vật tư NPL đơn hàng gia công, dựa trên định mức phòng QLCL chạy nhu cầu NPL cho đơn hàng.

Khi có NPL hàng gia công về Công ty, chuyên viên đơn hàng làm thô g báo NPL để chuyển đến phòng Điều Hành May tạo phiếu nhập và cấp phát NPL cho sản xuất đối với gia công nội địa. Riêng đơn hàng gia công xuất khẩu chuyên viên XNK nhập lệnh.

Chuẩn bị Phụ liệu:

• Ngay sau khi nhận được PO#, PO packing chuyên viên đơn hàng kiểm tra trên PO#, PO packing và PDM, phân loại phụ liệu nhập khẩu, phụ liệu trong nước; yêu cầu khách hàng gửi yêu cầu các loại phụ l ệu và vị trí gắn phụ liệu (Trims & trims placement)
• Sau khi nhận được Trims & trims placement, chuyển thông tin cho Phòng Điều hành May biết chủng loại phụ liệu và nhà cung ứng đối với các loại phụ liệu Phòng Điều hành May chịu trách nhiệm đặt hàng (đã được phân công).
• Đối với các loại phụ liệu có thể dùng chung, kiểm tra tồn kho tại Phòng điều hành các loại phụ liệu cần đặt thêm trước khi tiến hành đặt hàng. Các Phụ liệu được đặt hàng theo định kỳ: Đạn nhựa, mex, móc treo, giấy đề can, … chuyên viên đơn hàng kiểm tra nhu cầu đơn hàng, kiểm tra tồn kho, cân đối số lượng cần đặt và tiến hành đặt.
• Đối với bao poly nhập khẩu, đề nghị Phòng Điều hành May thông báo quy cách ngay sau khi có thông tin về bao để chuyên viên đơn hàng đặt hàng (hoặc trước 45 ngày so với ngày giao hàng trên PO#).
• Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu nhập khẩu: Sau khi nhận Trims & trims placement, chuyên viên đơn hàng tính toán nhu cầu cần đặt, tổng hợp các loại phụ liệu cần thiết cho đơn hàng chuyển chuyên viên cùng đội kiểm tra chéo, trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét.
• Sau khi lượng nhu cầu phụ liệu đã được Trưởng/Phó Phòng KHTT kiểm tra và xác nhận, chuyên viên đơn hàng giao dịch và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng. Đề nghị nhà cung ứng gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong vòng 01 tuần sau khi gửi đơn đặt hàng. Ngay sau khi nhận được PI từ nhà cung ứng, chuyên viên đơn hàng kiểm tra nội dung PI so với booking. Trong quá trình giao dịch đặt hàng, chuyên viên đơn àng phải yêu cầu nhà cung ứng gửi mẫu để may mẫu PP.
• Đối với phụ liệu nhãn heatseal, nếu là mã hàng mới, chuyên viên đơn hàng gửi vải (0,5 yard) cho đơn vị sản xuất nhãn để kiểm tra nhãn heatseal;
• Căn cứ vào đơn hàng xác nhận, tiến độ sản xuất, huyên viên chuyên viên đơn hàng theo dõi tiến độ sản xuất của nhà cung ứng để đưa phụ liệu về đúng thời gian hợp lý;
• Làm đề nghị nhập khẩu phụ liệu, ợp đồng và đề nghị chuyển tiền hoặc đề nghị mở L/C để chuyển cho Phòng Tài chính Kế toán và gửi cho Nhóm Xuất Nhập khẩu để theo dõi. Theo dõi phòng Tài chính Kế Toán chuyển tiền theo ngày yêu cầu thanh toán trên đề nghị nhập khẩu, đề nghị cung cấp L/C hoặc điện chuyển tiền để thông báo cho nhà cung ứng.

Khi phụ liệu về cảng, chuyên viên Xuất Nhập khẩu sẽ thực hiện Quy trình làm thủ tục nhập khẩu.

Đối với đơn hàng FOB sử dụng phụ liệu trong nước:

• Đối với phụ liệu như nhãn heat seal, nhãn chú ý, hangtag,… tiến hành đặt hàng trong vòng 05 ngày kể từ khi có tiêu chuẩn phụ liệu.
• Đối với nhãn chú ý và nhãn treo có thông tin UPF, theo dõi đốc thúc nhà cung ứng nguyên liệu/ Nhà máy May gửi vải đi kiểm tra các chỉ tiêu cơ, lý, hóa,…của vải và yêu cầu gửi kết quả kiểm tra để biết được code của nhãn chú ý và chỉ số UPF, báo cho nhà cung ứng nhãn làm mẫu gửi cho khách hàng duyệt và sản xuất đại trà.
• Riêng đối với các loại phụ liệu khác như chỉ may, chỉ thêu, thùng carton, nhãn mã vạch (nhãn ID) (nhãn trắng và mực in do, nhãn do nhà máy in), bao poly trong nước, dây viền (dây dệt),… đốc thúc Phòng Điều hành May đặt hàng đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng.
• Sau khi đặt hàng, chuyên viên đơn hàng phải theo dõi kiểm tra nhà cung ứng về tình hình cung ứng phụ liệu cho đơn hàng. Yêu cầu nhà cung ứng phải gửi hóa đơn GTGT đi cùng với hàng.
• Ngay khi nhận được hóa đơn GTGT, chuyên viên đơn hàng phải kiểm tra các thông tin: tên Công ty, mã số thuế, ngày phát hành hóa đơn, nếu có sai lệch p ải báo ngay với nhà cung ứng và yêu cầu phát hành lại hóa đơn. Sau khi nhận được hóa đơn đúng, phải ghi vào sổ số hóa đơn, Công ty phát hành hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn và phải chuyển hóa đơn cho Phòng Điều hành May để làm biên bản nghiệm thu cũng như nhập hàng. Sau đó đốc thúc Phòng Điều hành May huyển hóa đơn cho Phòng Tài chính Kế toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành. Quá trình giao hóa đơn giữa các bộ phận phòng ban liên quan cần có ký xác nhận vào sổ giao hóa đơn.
• Đối với đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa: Đốc thúc bên giao gia công giao phụ liệu theo đúng yêu cầu trong hợp đồng; Chuyển chứng từ nhập khẩu cho chuyên viên Xuất Nhập khẩu để làm thủ tục nhập đối với phụ liệu nhập khẩu hoặc làm thủ tục nhập kho đối với các lô hàng gia công nội địa.Trường hợp đơn hàng gia công xuất khẩu/nội địa có yêu cầu sử dụng một số phụ liệu trong nước không thuộc P.Điều hành May cung ứn , chuyên viên đơn hàng lập đơn đặt hàng gửi cho đơn vị cung ứng ngay sau khi có thô g tin.

Chuẩn bị bán thành phẩm in, giặt

Trong trường hợp đơn hàng có yêu cầu in/giặt,… chuyên viên đơn hàng Gửi kế hoạch gia công in/giặt đầu tháng sau khi tham khảo kế hoạch chuyền từ nhóm Kế hoạch-Marketing. Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Chuyên viên đơn hàng Soạn thảo các hợp đồng gia công bên ngoài như in/ giặt,…trình Trưởng/ Phó Phòng KHTT xem xét;

Chuyên viên kế hoạch Thông báo với Nhà máy May để chuẩn bị hàng đưa đi gia công in/ giặt,…đồng thời theo dõi tiến độ gia công và xử lý các vấn đề liên quan đảm bảo các đơn hàng gia công giao hàng đúng tiến độ;

Chuyên viên kế hoạch Làm các thủ tục giao nhận và vận chuyển hàng gia công với bên ngoài;

Bước 3: Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

Sau khi gửi phiếu giao nhiệm vụ, chuyên viên đơn hàng theo dõi quá trình sản xuất gửi mẫu knit down (mẫu dệt), labdip (mẫu thí nghiệm), fabric test (phân tích vải), shade band (dãi màu) của Nhà máy May đối với các đơn hàng vải được sản xuất tại Nhà máy May hoặc gia công trong nước.

Căn cứ vào báo cáo hàng ngày của Nhà máy may, theo dõi quá trì h cu g ứng nguyên liệu của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng đôn đốc cung ứng nguyên liệu đáp ứng tiến độ sản xuất may và tiến độ giao hàng.

Hàng tuần, chuyên viên đơn hàng kiểm tra tình hình ung ứng nguyên phụ liệu các đơn hàng có trong kế hoạch sản xuất hàng tháng, cập nhật hàng tuần để chuyển chuyên viên Kế hoạch tổng hợp gửi cho các đơn vị liên quan; Kiểm tra việc bố trí sản xuất đơn hàng theo kế hoạch sản xuất chuyền.

Đầu tuần, sau khi nhận kế hoạch chuyền hàng tuần (gửi cuối tuần trước), chuyên viên Điều độ rà soát, hội ý, kiểm tra kế hoạch để đảm bảo các đơn hàng đều được sắp xếp kế hoạch sản xuất và đạt tiến độ giao hàng như khách hàng đã xác nhận. Trường hợp chuyền nào có tình hình cung ứng NPL, duyệt mẫu…không đáp ứng được tiến độ lên chuyền, chuyên viên đơn hàng cần thông tin lại để nhóm kế hoạch có sự điều chỉnh kế hoạch chuyền phù hợp trong buổi họp đầu tuần giữa nhóm kế hoạch – đơn hàng

Theo dõi tiến độ sản xuất của đơn hàng hàng ngày, báo cáo Trưởng/ Phó Phòng KHTT kịp thời khi đơn hàng có nguy cơ không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng yêu cầu.

Trong quá trình triển khai đơn hàng, chuyên viên đơn hàng cần nắm bắt tình hình đơn hàng, thực hiện đầy đủ việc thông tin đến các đơn vị liên quan trong hệ thống bằng Email các thông tin liên quan đến đơn hàng để kịp thời phối hợp xử lý; Dựa trên thông tin, tình hình triển khai đơn hàng thực tế tại các đơn vị làm việc với khách hàng/nhà cung ứng/đơn vị gia công cũng như giải quyết các trở ngại nếu có để đảm bảo đơn hàng sản xuất – giao hàng đúng tiến độ.

Bước 4: Chuẩn bị giao hàng

Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng làm các công việc sau:

Tính toán khối lượng, thể tích hàng dựa theo kích thước (quy cách) thùng carton của Phòng Quản lý Chất lượng ban hành trên phiếu công nghệ; Làm Packing list cho đơn hàng và chuyển cho nhà máy May để đóng hàng và in nhãn dán t ùng.

Đặt chỗ tàu/máy bay xuất hàng trước 14 ngày (đối với hàng FOB), 21 gày (đối với hàng gia công xuất khẩu) so với ngày giao hàng kế hoạch hoặc theo thời gian quy định của hãng tàu;

Đăng ký lịch final hàng tuần muộn nhất vào thứ 3 tuần trước đó và chốt lại vào thứ 5 hàng tuần;

Lập kế hoạch xuất hàng của tuần kế tiếp và gửi cho Bộ phận Xuất khẩu, Phòng Điều hành May vào thứ bảy hàng tuần.

Làm thông báo giao hàng gửi các n à máy may và các đơn vị liên quan khi đã có xác nhận booking, chuyên viên kế hoạch Gửi Packing List chốt số lượng cuối cùng cho nhà máy, Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm các thủ tục xuất hàng

Bước 5: Giao hàng

• Đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu
• Sau khi nhận thông báo giao hàng và booking từ chuyên viên đơn hàng, chuyên viên XK gửi booking cho hãng vận chuyển để đề nghị điều container đến Công ty đóng hàng theo đú g thời gian như thông báo giao hàng; lấy các thông tin số container, số seal, số tare, GW, số xe, tên tài xế để khai báo và liên lạc.
• Ngay sau khi xe container đóng hàng xong, Chuyên viên XK yêu cầu Phòng Điều hành May cung cấp trọng lượng thực tế của hàng để khai báo VGM (Verified G oss Mass: Xác định khối lượng container chứa hàng) cho hãng tàu.
• Sau khi có đầy đủ thông tin và số lượng chốt giao hàng, Chuyên viên XNK làm thủ tục khai báo hải quan và xuất khẩu.
• Đối với hàng gia công nội địa
• Đến thời điểm giao hàng như đã thông báo, chuyên viên kế hoạch chốt số lượng với nhà máy may, thông báo lại cho Phòng Điều hành May để bốc hàng và làm thủ tục xuất hàng.
• Chuyên viên XK theo dõi hàng xuất cho đến khi hàng đến địa điểm xuất hàng (cảng hoặc kho của đơn vị giao gia công)

Chuyên viên đơn hàng cập nhật các bước công việc (làm PL, book tàu, ngày final, ngày xác nhận tàu cũng như ngày xuất hàng thực tế) trên phần mềm.

Bước 6: Làm thủ tục đề nghị thanh toán tiền hàng

Đối với đơn hàng FOB và gia công xuất khẩu: Thực hiện theo Quy trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu

Đối với đơn hàng gia công nội địa: Theo thời hạn thanh toán và chứng từ cung cấp thanh toán đã được thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên đơn hàng cung cấp chứng từ thanh toán cho khách hàng và đề ng ị k ách hàng thanh toán đúng thời hạn;

• Trong vòng 12 ngày sau khi giao lô hàng cuối cùng của hợp đồng gia công nội địa, chuyên viên đơn hàng theo dõi, đôn đốc Phòng Điều hành May gửi bảng quyết toán nguyên phụ liệu.
• Dựa theo bảng quyết toán nguyên phụ liệu từ Phòng Điều hành May, chuyên viên đơn hàng kiểm tra, đối chiếu với số liệu theo dõi và làm việc lại với Phòng Điều hành May nếu có sự sai lệch.
• Sau khi số liệu đã khớp, chuyên viên đơn hàng chốt số liệu với Phòng Điều hành May để làm thanh lý hợp đồng với bên giao gia công; chuyển bản thảo Biên bản thanh lý và bản quyết toán nguyên phụ liệu cho khách hàng để kiểm tra đối chiếu.
• Sau khi thống nhất, chuyên viên đơn hàng trình ký và gửi bản chính thức. T ong trường hợp có phát sinh khấu trừ chi phí, chuyên viên đơn hàng yêu cầu khách hàng cung cấp bản gốc/copy các chứng từ liên quan (hóa đơn và các chứng từ khác nếu có) để chuyển Phòng Tài chính Kế toán chuyển trả hoặc khấu trừ số tiền phát sinh.

Lưu ý: Biên bản thanh lý và bảng quyết toán nguyên phụ liệu phải có chữ ký của cấp có thẩm quyền của 2 bên; Thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao lô hàng cuối cùng hoặc theo quy định của hợp đồng;

Bước 7: Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công in/thêu/giặt/may

Đối với các đơn hàng có đưa đi gia công in/thêu/giặt/may chuyên viên đơn hàng thực hiện các thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công in/thêu/giặt/may … đôn đốc việc thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị gia công;

Bước 8: Theo dõi tiền về tài khoản Công ty

Sau khi hàng xuất và đã hoàn tất các chứng từ thanh toán với khách àng, t eo thời hạn thanh toán đã thỏa thuận trên hợp đồng, chuyên viên xuất nhập khẩu (đối với hàng FOB và gia công xuất khẩu) và chuyên viên đơn hàng (đối với hàng g a cô g nội địa) phối hợp cùng phòng Tài chính kế toán theo dõi công nợ và đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn.

Bước 9: Lưu hồ sơ

Chuyên viên đơn hàng lưu hồ sơ theo quy định của Công ty.

2.2.3 Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng theo các tiêu chí cụ thể Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

2.2.3.1 Tiêu chí về số lượng và chất lượng sản phẩm

Số lượng sản phẩm

Nói đến thị trường thời trang là nói đến xu hướng làm đẹp của con người. Xu hướng trong hữ g ăm trở lại đây, nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng tăng mạnh. Theo khảo sát so với những mặt hàng thiết yếu khác thì việc mua sắm sản phẩm thời trang xếp thứ 3 sau việc chi tiêu đặc biệt là nữ giới. Trong môi trường luôn biến động như hiện nay, nhu cầu của con người ngày càng tăng nên đòi hỏi cho ngành thời trang cũng vì thế mà ngày càng phát triển. Để tạo ra một sản phầm trong nghành thời trang cần trải qua rất nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn khác nhau sẽ mang một tính chất công việc khác nhau. Từ việc thiết kế sản phẩm đến việc chọn lựa chât liệu, nguyên vật liệu đầu vào, thuê nhân công may cho đến việc bán hàng đều cần một đội ngũ làm việc nhất định.

Sản phẩm của ngành May rất đa dạng và phong phú, bên cạnh những mặt hàng truyền thống người dân mặc hàng ngày, thông qua gia công cho các nước, Công Ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát có điều kiện làm quen với công nghệ may phức tạp, thời trang của thế giới. Cụ thể các sản phẩm chủ yếu mà công ty hướng đến đó là:

• Nhà máy may 1 với sản phẩm chính polo shirt, T shirt, Jacket các sản phẩm may mặc khác làm từ vải dệt kim và dệt thoi. Sản lượng hàng năm đạt k oảng 4.800.000 sản phẩm.
• Nhà máy may 2 với sản phẩm chính polo shirt, T shirt, Jacket, thời tra giữ, áo quần trẻ em và các sản phẩm may mặc khác làm từ vải dệt kim và dệt thoi. Sản lượng hàng năm đạt khoảng 5.200.000 sản phẩm.

Bảng 5: Số lượng sản phẩm may tại Công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát năm

Theo số liệu được thống kê từ Bảng 5 cho thấy, số lượng sản phẩm theo từng tháng trong năm 2018 giao động từ 901.130 đến 1.235.863 sản phẩm theo kế hoạch và số lượng sản phẩm thực tế đã thực hiện giao động từ 754.203 đến 1.417.016 sản phẩm. Có thể nói tổng sản phẩm thực tế cao hơn so với mục tiêu của công ty đề ra trong năm 2018, tức là đã trên 13.255.035 sản phẩm so với năm 2017 (ghi nhận từ phòng Kế hoạch thị trường). Đây sự thành công nổi bật của công ty chứng tỏ công ty đã và đang ngày càng được các đối tác tin cậy và khẳng định vị trí của mình trên địa bàn T ành Phố Huế. Điều đáng chú ý nhất là vào 2 khoảng thời gian từ tháng 2 đến thá g 3 trong năm 2018 có một sự khác biệt rõ ràng. Số lượng đơn hàng đã thực hiện vào tháng 2 cho thấy đây là con số thấp nhất so với các tháng còn lại, đạt 754.203 sản phẩm, trong khi đó vào thời điểm tháng tiếp theo là tháng 3 năm 2018 lại là mốc thời gian có xu hướng ngược lại bởi số lượng đơn hàng nhiều nhất dẫn đến số lượng sản phẩm thực hiện đạt cao nhất là 1.417.016 so với các tháng còn lại tr ng năm. Tuy vậy, nhìn chung thì số lượng sản phẩm của 2 nhà máy may tại Công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát năm 2018 không chênh lệch nhau quá lớn.

So sánh giữa năm 2018 và 2017, số lượng sản phẩm thực tế của công ty có xu hướng thiếu hụt nhiều trong các tháng 2,6 và từ tháng 8 đến tháng 12, điều này thể hiện quá trình sản xuất và xuất khẩu hàng hoá của công ty còn nhiều hạn chế, rủi ro. Điển hình vào tháng 2, đây là thời điểm các mặt hàng công ty gặp tình trạng sụt giảm đơn hàng dẫn đến không những giảm số lượng đơn hàng theo kế hoạch và thực tế đạt mức thấp nhất tro g ăm, mà còn thiếu hụt lên đến 146.927 số lượng sản phẩm – là con số lớn nhất so với các tháng còn lại. Điều này cho thấy đây là thách thức lớn đối với công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát bởi sự thiếu hụt nguồn cung lớn không được đảm bảo của công ty có thể làm giảm uy tín đến các khách hàng cũng như giảm cơ hội hợp tác với các đối tác nước ngoài. Bên cạnh đó, vào tháng 3 năm 2018 là thời điểm công ty thực hiện tốt các đơn hàng nên số lượng sản phẩm thực tế đạt nhiều nhất trong năm và thậm chí sản xuất dư ra đến 207.060 sản phẩm, đây là số lượng sản phẩm dư lớn so với các tháng còn lại và công ty có thể tận dụng số lượng sản phẩm này để xuất khẩu trong nước cũng như có cơ hội để đề xuất thêm về số lượng sản phẩm cung ứng cho các đối tác của mình.

Tóm lại, số lượng giữa sản phẩm thực tế so với sản phẩm theo kế hoạch nhìn chung vẫn còn có sự chênh lệch rõ rệt, đây là điểm yếu của công ty nên việc đưa ra các biệt pháp hợp lý hơn để khắc phục tình trạng này là hoàn toàn cần thiết để cải thiện số lượng sản phẩm của đơn hàng thực hiện trong năm tới và nâng cao uy tín cũng như vị thế của Thiên An Phát trong thị trường dệt may trong và ngoài nước.

Chất lượng sản phẩm

Ngày nay chất lượng sản phẩm là một trong những mối quan tâm hà g đầu của doanh nghiệp đặc biệt là ngành may mặc, một ngành sản xuất hàng hoá tiêu dùng có tính thời vụ thì chất lượng sản phẩm càng trở thành một vấn đề quan trọng. Với tính chất quan trọng của chất lượng sản phẩm và đặc điểm của ngàmh may mặc thì ta thấy rằng vấn đề chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm ngành may mặc cần được quan tâm nghiên cứu và giải quyết. Trong một sản phẩm của Công ty Thiên An Phát có nhiều nhóm thuộc tính thể hiện chất lượng sản phẩm như:

• Các thuộc tính phản ánh chức năng tác dụng của sản phẩm thể hiện khả năng của sản phẩm có thể thực hiện chức năng hoạt động như mong muốn
• Tuổi thọ sản phẩm thể hiện khả năng giữ được tính năng tác dụng trong điều kiện hoạt động bình thường trong khoảng thời gian nhất định
• Tính thẩm mĩ của sản phẩm : là các thuộc tính thể hiện sự gợi cảm thu hút khách hàng như hình dáng màu sắc kích thước, cách trang trí, tính thời trang…
• Tính kinh tế của sản phẩm thể hiện ở tiết kiệm chi phí tổng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
• Tính tiện dụng của sản phẩm thể hiện ở khả năng dễ bảo quản, dễ vận chuỷên, dễ sửa chữa, dễ sử dụng
• Tính an toàn của sản phẩm khác với các thuộc tính trên đối với tính an toàn của sản phẩm do nhà nước qui định các sản phẩm phải tuân thủ qui định về tính an toàn sản phẩm
• Mức độ gây ô nhiễm của sản phẩm do các tổ chức các quốc gia qui định
• Các dịch vụ kèm theo như bảo hành vận chuyển hướng dẫn

Đối với bộ phận quản lý chất lượng (QC) sẽ kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất, theo dõi, kiểm tra và ngăn ngừa hư hỏng xảy ra. Đối với phòng Kế hoạch thị trường: sẽ kết hợp cùng các phòng ban khác để theo dõi tiến độ sản xuất, hoàn thành thành phẩm, thường xuyên nhận báo cáo từ bộ phận kỹ thuật để cập nhật tình hình đơn hàng cũng như diễn biến công việc, cụ thể như:

• Theo dõi vải và nguyên phụ liệu để có bản đánh giá chất lượng vải đạt hay không trước khi chuyển qua bộ phận cắt.
• Theo dõi bộ phận QC trong chuyền để đảm bảo sản phẩm trong c uyền đạt chất lượng theo yêu cầu.
• Theo dõi chất lượng trong chuyền khi nhận được báo cáo.
• Theo dõi bộ phận QC bán thành phẩm, đảm bảo chất lượng đạt 100% trước khi chuyển giao bán thành phẩm qua phân xưởng.
• Theo dõi bộ phận QC thành phẩm để giảm thiểu sản phẩm chất lượng kém trước khi đưa qua bộ phận ủi.
• Kiểm soát quá trình làm việc của QC thành phẩm để nâng cao năng suất và chất lượng.
• Theo dõi bộ phận QC sau ủi để hàng đạt chất lượng trước khi chuyển sản phẩm qua bộ phận đóng gói.
• Dựa theo kế hoach xuất hàng để đôn đốc nhân viên kiểm theo lịch xuất.
• Theo dõi chất lượng khâu đóng gói để đảm bảo hàng xuất đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng trước khi xuất kho.

2.2.3.2 Tiêu chí về thời gian giao hàng Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Trong hợp đồ g mua bán, yếu tố thời gian luôn được đề cao và coi trọng. Tiến độ sản xuất, hiệu quả và lợi nhuận kinh doanh liên quan đến đối tượng trong hợp đồng hầu hết chịu ảnh hưởng từ phía công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát có giao hàng đúng hẹn hay không. Chính bởi vậy, khi giao kết hợp đồng, thời gian giao hàng là một t ong những chi tiết các bên phải thỏa thuận rõ ràng.

Theo Nguyễn Thị Liên (2016), Điều khoản giao nhận hàng hoá trong hợp đồng thương mại – Các bên có thể thỏa thuận với nhau về việc giao hàng trong một thời hạn hay tại một thời điểm. Thời hạn giao hàng là một khoảng thời gian được ấn định cụ thể mà bên bán có quyền giao hàng bất kì lúc nào trong thời hạn đó mà không bị coi là vi phạm hợp đồng, và bên bán phải có nghĩa vụ nhận hàng. Liên quan đến thời gian giao hàng, pháp luật Thương mại cũng quy định rõ, bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kì thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho b n mua. Tuy nhiên, với hoạt động diễn ra thường xuyên và sôi động như mua bán hàng hóa dệt may, thì việc kiểm soát sự thỏa thuận và thực hiện của các bên là vô cùng cần thiết, giúp hoạt động này diễn ra một cách thuận lợi và hạn chế rủi ro. Ngoài vấ đề về giao hàng đúng thời gian, công ty còn gặp phải trường hợp giao hàng quá sớm hoặc giao hàng muộn.

Giao hàng sớm

• Giao hàng quá sớm là trường hợp giao hàng trước thời hạn hay thời điểm đã thỏa thuận, lúc này bên mua có quyền nhận hoặc không nhận hàng nếu các bên không có thỏa thuận khác. Nếu bên mua nhận hàng, bên bán vẫn phải chịu chi phí bảo quản cho tới đúng thời hạn hoặc thời điểm giao hàng, vì lúc này, quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc bên bán, chưa chuyển giao qua cho bên mua. Bên mua nhận hàng hóa trong trường hợp này với tư cách là “người giữ hộ”. Nếu bên mua không nhận hàng, bên bán vẫn giữ hàng hóa và đến hạn gi o hàng đã thỏa thuận, tiến hành giao hàng cho bên mua. Lúc này, nếu hàng hóa đảm bảo đúng và đầy đủ như đã thỏa thuận, bên mua không có quyền từ chối nhận hàng.
• Việc từ chối nhận hàng của bên mua khi bên bán giao hàng trước thời hạn (trường hợp thứ hất) được phân biệt với việc từ chối nhận hàng khi bên bán giao hàng hóa không phù hợp với hợp đồng (trường hợp thứ hai). Trong trường hợp thứ nhất, hàng hóa bên bán giao đảm bảo đúng với những gì đã thỏa thuận về đối tượng, số lượng và chất lượng, bên mua chỉ từ chối nhận hàng vì bên bán vi phạm về thời gian giao hàng; khi đến hạn, bên bán giao hàng lại, bên mua không được từ chối mà phải có nghĩa vụ nhận hàng. Trong trường hợp thứ hai, bên bán từ chối nhận hàng vì hàng hóa không phù hợp với hợp đồng (không đúng đối tượng, không đủ số lượng,…), bên bán có thể phải bồi thường thiệt hại nếu hành vi giao hàng không phù hợp gây thiệt hai cho bên mua.

Giao hàng muộn

• Đối với vấn đề giao hàng muộn, tuy pháp luật Thương mại hiện hành không có quy định, nhưng đó cũng là một vấn đề có thể xảy ra trên thực tế. Trước đây, vấn đề này được quy định trong Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989: “Khi một bên thực hiện hợp đồng kinh tế chậm so với thời hạn ghi trong hợp đồng thì bên bị vi phạm có quyền không nhận sản phẩm, hàng hoá dù đã hoàn thành; có quyền đòi phạt vi p ạm hợp đồng và bồi thường thiệt hại”. Tuy hiện nay quy định này đã khô g còn được áp dụng nhưng từ đó cũng có thể suy ra khái niệm giao hàng muộn. Theo đó, g ao hàng muộn là giao hàng sau thời hạn hoặc thời điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hành vi đó cũng cần phải được coi là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng của bên bán, bên mua cũng cần phải được quyền lựa chọn giữa ác cách giải quyết “hoặc nhận hàng hóa, bắt phạt vi phạm hợp đồng và bồi thường thiệt hại như trường hợp không thực hiện hợp đồng hoặc nhận hàng hóa và bắt phạt vi phạm thời gian thực hiện hợp đồng và bồi thường thiệt hại”.

Tại Công ty CPĐT Dệt may Th ên An Phát quy định: Đối với đơn hàng vận chuyển theo đường biển (sea), thời gian đến địa điểm quy định sẽ giao động từ 30-45 ngày tuỳ thuộc vào điều kiện tự nhiên và một số yếu tố khác, đối tác sử dụng theo phương thức này thường có số lượng đơn hàng lớn với lượng đóng gói thùng hàng nhiều. Đối với đơn hàng sử dụng phương thức vận chuyển theo đường hàng không (air), thời gian sẽ iao động từ 5 ngày đến 1 tuần, các đối tác sử dụng phương thức này thường cần vận chuyển hàng hoá gấp trong thời gian ngắn hoặc được sử dụng trong trường hợp công ty sản xuất chậm tiến độ nên cần giao hàng nhanh để đáp ứng mức thời gian khách hàng đặt ra.

Bảng 6: Thời gian giao hàng của 15 đơn hàng trong năm 2018

Theo bảng thời gian giao hàng của 15 đơn hàng được chọn ngẫu nhiên trong năm 2018 cho thấy phần lớn mỗi đơn hàng thường bao gồm 2 Style – mẫu mã khác nhau trong cùng 1 đơn hàng và có hơn 10 chủng loại kiểu dáng sản phẩm khác nhau trong năm cụ thể như CGKS8000, CGKF7034, CGKS9062,… điều này cho thấy công ty có tính đa dạng về các sản phẩm hàng dệt may hướng đến phù hợp với yêu cầu của các đối tác khác nhau. Nhìn chung, đối với Công ty Thiên An Phát ít có trường ợp giao hàng sớm, Công ty có xu hướng giao hàng đảm bảo đúng tiến độ tức là đú g thời gian quy định trong hợp đồng giữa hai bên.

Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi sự sai sót dẫn đến giao hàng trễ đến một tuần. Cụ thể đối với đơn hàng SU26703, công ty đã giao chậm một tuần so với ngày khách hàng đưa ra. Đây là đơn hàng có số lượng sản phẩm 26.521 – lớn nhất so với 14 đơn hàng còn lại, đối với đơn hàng SU26703, theo bảng báo cáo tiến độ sản xuất của nhà máy may 2 cho thấy sản xuất không đủ số lượng sản phẩm ( sản xuất thiếu 320 sản phẩm) nên lượng hàng này vận chuyển sau dẫn đến quá trình chuyển giao đầy đủ số lượng sản phẩm cho khách hàng có nguy cơ bị chậm trễ một tuần, tuy nhiên phòng KHTT đã kịp thời liên hệ và đàm phán với khách hàng và đã được chấp nhận. Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng giao hàng chậm như: bố trí địa điểm kho hàng quá xa nhau khiến việc kiểm hàng, lấy hàng gặp khó khăn; hay có quá nhiều đơn hàng tập trung vào một thời điểm làm chậm tốc độ xử lý đơn hàng của kế toán, kho; hay bộ phận kế toán và bán hàng, xuất kho không có sự liên kết với nhau khiến thời gian giải quyết cô g việc kéo dài hoặc trường hợp thiếu nguyên phụ liệu, sản xuất bị lỗi,… dẫn đến không đủ nguồn hàng cung cấp cho khách hàng. Trong các trường hợp giao muộn và đàm phán với khách hàng không được thông qua thì công ty phải chịu các chi phí phạt liên quan đã quy định trên hợp đồng, đây là một bất lợi đối với Công ty. Việc Thiên An Phát chậm tiến độ giao hàng cho bên mua thì Công ty không những có nguy cơ chịu tổn thất về mặt tài chính do phải đền bù hợp đồng mà còn tự hạ thấp uy tín, khách hàng cũng vì thế mà có khả năng không quay trở lại với công ty.

Theo nguồn thông tin thu thập được từ phó phòng Kế hoạch thị trường góp ý: quá trình xuất khẩu các đơn hàng của công ty phần lớn được tiến hành theo đúng quy định của pháp luật, diễn ra xuyên suốt, nhịp nhàng và liên tục đáp ứng tiến độ sản xuất tuy nhiên vẫn còn quá lệ thuộc vào lịch sản xuất, ngày giao hàng và trong quá trình sản xuất nên còn xảy ra các sự cố dẫn đến việc không đáp ứng kịp ngày tàu chạy tại cảng đi. Đây là điều khó tránh khỏi trong những công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty sử dụng nhân công làm sức lao động chính.

2.2.3.3 Dựa trên phản hồi khách hàng Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Doanh nghiệp nào cũng cần biết được cảm nhận của khách hàng sau k i sử dụng sản phẩm dịch vụ của mình, họ thực sự nghĩ gì, liệu họ sẽ tiếp tục quay lại. Và đối với Thianco cũng vậy, phản hồi của khách hàng sẽ giúp đo lường sự hài lò g của khách hàng, là thông tin vô cùng quan trọng trong quản trị sự hài lòng khách hàng, giữ chân khách hàng, cải thiện sản phẩm, dịch vụ cũng như nhiều khía cạnh khác trong kinh doanh. Phản hồi của khách hàng là một trong những nguồn đáng tin cậy nhất có thể được sử dụng để giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt và xử lý những bất cập của hệ thống để cải thiện chất lượng và hiệu quả hoạt động. Thông tin chi tiết của khách hàng sẽ giúp công ty hiểu rõ hơn hành vi khách hàng và n u cầu của thị trường để tìm ra các cơ hội kinh doanh.

Thông tin phản hồi của khách hàng có thể đóng vai trò như một bệ phóng cho doanh nghiệp tăng trưởng. Phản hồi của khách hàng là cách thức tuyệt vời cho các doanh nghiệp xác định vị thế mạnh yếu của sản phẩm – dịch vụ họ cung cấp. Có 2 kiểu phản hồi: Phản hồi xây dựng là đưa ra những thông tin cụ thể, trọng tâm vào vấn đề và dựa trên sự quan sát, nêu lên những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện. Phản hồi theo kiểu “khen và chê” là những đánh giá mang tính cá nhân, chung chung, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên quan điểm , cảm nhận của người đưa ý kiến phản hồi.

Bảng 7: Bảng theo dõi khiếu nại của khách hàng của công ty Thiên An Phát năm

Trong năm 2018, công ty đã hoàn thành tốt các đơn hàng được giao dẫn đến số lượng thư phản hồi về phàn nàn từ phía khách hàng của công ty khá ít. Trong kỷ nguyên lấy khách hàng làm trung tâm đang thực sự chi phối toàn bộ thị trường trên tất cả các lĩnh vực, ngành hàng. Việc làm hài lòng khách hàng là yếu tố tiên quyết mà mọi doanh nghiệp hiện nay đang đầu tư chú trọng và Thiên An Phát cũng vậy, sự thành công này thể hiện trong số lượng đơn khiếu nại từ phía khách hàng của công ty rất ít.

Qua đó cho thấy công ty luôn nỗ lực trong việc đáp ứng chất lượng, số lượng tốt nhất có thể cho khách hàng, đúng với triết lý kinh doanh của công ty “Làm đúng ngay từ đầu”.

Đối với trường hợp đơn hàng KO16085, công ty đã sơ suất đóng thiếu 1 nhãn dán bao và lúc đóng kiện không kiểm tra kỹ dẫn đến trường hợp không đúng quy cách đóng gói sản phẩm khiến khách hàng không hài lòng, vì thế công ty phải chịu mức phạt 150.4 USD. Bên cạnh đó, tình hình final phát sinh tái chế đối với một số đơn hàng Resource, Century và Cheung Yue như sau:

Đối với đơn hàng Resource: Style CGW435 PO#SU26747: 3072 pcs bị tái chế do hộp nẹp xiên. Nhà máy đã bố trí kiểm tra lại, phân loại hàng chưa đạt chất lượng, sửa và ủi. Style CGKS8000 PO#SU1431/SU2000: 930 pcs tái chế nẹp đùn. Mex chân cổ, lá cổ và nẹp chưa tương thích.

Đối với đơn hàng Cheung Yue: PO# JZ91Y030RP1 với Style 512632 tái chế hình thêu (màu Carmel pink, Heather) số lượng 1140 pcs do thêu lỗi phần dây cương bị dính vào đầu ngựa. Ngoài ra, Style 570127 tái chế số lượng 1000 pcs Final tái chế lỗi nẹp xấu.

Đối với đơn hàng Century: Style TTL19403 tái hế bẩn / nách nhăn đối với MO#39778 số lượng 5.868 pcs sản xuất tại TAP1 và cũng tái chế lỗi thành phẩm bẩn đối với MO#39778 số lượng 13.500 pcs sản xuất tại TAP2

Lãnh đạo công ty đã chủ trì họp các đơn vị để xem xét và cải tiến loại mex phù hợp cho từng chi tiết/vị trí. Phòng Kỹ thuật đã làm việc với khách hàng để có xác nhận và áp dụng ngay cho các đơn hàng trong năm 2018. Có thể nói mặc dù trước khi xuất một lô hàng hoá, doanh nghiệp đã có những nghiên cứu kĩ lưỡng, các khâu kiểm tra, tuy vậy vẫn không tránh khỏi trường hợp sai sót. Ý kiến phản hồi này sẽ giúp Thiên An Phát đánh giá chính xác được hiệu quả làm việc của nhân viên để có thể kịp thời điều chỉnh và chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân sự. Ngược lại, nhân viên dưới sự giám sát và phản hồi của khách hàng sẽ có trách nhiệm và nhiệt tình hơn trong công việc của mình mà không chờ đến sự đánh giá can thiệp từ phía lãnh đạo công ty. Theo thời gian, thông tin phản hồi của khách hàng sẽ là thước đo quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm của doanh nghiệp có giúp giải quyết vấn đề của khách hàng hoặc đáp ứng nhu cầu của họ hay không.

Ngay cả khi gặp những sự cố, nhờ thường xuyên cập nhật phản hồi khách hàng, doanh nghiệp sẽ khắc phục nhanh chóng, chính xác – điều đó sẽ khiến khách hàng càng đánh giá cao và tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của Thiên An Phát. Xử lý khiếu nại của khách hàng là một phần quan trọng trong quá trình chăm sóc khách hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường. Đây là một mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, thời gian xử lý khiếu nại càng thấp thì sự hài lòng của khách hàng sẽ càng cao hơn. Việc xử lý khiếu nại của khách hàng tốt sẽ tạo nên những trải nghiệm tốt, từ đó công ty có thể duy trì và giữ chân khách hàng. Ngoài ra, khiếu nại khách hàng cũng là thước đo độ hiệu quả của dịch vụ chăm sóc khách hàng. Nếu khiếu nại càng nhiều thì mức độ hài lòng của khách hàng càng thấp và ngược lại.

2.2.3.4 Theo phương thức và địa điểm giao hàng

Địa điểm giao nhận hàng hóa chính là nơi mà các bên tiến hành hoạt độ g giao – nhận hàng. Việc xác định địa điểm giao hàng có ý nghĩa quan trọng, “bởi vì ó liên quan đến chi phí vận chuyển và gánh chịu rủi ro trong khi vận chuyển”. Trong hợp đồng, nếu các bên có thỏa thuận về địa điểm giao hàng thì thực hiện theo sự thỏa thuận của các bên. Nhưng nếu trong hợp đồng các bên không có sự thỏa thuận, thì địa điểm giao hàng được xác định như sau:

• Trường hợp hàng hóa là vật gắn liền với đất đai thì bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hóa đó;
• Trường hợp hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hóa thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên;
• Trường hợp trong hợp đồng không có quy định về vận chuyển hàng hóa, nếu vào thời điểm giao kết hợp đồng, các bên biết được địa điểm kho chứa hàng, địa điểm xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hóa thì bên bán phải giao hàng tại địa điểm đó;
• Trong các trườ g hợp khác, bên bán phải giao hàng tại địa điểm kinh doanh của bên bán, nếu không có địa điểm kinh doanh thì phải giao hàng tại nơi cư trú của bên bán được xác định tại thời điểm giao kết hợp đồng mua bán.

Nếu các bên có thỏa thuận về địa điểm giao hàng thì thực hiện giao, nhận theo đúng thỏa thuận đó. Nếu không có thỏa thuận thì từng tùy trường hợp mua bán cụ thể, áp dụng quy định của pháp luật. Nếu các bên không tiến hành giao, nhận đúng địa điểm dẫn đến việc giao, nhận chậm gây ra thiệt hại thì bên vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại đó.

Bảng 8: Phương thức và địa điểm giao hàng của 15 đơn hàng năm 2018

Theo bảng địa điểm giao hàng của 15 đơn hàng trong năm 2018 cho thấy công ty và phía đối tác đã xác định cụ thể địa điểm giao nhận hàng hoá. Phần lớn Thiên An Phát sử dụng phương thức vận chuyển bằng đường biển nhiều hơn so với đường hàng không. Các điạ điểm giao hàng theo yêu cầu từ khía khách hàng như Mexico, Tampa, Miami, Canada, UK. Theo thông tin thu thập được từ phòng Kế hoạch thị trường, các đơn hàng năm 2018 được xuất đến Tampa và Miami tức là ở USA là chủ yếu.

Cụ thể hơn, công ty chọn giao hàng bằng đường biển (SEA) vì thứ ất k ối lượng vận chuyển lớn, khối lượng vận chuyển bằng đường biển có thể gấp hà g trăm, hàng nghìn lần so với vận chuyển bằng đường hàng không. Thứ hai, giá thành thấp, vận chuyển bằng đường biển được xem là ưu tiên hàng đầu trong việc vận chuyển hàng hóa giữa các nước do vận chuyển với một khối lượng lớn nên giá thành cũng được giảm xuống. Thứ ba, tạo điều kiện cho việc giao lưu kinh tế với các nước, khu vực trên thế giới; việc phải vận chuyển hàng hóa sang khu vực biển của một quốc gia khác phải được sự chấp nhận của họ. Điều này t úc đẩy sự giao lưu kinh tế giữa các nước nhằm tạo điều kiện để lưu thông hàng hóa dễ dàng, phát triển kinh tế nước nhà. Thư tư, vấn đề va chạm trong quá trình vận chuyển cũng được hạn chế, an toàn cho hàng hóa. Do đường lưu thông trên biển là rất rộng nên việc va chạm cũng ít xảy ra.

Đối với các đơn hàng xuất AIR, thường sử dụng phương thức này ngoài trường hợp khách hàng chỉ định, còn là trường hợp các đơn hàng có dự đoán sẽ chậm trễ tiến độ giao hàng nên bắt buộc công ty phải xuất khẩu bằng đường hàng không để tránh việc bị phạt tiền rất ặ g từ bên khách hàng. Trước tiên, đây là một dấu hiệu xấu bởi vì thứ nhất là phản ánh công ty phải tái chế tại công đọan final không đạt do một số lỗi bắt nguồn từ khâu sản xuất của công ty như đóng gói, bao bì, chỉ thừa, sai đường chỉ… đối với 3 mẫu CGKS90X7, CGKS9X7X và CGKF80A5 thì trong đó đơn hàng CGKS90X7 chỉ xuất với số lượng 24 cái do nguyên nhân xuất thiếu từ trước nên phải gộp chung với hai đơn hàng còn lại để giảm thiểu chi phí vận chuyển. Thứ hai, điều này làm giảm lợi nhuận của công ty rất lớn vì cước vận tải hàng không rất cao, đặc biệt là đối với các tuyến đi quốc tế. Những ngày cao điểm như ngày lễ, ngày tết thì cước vận chuyển hàng không có thể cao gấp 3 đến 4 lần, thủ tục hải quan khi vận chuyển hàng hóa cũng khá phức tạp, tốn thời gian và có sự hạn chế về khối lượng và trọng lượng chở hàng. Nó cũng không phù hợp với hàng hóa cồng kềnh, hàng hóa có khối lượng lớn hoặc hàng hoá có giá trị thấp vì khối lượng hàng sẽ bị giới hạn bởi kích thước khoang, kích thước cửa, và trọng tải thực chở của máy bay.

2.2.4 Những hạn chế thực tế trong quá trình quản lý đơn hàng của Công ty

2.2.4.1 Hạn chế trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Cung ứng nguyên phụ liệu là một quá trình quan trọng, quyết định việc t ành phẩm được sản xuất có tốt hay không. Xảy ra rủi ro ở công đoạn cung ứ g sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, khó có thể khắc phục được. Những hạn chế thườ g xảy ra đã được nghiên cứu như sau

Xác định nhu cầu nguyên phụ liệu bị sai

Nhu cầu nguyên phụ liệu được bộ phận cung ứng tiến hành ước lượng dựa trên quy cách may và số lượng sản phẩm trên đơn hàng. Việc xác định nhu cầu bị sai có thể dẫn đến gia tăng chi phí hoặc thừa, thiếu hụt nguyên phụ liệu sử dụng để sản xuất, khiến cho việc hoàn thành đơn hàng theo kế oạch là một điều bất khả thi. Tình trạng thừa/ thiếu nguyên phụ liệu vẫn thường xảy ra tại nhà máy. Thiếu nguyên phụ liệu thì không thể cung cấp đủ để sản xuất, thừa thì dẫn đến tình trạng phình kho, gây ứ động ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên phụ liệu đó.

Nguyên nhân là bộ phận Kế hoạch thị trường nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình cân đối trước khi đi đặt nguyên phụ liệu, chỉ cần một phép tính sai trong quá trình đó sẽ dẫn đến những hậu quả về sau như nguyên phụ liệu mua thiếu không đúng nhu cầu hoặc thừa sẽ bị tồn kho ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên phụ liệu cho những đơn hàng sau. Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Bảng mã nguyên phụ liệu không rõ ràng

Đặt hàng nguyên phụ liệu cùng các công việc liên quan đều có sử dụng bảng mã nguyên phụ liệu, bao gồm mã nguyên phụ liệu, tên, chủng loại, miêu tả, và số lượng định mức nguyên phụ liệu cho mỗi sản phẩm. Thiết lập bảng mã không rõ ràng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc tính toán số lượng và đặt hàng nguyên phụ liệu bị sai dẫn đến rủi ro nguyên phụ liệu cung ứng không đạt yêu cầu.

Nguyên phụ liệu về kho không đúng kế hoạch

Nhập kho nguyên phụ liệu thường phải được thực hiện theo kế hoạch, trước khi đơn hàng được đưa vào sản xuất. Nhưng bất trắc có thể xảy đến khiến cho nguyên phụ liệu không thể về đúng kế hoạch và cũng có thể được nhập trong thời gian sản xuất. Nguyên nhân này dẫn đến rủi ro không đủ nguyên phụ liệu để cung ứng, còn khiến cho sản xuât bị trì trệ. Sự chậm trễ trong khâu cung ứng ảnh hưởng rất lớn đến công đoạn sản xuất, gây nên trì trệ hoặc rối loạn dây chuyền.

Nếu do nguyên nhân khách quan: chủ hàng vi phạm lịch giao hà g đã thỏa thuận với công ty gặp vấn đề chất lượng nghiêm trọng không thể sản xuất. G ải pháp: tìm phương án rút ngắn thời gian nhanh nhất có thể, thông thường sẽ yêu cầu chủ hàng giao nhanh nguyên phụ liệu để đáp ứng sản xuất. Đối với ác hủ hàng ở nước ngoài, liên hệ với bộ phận Xuất Nhập khẩu để tìm các phương án về huyến tàu, đi tàu nhanh để đạt mục tiêu.

Nếu do nguyên nhân chủ quan: công ty đặt mua nguyên phụ liệu trễ, sót hoặc thiếu. Cần báo động đến trưởng phòng Kế oạch t ị trường để có hướng giải quyết. Thông tin về đơn hàng đã được điều chỉnh nhưng chưa được cập nhật

Cũng như sự đồng bộ, việc điều chỉnh thông tin đã được thay đổi là điều cần thiết phải thực hiện ngay tại thời điểm đó, nhằm giúp cho các bộ phận, phòng ban khác thực hiện công việc mà không bị s i sót liên quan đến chậm trễ thông tin, đặc biệt là việc tiến hành công việc với thông tin chưa chỉnh sửa. Hậu quả mang lại chính là sự gia tăng thời gian khắc phục và xử lý công việc đã thực hiện bị sai sót, trầm trọng hơn nữa là sự gia tă g chi phí không đáng có bởi những công việc đáng lẽ ra không cần thiết phải thực hiện. Công ty và cán bộ quản lý cần chú trọng nhắc nhở nhân viên khi có sự thay đổi về thông tin trong công việc.

Khách hàng và nhà cung cấp gửi nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu Nhập kho nguyên phụ liệu là công đoạn cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, khách hàng hay nhà cung ứng chuyển giao nguyên phụ liệu khác về màu sắc, chất liệu, số lượng, các quy chuẩn khác sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm. Việc kiểm tra chất lượng và số lượng là rất quan trọng trước khi tiến hành lưu trữ và sản xuất nhằm mục đích xem xét và thông báo cho bộ phận cung ứng và khách hàng tìm phương án giải quyết nếu như nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu.

Mặt khác, đây là quá trình quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị sản xuất, rủi ro trong giai đoạn này thường dẫn đến những hậu quả kéo theo của tất cả công đoạn sản xuất.

Lưu trữ nguyên phụ liệu không đúng quy cách

Lưu trữ nguyên phụ liệu là điều cần thiết phải làm một cách cẩn thận và đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn đã được đề ra, nếu không sẽ dẫn đến hư hỏng hoặc không thể sử dụng được trong sản xuất, đặc biệt là nguyên phụ liệu ngành may mặc, tuy không bị hư hỏng theo thời gian nhưng môi trường, thời tiết, điều kiện của ơi lưu trữ là điều cần đặc biệt lưu ý. Nếu việc sản xuất quá sớm dẫn đến việc lưu trữ sản phẩm kéo dài cũng dễ xảy ra tình trạng hư hỏng, ẩm mốc, không đúng phẩm chất.

2.2.4.2 Hạn chế trong quá trình sản xuất Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Sản xuất là quá trình phức tạp bởi sự liên kết giữa ác bộ phận với nhau, chính vì vậy Kế hoạch thị trường phải làm việc với tất cả các bộ phận liên quan để nắm rõ và kiểm soát tình hình sản xuất của đơn hàng. Đây cũng chính là quá trình phát sinh nhiều rủi ro nhất mà bộ phận gặp phải, những rủi ro đó là:

Thiếu nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất

Trở ngại do hao hụt trong sản xuất là một rủi ro thường xuyên xảy ra, không chỉ công ty Thiên An Phát mà ở hầu hết các doanh nghiệp may nói chung. Có hai nhóm nguyên nhân gây ra các rủi ro này, đó là nhóm nguyên nhân chủ quan và nhóm nguyên nhân khách quan.

Nhóm nguyên nhân khách quan đó là do nguyên phụ liệu gặp vấn đề về chất lượng, như tro g quy trình đã được trình bày ở trên thì nguyên phụ liệu trước khi đưa vào sản xuất, sẽ được kiểm định ngay khi nhập kho. Tuy nhiên, theo nguyên tắc thì bộ phận Giám định chỉ kiểm tra 20% trên tổng số hàng về, do đó sẽ có những trường hợp nguyên phụ liệu bị lỗi nhưng không phát hiện ra. Và giải pháp cần để xử lý ở đây, đó là yêu cầu có xác nhận của các bộ phận có liên quan để chứng thực cho nguyên nhân khách quan này là đúng. Sau đó, Kế hoạch thị trường tiến hành ra phiếu bổ sung nhanh để kịp thời cho sản xuất và ghi nhận lại số lượng nguyên phụ liệu bị hỏng để gửi trả lại chủ hàng và đòi hàng bù. Phiếu bổ sung vật tư tương tự như phiếu lĩnh vật tư nhưng khác ở hai điểm: chỉ một số ít nguyên phụ liệu cần bổ sung chứ không phải tập hợp tất cả các loại nguyên phụ liệu cần để sản xuất một đơn hàng, số lượng bổ sung là tùy chọn chứ không phải như cầu được đưa ra từ hệ thống ban đầu.

Nhóm nguyên nhân chủ quan có thể phát sinh do trong quá trình sản xuất xảy ra hao hụt, từ các bộ phận cắt, may cho đến đóng gói hỏng hoặc là do thất thoát nguy n phụ liệu. Giải pháp để xử lý cho rủi ro này là đề nghị quản đốc, chuyền trưởng tổ chức kiểm soát, tìm kiếm nguyên phụ liệu ở chuyền trước khi yêu cầu bổ sung. Nếu vẫn không tìm ra, thì lúc đó mới yêu cầu viết giấy đề nghị bổ sung ngoài đị h mức với đầy đủ chữ ký xác nhận của chuyền trưởng, quản đốc, kế toán và giám đốc sản xuất. Kiểm tra tình hình nguyên phụ liệu, trong trường hợp đã hết, hoặc sẽ dùng liền cho sản xuất không thể cấp bổ sung, cần đi mua hàng lại khẩn, nhờ chủ hàng hỗ trợ, đồng thời yêu cầu chuyền chịu chi phí vận chuyển nguyên phụ liệu, chi phí giá nguyên phụ liệu, chi phí vận chuyển thành phẩm và các chi phí khác liên quan đến trở ngại này nhằm mục đích cuối cùng là vẫn đảm bảo ngày xuất hàng cho khách hàng.

Sản xuất không đạt tiến độ theo kế oạch

Những nguyên nhân xảy ra rủi ro này xuất phát từ phía nhà máy, có thể vì tình trạng đơn hàng quá nhiều dẫn đến trường hợp vượt quá năng lực sản xuất hoặc là năng suất đạt được thấp hơn mục tiêu đã đề ra. Dó đó, đối với tình trạng này bộ phận Kế hoạch thị trường chủ động liên hệ với các bộ phận có liên quan để tìm cách giải quyết bằng cách cho công nhân tăng ca, tăng thêm số công nhân, chia số lượng rải ra các chuyền khác để đẩy nhanh tiến độ sản xuất, kịp thời gian xuất hàng. Trong trường hợp nếu sản xuất khô g kịp thì trưởng nhóm Kế hoạch thị trường cần tiến hành thông báo sớm đến khách hàng chính thức bằng thư điện tử để xin dời ngày xuất hàng.

Đóng gói sai quy cách bao bì

Nguyên nhân chủ quan từ bộ phận hoàn thành Đóng kiện, không xem kỹ tài liệu hướng dẫn quy cách đóng gói, chủ quan rồi phổ biến và hướng dẫn lại cho công nhân công ty theo quán tính. Nếu kịp thời phát hiện lỗi sai tại nhà máy thì có thể kịp thời sửa chữa, tuy nhiên tốn kém thời gian và tiến độ của nhà máy. Nghiêm trọng hơn, là khi hàng đã được vận chuyển đến tay của khách hàng, khi đó khách hàng phát hiện sai quy cách bao bì thì hậu quả vô cùng nghiêm trọng, không chỉ ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu mà quan trọng hơn đó là hình ảnh và uy tín của công ty. Với rủi ro nghiêm trọng này, thì nguyên nhân không chỉ nằm ở Trưởng nhóm hoàn thành đóng kiện, mà là tất cả các bộ phận có liên quan đều phải chịu trách nhiệm, quản lý khu vực, kỹ thuật, kế hoạch cho đến nhóm quản lý chất lượng (Quality Control – QC) của khách hàng. Vì hàng trước khi xuất khỏi nhà máy, phải qua khâu kiểm tra cuối cùng do QC của khách hàng đến kiểm.

2.2.4.3 Hạn chế trong quá trình xuất hàng Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Trễ ngày giao hàng

Do nguyên phụ liệu có vấn đề, năng suất chuyên may quá thấp,… bộ phận Kế hoạch thị trường đặc biệt là nhóm chuyên viên Xuất nhập khẩu cần thương lượng, trao đổi với khách hàng dời ngày giao hàng. Nếu khách hàng không đồng ý, thì nhà máy phải tiến hành vận chuyển nhanh thành phẩm, sẽ rất tốn kém nhưng đảm bảo uy tín cho công ty.

Việc trễ hạn giao hàng còn liên quan đến kết quả không mong muốn khi cả lô hàng không đảm bảo yêu cầu do bộ phận quản lý c ất lượng của khách hàng đến kiểm tra chất lượng thành phẩm cuối cùng không đạt, cần tái chế lại toàn bộ ( ủi, cắt chỉ, tẩy dơ, khui thùng kiểm tra lại tỷ lệ…). Lúc này, cần thương lượng xin khách hàng dời ngày giao hàng để tái chế và chờ kiểm tra lại.

Chậm trễ ở khâu Xuất Nhập khẩu

Những nguyên nhân có thể gây ra rủi ro chậm trễ trong quá trình xuất hàng hóa đó là thủ tục khai xuất không hoàn tất kịp thời do người lập sai các thông tin trong đơn hàng, đại lý vận chuyển thay đổi bất ngờ lịch trình tàu (không đủ chuyến, trời có bão,…). Những rủi ro này không còn thuộc tầm quản lý và chịu trách nhiệm của bộ phận Kế hoạch thị trường mà nó thuộc về nhóm Xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiệm vụ của chuyên viên đơn hàng đó chịu trách nhiệm từ khi nhận đơn hàng cho đến khi hoàn tất đơn hàng, do đó cần phải liên hệ với bộ phận Xuất Nhập khẩu để tìm ra hướng giải quyết kịp thời cho các rủi ro phát sinh.

2.2.4.4 Hạn chế trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Hiện nay, bộ phận Kế hoạch thị trường đặc biệt là chuyên viên đơn hàng vẫn sử dụng các công cụ truyền thống để xử lý, cập nhật và quản lý đơn hàng như Word và Excel – các công cụ này có nhiều hạn chế bởi trong các nhà máy sản xuất may mặc, các đơn hàng sản phẩm ngày càng phức tạp và trình tự xử lý kéo dài khiến cho thông tin lưu trữ nhiều.

Khi sử dụng Excel trong quản lý đơn hàng, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công và điều này có thể gây ra nhiều vấn đề. Đầu tiên việc nhập liệu này rất dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Khi đó muốn khắc phục hậu quả, nhân viên phải tìm ra lỗi bằng cách dò số liệu gây ra sự lãng phí t ời gian và công sức rất nhiều. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng đưa đến nguy cơ mất số liệu rất cao nếu gặp trục trặc về máy tính hay phần mềm.

Với số lượng đơn hàng lớn, việc xem số liệu trong Excel là rất khó khăn và tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó sẽ rất khó kiểm soát thông tin trong Excel vì dữ liệu sẽ bị phân tán và không được sắp xếp một cách khoa học, thống nhất.

2.2.5 Quy trình xử lý các trường hợp sai sót trong quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường tại Công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

2.2.5.1 Quy trình quản lý và liên lạc với k ách àng khi giao hàng có nguy cơ chậm trễ

Mục đích:

Nhằm đảm bảo giao hàng theo tiến độ khách hàng xác nhận, thông tin về tiến trình sản xuất liên quan đến tiến độ gi o hàng được cập nhật thường xuyên.

Tiến trình thực hiện:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng từ Bộ phận Marketing.

Bước 2: Sau khi tiếp nhận đơn hàng, chuyên viên Đơn hàng kiểm tra năng lực sản xuất của Nhà máy và thời gian cung ứng nguyên phụ liệu có đáp ứng kịp thời gian giao hàng hay không. Nếu thấy không đáp ứng thì phải xem xét lại hoặc đàm phán trả đ n hàng.

Bước 3: Nếu có khả năng đáp ứng tiến độ giao hàng, chuyên viên Đơn hàng tiến hành chuẩn bị đầu vào cho sản xuất, lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất cho các đơn vị liên quan, xem xét năng lực sản xuất của các Nhà máy để có phương án sản xuất hợp lý nhất.

Bước 4: Trong quá trình triển khai đơn hàng, chuyên viên Đơn hàng phải theo dõi tiến độ cung ứng nguyên phụ liệu, lập bảng theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng, lập bảng theo dõi triển khai sản xuất đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất, tình hình chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến đơn hàng, kịp thời phát hiện các vấn đề và đề xuất các biện pháp xử lý nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng. Nếu tình hình sản xuất không đáp ứng kịp thời gian giao hàng thì chuyên viên đơn hàng tiến hành đàm phán với khách hàng về thời gian giao hàng theo thực tế sản xuất của Nhà máy. Nếu khách hàng không chấp nhận lùi thời gian giao hàng thì phải xem xét giao hàng bằng phương thức khác nhanh hơn nhằm đảm bảo giao hàng kịp t ời.

Bước 5: Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, tiến độ sản xuất của đơn hàng, chuyên viên đơn hàng tính toán khối lượng hàng dựa trên kích thước thùng carton đóng hàng, tiến hành đặt chổ tàu xuất hàng và đăng ký lịch final hàng tuần theo, tiến hành lập Packing List theo số lượng kế hoạch của đơn hàng gửi Nhà máy May và các đơn vị liên quan, soạn thảo thông báo giao hàng gửi cho nhà máy May và các đơn vị liên quan theo biểu mẫu. Sau khi hàng đã final xong, chuyên viên đơn hàng thông báo cho chuyên viên xuất nhập khẩu và chuyên viên giao nhận làm thủ tục xuất hàng.

Trong quá trình QC của khách hàng kiểm hàng, nếu chất lượng sản phẩm không đạt phải tái chế, chuyên viên đơn hàng kiểm tra lịch tàu khác và gửi khách hàng phê duyệt hoặc trong quá trình vận chuyển hàng đến cửa khẩu, phương tiện vận chuyển gặp sự cố…, không giao hàng kịp, chuyên viên đơn hàng phải mail báo và xin lùi thời gian closing time với hãng tàu hoặc thông báo với khách hàng xin đổi lịch tàu.

Bước 6: Chuyên viên Xuất nhập khẩu tiến hành các thủ tục xuất khẩu hàng hóa, chứng từ xuất hàng và thanh toán gửi khách hàng.

2.2.5.2 Quy trình xuất thừa, xuất thiếu Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

Mục đích:

Quy trình này hướng dẫn cho chuyên viên đơn hàng, chuyên viên xuất nhập khẩu, chuyên viên giao nhận hàng quy trình xử lý khi xuất hàng thiếu, hàng thừa.

Tiến trình thực hiện:

Căn cứ vào bảng cân đối nguyên phụ liệu và căn cứ vào số liệu hàng hóa rãi chuyền thực tế, chuyên viên đơn hàng thông báo cho khách hàng về số lượng thực xuất. Nếu số lượng thực xuất đủ so với đơn đặt hàng thì tiến hành quy trình xuất hàng thông thường. Ngược lại, chuyên viên đơn hàng viết mail thông báo với khách hàng về số lượng thực tế xuất không đúng so với đơn đặt hàng, trình bày lý do xuất thiếu, xuất thừa (xuất thiếu có thể do vải bị lỗi quá nhiều, vượt quá định mức, khách hàng chưa bổ sung kịp,…xuất thừa có thể do nhà máy tính định mức tiết kiệm vải) và đợi phản hồi từ phía khách hàng. Nếu được khách hàng đồng ý, chuyên viên đơn hàng mail báo thông tin để Nhà máy xuất hàng; nếu không, chuyên viên đơn hàng phải mail yêu cầu khách hàng bổ sung nguyên phụ liệu, tiếp tục theo dõi nguyên phụ liệu bổ su g để đảm bảo xuất đủ thành phẩm.

Căn cứ vào yêu cầu thời gian giao hàng đã xác nhận với khách hàng, chuyên viên đơn hàng tính toán khối lượng hàng dựa trên kích thước thùng arton đóng hàng, tiến hành đặt chổ tàu xuất hàng và đăng ký lịch final hàng tuần, lập Pa king list, soạn thảo thông báo giao hàng gửi cho nhà máy May và các đơn vị liên quan. Sau khi hàng hóa đã sản xuất xong, đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng thì chuyên viên đơn hàng thông báo c o c uyên viên giao nhận phối hợp với thủ kho nhà máy cho đóng hàng lên conta ner, chuyên viên XNK mở tờ khai hải quan và làm chứng từ xuất hàng.

Trước khi lên hàng, chuyên viên đơn hàng sẽ cung cấp packing list và kế hoạch lên hàng cho kho thành phẩm. Dựa vào danh sách đó, nhân viên kho sẽ kiểm tra và đếm số lượng trước khi di chuyển ra khỏi kho. Sau khi di chuyển hàng ra khu vực lên hàng, chuyên viên iao nhận và nhân viên kho sẽ kiểm tra lại một lần nữa trước khi lên phương tiện vận chuyển. Trong suốt quá trình lên phương tiện vận chuyển, chuyên viên giao nhận sẽ chụp hình để đảm bảo tính chính xác và lưu giữ hồ sơ. Nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào về số lượng hoặc bất thường, quá trình bốc hàng lên phương tiện vận chuyển sẽ dừng lại và thông báo cho trưởng đơn vị, trưởng đơn vị sẽ theo dõi quá trình xuống phương tiện vận chuyển để kiểm tra hàng hóa lại lần nữa. Nếu vẫn thiếu hoặc thừa, người kiểm tra sẽ làm báo cáo chi tiết vấn đề này (xem lại hệ thống camera, kiểm tra sổ ra vào để tìm nguyên nhân tại sao bị thiếu hoặc bị thừa, có thể mở từng thùng hàng ra để kiểm tra lại xem có vật lạ gì bên trong hay không….).

Nếu có bất kỳ sự nghi ngờ nào về sự xâm nhập bất hợp pháp hoặc trộm thì người phát hiện phải thông báo cho bảo vệ để báo cáo vi phạm và thông báo cho trưởng đơn vị hoặc giám đốc.

Trong trường hợp nghiêm trọng, nhà máy có thể nhờ công an địa phương giúp đỡ để điều tra nguyên nhân và giải quyết vấn đề này.

Nếu việc thiếu, dư thừa hoặc hàng hóa bất thường ảnh hưởng đến tính an ninh của hàng hóa thì phải ngừng ngay việc xuất hàng hoặc điều tra nguyên nhân và xử lý ngay lập tức, người phụ trách sẽ làm một báo cáo với lý do và hành động khắc phục và kết quả giải quyết (nếu có), sau đó gửi cho consolidator hoặc khách hàng nếu cần thiết. Khóa luận: Thực trạng hoạt động của Cty Dệt may Thiên An Phát

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY  

===>>> Khóa luận: Giải pháp phát triển đơn hàng tại Cty Thiên An Phát