Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm khóa luận tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài khóa luận tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm khóa luận thì với đề tài Khóa luận: Phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại công ty TNHH thương hiệu và đồng phục Lion dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.2. Nhận dạng, phân tích những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion

Bảng 2.5 Đặc điểm mẫu khảo sát toàn bộ thông tin sơ lược về đối tượng điều tra được tổng hợp trong bảng dưới đây

Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Li n hoạt động theo đơn đặt hàng của khách hàng và đặt trưng của ngành đồng phục có tính thời vụ, vì thế không khỏi tránh được mùa cao điểm nhiều đơn hàng đến cùng một lúc, nhưng công suất sản xuất của xưởng không đủ đáp ứng dẫn đến nhiều đơn hàng trễ tiến độ mà khách hàng yêu cầu. Sau đây là những rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của BPSX công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion.

2.2.1. Rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng

Để có thể mang những đơn hàng, những bản hợp đồng về với doanh nghiệp, nhân viên đảm hiệm quá trình này phải cực kỳ cẩn thận, phải am hiểu kiến thức sản phẩm, có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng để có thể cùng bàn bạc, thảo luận và đưa ra những thỏa thuận mang lại lợi ích, nghĩa vụ và giảm rủi ro xuống mức thấp nhất cho các bên. Dưới đây là những dấu hiệu rủi ro thường xuyên xảy ra ở quá trình này mà nhân viên hay gặp phải.

Rủi ro bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh

Trong quá trình bàn bạc, tư vấn đơn hàng hai bên luôn đề ra những yêu cầu có lợi về phía mình, cả hai bên đều khăng khăng đặt lợi ích của mình lên hàng đầu mà không có sự thấu hiểu cho đối phương. Quá trình này diễn ra trong một thời gian nhưng vẫn không có tiếng nói chung, dẫn đến sự bất đồng trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh.

Theo đánh giá từ nhân viên trong buổi phỏng vấn thì có 45% đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra. Tần suất cao cho thấy không phải đơn hàng nào, khi nhân viên Lion tư vấ đều thành công. Việc giao tiếp, thỏa thuận với khách hàng đôi lúc vẫn không đi đế bất cứ thỏa hiệp nào. Công ty chú trọng đặt uy tín, thương hiệu doanh nghiệp lên hàng đầu, không hợp tác với những đơn hàng không mang lại giá trị, lợi ích cho doanh nghiệp cũng như chủ động cắt đứt việc kí kết hợp đồng với một số đối tượng khách hàng có thông tin không minh bạch ngay từ đầu, để giảm thiểu rủi ro cho công ty ở các bước tiếp theo.

Rủi ro hợp đồng bị sai sót

Hợp đồng là sự thỏa hiệp giữa các ý chí, sự đồng thuận giữa các bên với nhau, thể hiện sự cam kết về quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Hợp đồng là nơi cung cấp những thông tin chính xác nhất của đơn hàng, là cơ sở để các bước tiếp theo của quy trình quản lý đơn hàng diễn ra một cách trơn tru nhất. Việc kí hợp đồng là giai đoạn mở đầu của một đơn hàng. Nếu đơn hàng gặp sai sót có thể dẫn đến đơn hàng không thể thực hiện hoặc phải bồi thường hợp đồng và mất đi sự tin tưởng, tín nhiệm từ phía khách hàng. Vì vậy khả năng giao tiếp, lắng nghe, ghi nhớ của nhân viên trong giai đoạn này phải được đặt lên hàng đầu.

Trong số những nhân viên được điều tra có 35% nhân viên cho rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra ở Lion. Có thể kết luận rằng rủi ro này xảy ra với tần suất thấp nhưng hậu quả rất nghiêm trọng. Hậu quả mà rủi ro này mang lại rất lớ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng của công ty, gây mất thờ g a , tố kém nguồn lực và chi phí để khắc phục.

Bên cạnh đó có 55% nhân viên cho rằng: rủi ro này không thường xuyên xảy ra chứng tỏ rằng: Công ty đã có những biện pháp hạn chế rủi ro này như: Giao tiếp, chốt đúng và nhiều lần với khách hàng. Lion cần tăng cường xây dựng mối quan hệ với khách hàng và không ngừng nghiên cứu để hạn chế rủi ro này giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn.

Rủi ro thông tin đơn hàng bị sai lệch

Sau khi kí hợp đồng với khách hàng NVKD sẽ gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận trong nội bộ công ty thông qua email. Trong quá trình này có 15% nhân viên cho rằng rủi ro thông tin đơn hàng bị sai lệch thường xuyên xảy ra. Và có 45% Nhân viên không đồng tình với ý kiến trên. Rủi ro này sẽ dẫn đến thông tin đơn hàng cung cấp cho các bộ phậ khô đúng với yêu cầu của khách hàng. Tuy tần suất không cao nhưng nếu khô g được phát hiện kịp thời hậu quả rủi ro mang lại cực kì nghiêm trọng. Nếu không phát hiện sớm sẽ kéo theo các hệ lụy như nhập sai mẫu vải, sản xuất hàng loạt sản phẩm sai, và việc bồi thường hợp đồng cho khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Chưa kể đến uy tín, thương hiệu của công ty trong tâm trí khách hàng bị suy giảm nặng.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ: 

===>>> Viết Thuê Khóa Luận Tốt Nghiệp Quản Trị Kinh Doanh

2.2.2. Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Sau khi đã sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên BPSX tiến hành lên kế hoạch sản xuất dựa trên những thông tin được NVKD cung cấp như: số lượng, kiểu dáng, chủng loại sản phẩm thời gian hoàn thành như đã được thỏa thuận, kí kết.

Trong quá trình này có một số rủi ro đáng lưu ý như sau.

Biểu đồ 2. 2 Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất bị sai sót

Một trong những rủi ro cơ bản của quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất là những sai sót về số lượng, kích cỡ, kiểu dáng, ngày giao hàng,… cùng với việc tính toán lượng nguyên phụ liệu và chi phí cho đơn hàng không chính xác, bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế cung cấp sai thông tin nên dẫn đến kế hoạch sản xuất bị sai sót.

Theo khảo sát có 25% nhân viên đồng ý rằng kế hoạch sản xuất thường xuyên xảy ra sai sót, rủi ro ày có tần suất thấp tuy nhiên mang lại hậu quả khá nghiêm trọng. Không những làm cho kế hoạch sản xuất bị đảo lộn, kéo dài thời gian hoàn thành đơn hàng, ảnh hưởng tiến độ hoàn thành các đơn hàng khác, nghiêm trọng hơn là phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng, rủi ro này cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng để đưa ra các phương án giải quyết thích hợp.

Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột

Sau khi nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, BPSX sẽ lên kế hoạch sản xuất, và cho chạy đơn hàng. Tuy nhiên không thể tránh khỏi việc thay đổi thông tin từ phía khách hàng, hoặc sai sót trong khâu lập kế hoạch sản xuất, khiến BPSX đột ngột thay đổi kế hoạch. Điều đó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất đơn hàng và là một trong những rủi ro khiến cho đơn hàng không hoàn thành kịp thời hạn.

Chị Hoàng Như Thảo – trưởng BPSX đánh giá rằng: Kế hoạch sản xuất bị thay đổi đột ngột xảy ra ở Lion với tần suất cao nhưng mức độ nghiêm trọng không lớn. Qua khảo sát có 65% nhân viên được hỏi đã xác nhận rằng rủi ro này thường xuy n xảy ra, tần suất xảy ra rất lớn, chứng tỏ rằng việc lên kế hoạch và thực hiện đúng kế hoạch là rất khó. Các bộ phận trong công ty cần bàn bạc, thảo luận và thố g ất với nhau sau đó nhất quán với thông tin của khách hàng để đưa ra kế hoạch sả xuất ổn định nhất. Rủi ro này làm thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm kéo dài hơn, gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp. Vậy nên, đây là một trong những lý do cần phải lưu cẩn thận trong thời gian quản lý đơn hàng.

Kế hoạch sản xuất bị trì trệ

Đây một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp gia công thường gặp không ngoại trừ Lion, BPSX tính toán nguyên phụ liệu phục vụ cho đơn hàng sản xuất không đúng (sai mẫu, thiếu vải…) khiến cho việc sản xuất phải dừng lại chờ nguyên phụ liệu nhập thêm về, hay do công suất của xưởng sản xuất quá tải dẫn đến việc hoàn thành đơn hàng đúng kế hoạch gặp khó khăn rất nhiều.

Tổng cộng có 20% nhân viên cho rằng rủi ro kế hoạch sản xuất bị trì trệ xảy ra thường xuyên và 55% nhân viên chống lại ý kiến trên. Có thể nói công ty TNHH Thương hiệu và Đồ phục Lion đã thực hiện tốt khâu này, tuy nhiên không vì thế mà bỏ qua rủi ro ày bởi vì tuy rủi ro này xảy ra với tần suất thấp, nhưng mức độ nghiêm trọng khá cao. Hậu quả khiến cho xưởng sản xuất bị rảnh hoặc phải sản xuất những hàng chưa đến thời hạn hoặc tăng ca để hoàn thành kịp đơn hàng. Điều này dẫn đến doanh nghiệp phải mất đi một khoản thời gian, chi phí cho việc khắc phục. Nhân viên BPSX cần chú ý hơn nửa trong quy trình quản lý đơn hàng để hạn chế xảy ra rủi ro này vì nếu phát hiện rủi ro này càng trễ thì chi phí mà doanh nghiệp mất đi càng lớn.

Rủi ro không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng nhưng công suất của các xưởng sản xuất không thể cung ứng được, không đảm bảo được yêu cầu về thời gian, sản lượng, chất lượng sản phẩm, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty.

Trong các nhân viên được phỏng vấn có 15% nhân viên khẳng định rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, ta có thể thấy được tần suất xảy ra rủi ro này k ông cao, nhưng mức độ nghiêm trọng là khá lớn. Hậu quả của rủi ro này khiến cho kế oạch sản xuất bị thay đổi, đơn hàng phải gia hạn hoặc thậm chí thay đổi yêu cầu về số lượng, thời gian, có khi phải nhờ xưởng gia công sản phẩm của đối thủ cạnh tranh – điều này có thể khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp của mình khi thấy hất lượng sản phẩm của đối thủ tốt hơn. Trường hợp xấu hơn là phải bồi thường hợp đồng cho khách hàng. Vì vậy cần có sự hợp tác giữ các bộ phận trong công ty để hạn chế rủi ro này.

2.2.3. Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, BPSX cũng tiến hành xác định lượng nguyên phụ liệu cần thiết để hoàn thành đơn hàng, kiểm tra nguồn nguyên phụ liệu tồn trong kho, và tìm nhà cung ứng nguyên phụ liệu phù hợp dựa trên thông tin được ghi trên hợp đồng và maket được bộ phận thiết kế cung cấp. Trong quá trình thực hiện có một số rủi ro đã được chỉ ra như sau.

Biểu đồ 2.3 Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu

Không đủ nguyên phụ liệu để sản xuất

Việc tính toán nguyên phụ liệu phải được nhân viên BPSX xử lý chính xác ngay từ ban đầu, bắt đầu từ việc xác định chính xác cần bao nhiêu nguyên phụ liệu cho đơn hàng đó?, lượng nguyên phụ liệu còn lại trong kho là bao nhiêu?, lượng nguyên phụ liệu cần nhập thêm là bao nhiêu? sau đó tiến hành tìm nhà cung cấp và đặt hàng. Rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp nguyên phụ liệu được xác định không đúng, nguyên phụ liệu bị hư hỏng trong kho, hay nguyên phụ liệu không thể về kịp cho đơn àng tiến hành sản xuất.

Rủi ro này được 60% nhân viên đồng ý thường xuyên xảy ra chứng tỏ việc nguyên phụ liệu không đủ để cung ứng xảy ra với tần suất lớn. Mặc dù tần suất lớn nhưng hậu quả mà rủi ro đem lại không cao. Hầu hết là ảnh hưởng đến việc kéo dài thời gian sản xuất và ngày hoàn thành đơn hàng, điều đó làm khách hàng phải chờ đợi, làm giảm đi chất lượng phục vụ của doanh nghiệp. Rủi ro này có thể được giải quyết bằng cách thương lượng với khách hàng.

Nguyên phụ liệu lưu trữ gặp sự cố

Sau khi nguyên phụ liệu đã nhập kho thì mọi tác động ảnh hướng đến việc nguyên phụ liệu bị hỏng hay không thể đáp ứng yêu cầu sản xuất đều thuộc trách nhiệm bảo quản của doanh nghiệp.

Tỉ lệ nhân viên đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra lên đến 20%. Điều này chứng tỏ rằ rủi ro này xảy ra ở Lion với tần suất thấp. Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát guyên phụ liệu trong kho là rất cần thiết, nó trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nếu thực hiện công tác này không tốt hậu quả mà rủi ro mang lại là rất cao, làm gia tăng chi phí nguyên phụ liệu cho doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất khiến sản xuất bị trì trệ.

Nguyên phụ liệu nhập kho không đúng theo yêu cầu

Khi nguyên phụ liệu đặt hàng đã được vận chuyển về công ty. Nhân viên BPSX sẽ tiến hành kiểm tra nguyên phụ liệu về số lượng, màu sắc, mã vải, chất lượng,…và những tiêu chuẩn đã định. Nếu đúng thì nhập nguyên phụ liệu vào kho của doanh nghiệp. Rủi ro thường xảy ra khi nhân viên BPSX bỏ qua khâu kiểm tra hoặc kiểm tra nhưng không kĩ hoặc không thể xác nhận những nguyên phụ liệu có đúng như yêu cầu hay không. Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Số lượng nhân viên đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra chiếm 40% và 25% nhân viên cho rằng rủi ro này rất thường xuyên xảy ra. Tuy tần suất được đánh giá rất cao nhưng rủi ro lại được anh Nguyễn Văn Thanh Bình – ban lãnh đạo công y đánh giá không nghiêm trọng vì nguyên phụ liệu không đúng theo yêu cầu chỉ c iếm một lượng nhỏ. Trong trường hợp các doanh nghiệp đã hợp tác với nhau lâu ăm, việc liên hệ đổi trả là khá dễ dàng tuy nhiên đơn hàng vẫn có thể bị chậm tiế độ sả xuất ảnh hưởng đến quy trình quản lý đơn hàng.

Đặt hàng nguyên phụ liệu bị sai sót

Sau khi nhận được thông tin đơn hàng từ mail của NVKD, và maket do bộ phận thiết kế gửi về, hoặc sản phẩm mẫu, nhân viên BPSX tiến hành tính toán, cân đối số lượng nguyên phụ liệu cần có để hoàn thành đơn hàng. Nhân viên BPSX tiến hành đặt hàng nhằm bổ sung nguyên phụ liệu phù hợp cần t iết trong thời gian ngắn nhất đảm bảo cung cấp kịp thời cho xưởng sản xuất, đảm bảo đúng tiến độ hoàn thành đơn hàng.

Trong quá trình đặt hàng không thể tránh rủi ro sai sót về số lượng và chủng loại. Rủi ro này được anh Nguyễn văn Th nh Bình – giám đốc công ty đánh giá có tần suất thấp và mức độ nghiêm trọng không lớn.

Theo như ý kiến của nhân viên có 15% đồng ý rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra và có 65% lượt nhân viên không tán thành với ý kiến trên. Điều đó cho ta thấy rằng rủi ro có tầ suất xảy thấp. BPSX vừa là nơi lên kế hoạch sản xuất, điều phối nguồn nguyên phụ liệu, vừa kiểm tra giám sát đơn hàng. Với lượng công việc dồn dập như vậy nhân viên BPSX không tránh khỏi gặp sai sót, mặc dù hậu quả mà rủi ro này mang lại không nghiêm trọng nhưng khiến cho doanh nghiệp mất thời gian trong khâu cung ứng nguyên phụ liệu cho xưởng sản xuất, gây ứ đọng vốn cho doanh nghiệp. Vì vậy việc đặt hàng phải được nhân viên BPSX chú ý hơn để hạn chế, và khắc phục kịp thời khi rủi ro xuất hiện.

Nguyên phụ liệu về trễ so với dự kiến

Do khoản cách địa lý, hoặc năng lực sản xuất của nhà cung cấp không đủ để đáp ứng nguyên phụ liệu trong một thời gian ngắn, khiến nguyên phụ liệu về trễ so với dự kiến. Có 70% nhân viên cho rằng nguyên phụ liệu về trễ so với dự kiến thường xuyên xảy ra, tuy tần suất xuất hiện cao nhưng mức độ nghiêm trọng không quá lớn, doanh nghiệp thường khắc phục rủi ro này bằng cách luôn tính dôi này nhận hàng để ạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.

2.2.4. Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất

Bước tiếp theo sau khi hoàn thành công tác chuẩn bị, là đi vào sản xuất đơn hàng. Nhân viên BPSX có trách nhiệm giám sát và đốc thúc xưởng sản xuất đảm bảo chất lượng và tiến độ hoàn thành đơn hàng. Những rủi ro có thể xảy ra ở gian đoạn này đã được nhân viên đánh giá như sau.

Biểu đồ 2. 4 Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất

Rủi ro đến từ xưởng sản xuất

Sau khi lên kế hoạch sản xuất và cho chạy đơn hàng, BPSX sẽ phân đơn hàng về cho các xưởng gia công phù hợp, bên cạnh đó kiểm soát quá trình thực hiện đơn hàng và kiểm tra thành phẩm, tuy nhiên có 40% nhân viên cho rằng: Xưởng thường xuyên kéo dài thời gian sản xuất hơn so với dự kiến, làm cho đơn hàng của công ty bị trễ tiến độ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách hàng.

Rủi ro đơn hàng không sản xuất đúng tiến độ

Trong hợp đồng mua bán đã ghi rỏ thỏa thuận giữa hai bên về thông tin đơn hàng và ngày giao nhận hàng. Sau khi kí hợp đồng doanh nghiệp phải đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn. Để đạt được điều đó BPSX phải tiến hành đốc thúc sản xuất kịp tiến độ. Rủi ro đơn hàng không thể hoàn thành đúng thời hạn là một rong những rủi ro mà doanh nghiệp sản xuất và gia công luôn muốn tránh, bởi vì nó là nguyên nhân trực tiếp khiến khách hàng không hài lòng, làm giảm uy tín t ươ g iệu của công ty.

Có 65% nhân viên khẳng định rằng rủi ro đơn hàng sản xuất không kịp tiến độ thường xuyên xảy việc đảm bảo đơn hàng sản xuất kịp tiến độ là một điều khá khó khăn đối với doanh nghiệp khi các rủi ro về nguyên phụ liệu, kế hoạch sản xuất, quá trình điều độ sản xuất đều ảnh hưởng đến quá trình này, đây là một thách thức đối với doanh nghiệp đòi hỏi để hạn chế rủi ro này doanh nghiệp phải kiểm soát được tất cả các yếu tố trên.

Rủi ro sản phẩm bị lỗi

Đối với một sản phẩm đều được tạo ra từ rất nhiều công đoạn, ví dụ như: để sản xuất ra một chiếc đồng phục đúng, phải chính xác từ màu vải, kiểu dáng áo, size áo, hình ảnh in và thêu trên áo. Trong quá trình sản xuất có một yếu tố sai thì toàn bộ đơn hàng bị lỗi.

Có 30% hân viên được hỏi cho rằng rủi ro này thường xuyên xảy ra, mức độ nghiêm trọng phụ thuộc vào lỗi sản phẩm đó như thế nào. Chị Nguyễn Kim Anh-phó giám đốc công ty đã trả lời: “Việc chỉnh sửa sản phẩm lỗi đôi khi còn tốn thời gian và chi phí h n việc sản xuất lại một đơn hàng mới”, nghiên cứu các biện pháp hạn chế rủi o này là việc mà doanh nghiệp nên đặt lên hàng đầu, nếu không uy tín mà công ty gầy dựng bấy lâu sẽ bị suy giảm.

2.2.5. Rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Đây là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng tuy nhiên vẫn xuất hiện rủi ro trong gia đoạn này, điển hình như thành phẩm giao cho khách hàng gặp sự cố đối với những khách hàng ở xa, khách hàng chậm thanh toán, khách hàng không thanh toán. Khiến cho đơn hàng bị kéo dài khó có thể khắc phục, ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp và đối tác kinh doanh vì vậy cần phải phòng ngừa triệt để khả năng xảy ra rủi ro tại giai đoạn này.

Biểu đồ 2.5 Rủi ro trong giao hàng và thanh toán

Giao hàng trễ hẹn

Bên cạnh các nguyên nhân chủ quan đến từ BPSX còn có những nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến việc giao hàng bị trễ. Môi trường và phương tiện vận tải là những nguyên nhân khách quan ấy. Việc đảm bảo giao hàng đúng thời điểm phải được doanh nghiệp chú ý để không vi phạm hợp đồng, hay mất đi sự hài lòng của khách hàng đối với công ty.

Giao hàng không đúng thời gian được 50% nhân viên đánh giá thường xuyên xảy ra với tần suất cao, việc n ăn ngừa rủi ro nên được bộ phận quản lý quan tâm hơn nữa để giảm thiểu tầ suất xảy ra cao như hiện nay.

Thời hạn thanh toán bị khách hàng kéo dài

Đây là một trong những rủi ro mà các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường đều gặp phải, rủi ro này làm cho nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp giảm vì khoảng phải thu tăng lên. Ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và niềm tin giữa hai bên, gây rạn nức mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng, doanh nghiệp với đối tác.

Có đến 80% nhân viên đánh giá rủi ro này thường xuyên xảy ra trong đó có 25% cho rằng rủi ro này rất thường xuyên xảy ra. Như vậy dường như các khách hàng của công ty rất hay kéo dài thời hạn thanh toán tiền hàng. Doanh nghiệp nên có những chính sách rõ ràng về thời hạn thanh toán trong hợp đồng mua bán, thường xuyên đốc thúc khách hàng trả nợ cho công ty.

Khách hàng không thanh toán

Thanh toán tiền hàng được tiến hành sau khi khách hàng đã hàng nhận được hàng. Tuy nhiên do một số lí do mà khách hàng không thanh toán, điều này ảnh ưởng trực tiếp đến nguồn vốn của công ty, làm công ty mất đi một khoản doa t u, gây thiệt hại nặng nề. Rủi ro này được 15% nhân viên đánh giá thường xuyên xảy ra mặc dù tần suất thấp nhưng độ phức tạp của rủi ro này khá lớn, doanh nghiệp có thể phải nhờ đến sự can thiệp của pháp luật.

2.3. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận sản xuất công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Do đặc thù của ngành sản xuất, doanh ng iệp phải bảo đảm chất lượng và yêu cầu gắt gao từ phía khách hàng, để làm được điều đó trong quá trình thực hiện đơn hàng nhân viên phải đối mặt và giải quyết vớ rất nhiều rủi ro đến từ những nguyên nhân khác nhau.

2.3.1. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng

Để có thể mang về cho mình những bản hợp đồng với khách hàng – là những vị khách khó tính, đỏi hỏi nhân viên công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phải cực kì hiểu và ắm bắt được tâm lý của khách hàng, giao tiếp tốt với khách hàng và hướng khách hàng theo lợi ích của mình nhưng vẫn làm cho khách hàng hài lòng. Tuy nhiên trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn h n. Rủi ro mà nhân viên gặp phải không hề nhỏ, sau đây là những nguyên nhân khiến rủi ro thường xuyên xảy ra trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng.

Do khách hàng khó tính, khó thuyết phục

Ngày nay đồng phục dần được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn. Đồng phục với những kiểu cách, màu sắc  hác nhau, cùng với những câu slogan được in/thêu lên đồng phục, thể hiện tinh thần, phong cách và đặc trưng riêng của doanh nghiệp. Chị Lê Thị Mỹ Phượng- trưởng phòng kinh doanh cho rằng; “Việc thuyết phục khách hàng là theo ý kiến của nhân viên là một điều khá khó khăn, gây kéo dài thời gian chốt đơn hàng và kí hợp đồng”.

Do bất đồng ý kiến trong thỏa thuận hợp đồng kinh doanh

Trong quá trình bàn bạc, cả hai phía luôn đưa ra những yêu cầu có lợi cho doanh nghiệp của mình mà không thống nhất được tiếng nói chung, không nhún nhường và một mực giữ lợi ích, lập trường của mình dẫn đến kéo dài thời gian chốt ợp đồng, đỉnh điểm của căn thẳng là dừng hợp tác vì không đi đến một thỏa thuận giá cả. Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Nguyên nhân dẫn đến rủi ro hợp đồng bị sai sót

Trong quá trình giao tiếp, kí kết hợp đồng vì nhân viên và khách hàng không hiểu ý của nhau dẫn đến xảy ra rủi ro hợp đồng bị sai sót. Hậu quả là khi thanh lí hợp đồng có thể có tranh chấp, đổ lỗi sai cho bên còn lại. Đây là quá trình quan trọng, đòi hỏi khả năng giao tiếp, lắng nghe, ghi nhớ, ghi chép cẩn thận của nhân viên phải được đặt lên hàng đầu.

Do thông tin đơn hàng bị sai lệch

Trong quá trình soạn thảo hợp đồng NVKD bất cẩn xóa mất một vài điều khoản gây bất lợi cho công ty đây là một sai sót nhỏ nhưng hậu quả của nó thì vô cùng nghiêm trọng có thể làm đơn hàng không thực hiện được, làm doanh nghiệp mất đi một khoản chi phí không đáng có hoặc dính đến những vụ việc liên quan đến pháp luật.

Nguyên nhân đến từ nhân viên

Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công đối với doanh nghiệp đó chính là nguồn nhân lực. Việc nhân viên mang không đầy đủ các sản phẩm mẫu, hợp đồng, kiến thức sản phẩm còn hạn chế, chưa nắm được công suất của xưởng và giá thành sản phẩm để tư vấn cho khách hàng kịp thời làm phát sinh rủi ro.

Đặt thù của đồng phục là đặt hàng với số lượng càng nhiều, giá sẽ càng rẻ. Khi tư vấn với khách hàng, NVKD chỉ có thể biết được mức giá khoảng, sau đó phải thông qua BPSX làm việc với xưởng để chốt giá. Việc kéo dài thời gian phản hồi với khách hàng tạo điều kiện cho khách hàng trong thời gian chờ đợi đã được đối thủ tư vấn chốt đơn. Công ty vì thế mà mất đi một đơn hàng vì sự chậm trễ này.

Biểu đồ 2.6 Độ tuổi của nhân viên

Công ty có đội ngũ nhân viên khá trẻ so với các đối thủ cạnh tranh. Chỉ có 15% nhân viên từ độ tuổi 30-40, 85% nhân viên còn lại đều nằm trong nhóm 20-30 tuổi. Tuy có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt huyết nhưng kinh nghiệm lại được đánh giá chưa cao, chưa đủ nhạy bén để phát hiện và kiểm soát rủi ro xảy ra.

hông đáp ứng được yêu cầu do khách hàng đặt ra (giá cả, quy cách sản xuất, thời gian giao hàng,…)

Mỗi khách hàng đều có những tiêu chí yêu cầu khác nhau về sản phẩm dịch vụ, thời gian sản xuất và giá cả việc đáp ứng được những yêu cầu phụ thuộc vào từng khách hàng, mối quan hệ giữ h i bên và tính chất của những hợp đồng đơn hàng liên quan. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được thì sẽ dẫn đến sự bất đồng, làm mất niềm tin và nghiêm trọng hơn là dẫn đến sụp đổ mối quan hệ giữa công ty và khách hàng.

2.3.2. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

Bước tiếp theo sau khi kí hợp đồng là xây dựng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất là một tập hợp những hoạt động, những công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đề ra. Giúp cho nhân viên BPSX vẽ ra cho mình quy trình quản lý đơn hàng, đảm bảo đơn hàng đến tay khách hàng đúng thời gian cũng như chất lượng sản phẩm đã cam kết trong hợp đồng. Điều này đòi hỏi nhân viên BPSX phải tính toán, cân đối sao cho hiệu quả, vì nhân viên BPSX không chỉ điều hành một đơn hàng, mà phải đảm bảo tất cả các đơn hàng đều hoàn thành đúng thời hạn. Sau đây là một số nguyên nhân xảy ra rủi ro trong quá trình này.

Nguyên nhân chủ quan từ phía nhân viên công ty

Do sự không đồng bộ thông tin giữa các bộ phận, các phòng ban trong công ty. NVKD sau khi nhận được sự thay đổi thông tin của khách hàng quên phản hồi lại cho các bộ phận công ty hoặc sự thay đổi từ một bộ phận nhưng các bộ phận khác không nắm được. BPSX nhầm lẫn các đơn hàng với nhau, bộ phận tổng hợp không kiểm ra tính nhất quán giữa các email do các bộ phận khác gửi về.

BPSX tính toán nguyên phụ liệu phục vụ cho đơn hàng sản xuất khô g đú g (sai mẫu, thiếu vải…) hoặc do sai sót trong khâu lập kế hoạch sản xuất ngay lập tức BPSX phải tìm phương án giải quyết và thay đổi kế hoạch sản xuất là một trong những phương án giải quyết nhanh chóng nhất.

Do có quá nhiều đơn hàng đến trong cùng một thời điểm

Với đặt trưng của ngành đồng phục có tính mùa, không thể tránh khỏi nhiều đơn đặt hàng đến trong mùa cao điểm, làm năng lực sản xuất của công ty không đủ đáp ứng kịp thời dẫn đến nhiều đơn hàng bị trễ tiến độ mà khách hàng yêu cầu.

Nguyên nhân phát sinh rủi ro từ yếu tố công nghệ

Kế hoạch sản xuất được xây dựng trên phần mềm Excel, chỉ cần một thao tác bị thừa vô tình làm cho bảng kế hoạch sản xuất bị sai sót. Không chỉ ảnh hưởng đến 1 đơn hàng mà có thể các đơn hàng trong cùng thời điểm đều bị ảnh hưởng, bị đảo lộn,… rủi ro này mang lại hậu quả cực kì nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Không thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của hợp đồng

Các bộ phận trong công ty không có sự đồng bộ thông tin với nhau. Điển hình, nhân viên bộ phận kinh doanh không nắm rõ công xuất của xưởng hoặc lượng nguyên phụ liệu có trong kho đã vội kí hợp đồng với khách hàng là nguyên nhân phát sinh rủi o này.

2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải chú trọng tới nhiều yếu tố. Nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào. Trong đó, nguyên phụ liệu là yếu tố đáng chú ý nhất bởi vì nguyên phụ liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Thiếu nguyên phụ liệu thì quá trình sản xuất chắc chắn sẽ bị gián đoạn hoặc không thể nào thực hiện được.

Tính toán, xác định nguyên phụ liệu sai

Để hoàn thành một đơn hàng đòi hỏi BPSX phải tính toán, cân đối nguồn nguy n phụ liệu có sẵn trong kho của mình, bên cạnh đó nhập thêm nguyên liệu mới đủ để hoàn thành đơn hàng. Trong quá trình tính toán nhân viên BPSX vì lí do chủ quan đã tính toán chưa đúng nguyên phụ liệu cần thiết. Dẫn đến tồn kho hoặc số lượ g guyên phụ liệu không đủ để sản xuất, gây gián đoạn quá trình hoàn thành đơn hàng.

Ngoài ra việc nhập nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu, sai màu vải, chất liệu vải và các yếu tố khác cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình quản lý đơn hàng của BPSX. Rủi ro này xảy ra trong quá trình kiểm tra đơn hàng, trướ khi nhập kho nhân viên BPSX chỉ tiến hành kiểm tra một phần nguyên phụ liệu tượng trưng cho tổng lượng hàng nhập, điều đó khó tránh khỏi phần nguyên phụ liệu còn lại 100% đạt yêu cầu. Rủi ro này dẫn đến việc tốn kém thời gian, c i phí không đáng có để hoàn thành đơn hàng, nghiêm trọng hơn là trễ tiến độ hoàn thành sản phẩm để kịp giao theo yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó đối với một số mẫu nguyên phụ liệu theo thời gian đã bị xê lệch màu không còn đúng chính xác như mẫu vải khách hàng yêu cầu, đây cũng là một trong những rủi ro nếu phát hiện càng trễ sẽ mang lại những hậu quả càng lớn cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân dẫn đến không đủ nguyên phụ liệu để cung ứng sản xuất.

Rủi ro xuất hiệ khi việc tính toán nguồn nguyên phụ liệu cần thiết sai, được lập bởi nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, hoặc nhân viên chủ quan gây ra những bất cẩn như: Nguyên phụ liệu nhập kho không đúng yêu cầu, Đặt hàng nguyên phụ liệu bị sai sót,…dẫn đến nguyên phụ liệu được xác định không đúng, nguyên phụ liệu bị hư hỏng trong kho, hay nguyên phụ liệu không thể về kịp cho đơn hàng tiến hành sản xuất. Tiến độ hoàn thành sản phẩm vì thế cũng bị chậm trễ.

Nhà cung cấp gửi nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu

Nhập kho nguyên phụ liệu là công đoạn cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, việc kiểm tra chất lượng và số lượng là rất quan trọng, trước khi tiến hành lưu trữ và sản xuất nhằm mục đích xem xét và thông báo cho bộ phận cung ứng và khách hàng tìm phương án giải quyết nếu như nguyên phụ liệu không đúng yêu cầu. Khi nhân viên BPSX không kiểm tra kỹ đơn hàng nhà cung cấp gửi đã vội phân phối cho xưởng sản xuất hoặc lưu kho khi đó rủi ro xuất hiện.

Nguyên phụ liệu lưu trữ gặp sự cố

Trong quá trình bảo quản nguyên phụ liệu, việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát lượng nguyên phụ liệu trong kho không được chú trọng, để xảy ra tình trạng mất cắp, cháy nổ, hư hại do côn trùng hoặc tác động xấu của môi trường làm rủi ro xuất hiện, với rủi ro này làm doanh nghiệp mất đi một khoản chi phí khá lớn để bù đắp tổn thất. Điều này thật sự là nổi ám ảnh của bất cứ doanh nghiệp nào.

Nguyên phụ liệu về trễ so với dự kiến

Việc các đối tác cung cấp nguyên phụ liệu cho công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phản hồi lại đơn đặt hàng chậm trễ, gửi hàng trễ gây ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình điều hành đơn hàng của d anh nghiệp. Điển hình như đơn hàng bị chậm tiến độ, nếu không có biện p áp làm việc với khách hàng thì việc khách hàng không hài lòng với chất lượng dịch vụ của công ty là điều không thể tránh khỏi, ngay cả khi sản phẩm hoàn thành đạt chất lượng tốt.

Trong quá trình đặt hàng nguyên phụ liệu, đối tác của công ty vì không muốn từ chối một đơn hàng, mặt dù năng suất sản xuất không có hoặc không đủ để đáp ứng kịp thời cho công ty, tuy nhiêu vẫn nhận đơn đặt hàng. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ hoàn thà h đơn hàng. Đây là vấn đề mà các nhà quản trị luôn đau đầu để tìm cách khắc phục.

2.3.4. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Sau khi kí hợp đồng với khách hàng, BPSX dựa trên thông tin đơn mới kí hợp đồng cộng với những đơn hàng đang trong quá trình sản xuất, và lập kế hoạch sản xuất cho đơn hàng mới, đảm bảo tất cả các đơn hàng đều diễn ra đúng tiến độ kịp giao cho khách hàng trước hoặc cùng thời điểm ghi trong hợp đồng. Sau đây là những nguyên nhân phát sinh rủi ro trong quá trình này.

Do xưởng gia công của công ty

Công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion hoạt động theo hình thức nhận đơn hàng của khách hàng, đặt hàng gia công sản phẩm theo yêu cầu tại các xưởng, cơ sở nhận gia công uy tín. Tuy có sự giám sát của nhân viên BPSX nhưng vẫn không thể tránh khỏi những rủi ro.

Đội ngũ nhân viên trong công ty trẻ, chuyên môn chính chủ yếu đến từ mãng kinh doanh, nên việc kiểm soát công đoạn cắt vải còn chưa chặt chẽ, khó kiểm soát được việc cắt vải của xưởng sản xuất đã tối ưu hay chưa, doanh nghiệp có thể sẽ mất đi một phần nguyên phụ liệu trong giai đoạn này.

Việc cắt may của xưởng gia công đôi lúc chưa tối ưu do tay nghề còn yếu dẫn đến thất thoát một phần nguyên phụ liệu, gây gia tăng hi phí nguyên phụ liệu cho công ty.

Ngoài nhận đơn đặt hàng từ phía công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion các xưởng gia công còn nhận đơn hàng từ các đơn vị khác khiến công suất của xưởng quá tải, hoặc xưởng gặp trục trặc về máy móc, kỹ thuật. Rủi ro này khiến công ty khó tránh khỏi việc chậm tiến độ hoàn thành đơn hàng.

Nguyên nhân dẫn đến thành phẩm bị lỗi.

Mỗi Nhân viên BPSX cùng lúc sẽ chịu trách nhiệm giám sát nhiều đơn hàng trong cùng một thời điểm, có những lúc đơn hàng chạy quá nhiều khiến nhân viên BPSX phải chạy đi chạy lại giữa các xưởng sản xuất khác nhau, khiến việc kiểm soát không chặc dẫ đế phát sinh rủi ro thành phẩm bị lỗi.

Thành phẩm sau khi sản xuất song được đưa về văn phòng công ty để kiểm tra và đóng gói. Trong giai đoạn này nhân viên BPSX thường chỉ kiểm tra 10% thành phẩm, và sau đó việc đóng gói bao bì sẽ được thực hiện cùng với thực tập sinh. Đấy là nguyên nhân gây ra rủi ro, và chỉ đến khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng thì hậu quả đã rất khó lường.

2.3.5. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong giao hàng và theo dõi công nợ Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Đây là bước cuối cùng để hoàn tất quy trình quản lý đơn hàng. Tuy nhiên cũng là bước phát sinh khá nhiều rủi ro, nguyên nhân chủ yếu là:

Thành phẩm giao cho khách hàng gặp sự cố

Đối với những đơn hàng ở xa đòi hỏi cần các phương tiện vận chuyển như Viettel Post, bưu điện…,hay các phương tiện như, xe buýt, xe khách, tàu hỏa,… để vận chuyển hàng cho khách hàng, việc trễ chuyến xe để giao kịp đơn hàng cho khách là nguyên nhân gây ra rủi ro này. Bên cạnh đó việc không thống nhất rỏ ràng chi phí vận chuyển phía nào sẽ thanh toán cũng là một trở ngại khi giao hàng sau này.

Nguyên nhân dẫn đến trục trặc trong thủ tục thanh lý hợp đồng

Nguyên nhân khiến rủi ro này xảy ra do thiếu một vài thông tin trong hợp đồng thanh lý hoặc hợp đồng thanh lý soạn sai, hay do sự bất cẩn của nhân viên khi quên mang các một trong các loại giấy tờ như: hợp đồng thanh lý, phiếu thu, bảng báo giá,… khiến cho việc thanh lý hợp đồng không được diễn ra đúng với thời điểm giao hàng.

Khách hàng kéo dài thời gian thanh toán hoặc không thanh toán

Việc khách hàng chậm thanh toán cho công ty là một điều diễn ra khá phổ biến, một trong những lý do là doanh nghiệp nhượng bộ khách hàng nhằm duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, xây dựng mối liên kết, tình hữu nghị và khả năng làm việc trong tương lai. Nhưng khi Khách hàng kéo dài thời gian thanh toán quá lâu gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty và các đối tác của công ty, vì vậy cần phải giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro tại iai đoạn này.

2.4. Thực trạng quả  trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Để có đánh giá tin cậy về thực trạng rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng của BPSX tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion , từ 1/12/2019 đến 17/12/2019 tôi đã tiến hành quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp 20 nhân viên của công ty. Sau đây là kết quả tổng hợp được.

Với câu hỏi: “Trong quá trình quản lý đơn hàng anh (chị) đã bao giờ gặp rủi ro?”, đã thu được kết quả như sau:

Bảng 2. 6 Thống kê thăm dò thực trạng gặp rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên

Trong 20 nhân viên tham gia trả lời, có 2 nhân viên trả lời là chưa bao giờ gặp rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng, 8 người đã gặp rủi ro nhưng rủi ro nhỏ thiệt hại không đáng kể và có tới 10 nhân viên trả lời rằng đã từng gặp rủi ro và bị thiệt hại đáng kể. Qua đó có thể thấy trong quá trình quản lý đơn hàng luôn có những rủi ro tiềm ẩn phát sinh và bất cứ thời điểm nào tùy vào tần suất xuất hiện nhiều hay ít và mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, nó ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng trong quá trình quản lý đơn hàng cũng như hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.

Với câu hỏi: “Trong quy trình quản lý đơn hàng anh (chị) thường gặp loại rủi ro nào trong các rủi ro sau đây?” (câu hỏi có nhiều đáp án trả lời)

Bảng 2.7 Thống kê các loại rủi ro nhân viên thường gặp trong quy trình quản lý đơn hàng.

Tổng số nhân viên trả lời

Rủi ro trong giao dịch và kí kết đơn hàng

Rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

Rủi ro trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu

Rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất

Rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán

Kết quả thống kê cho thấy: Trong 5 loại rủi ro đã được nhận dạng, rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất là rủi ro mà nhân viên thường gặp nhất, chiếm 28.6% tổng số bình chọn. Tiếp đến là rủi ro trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng, chiếm 26.8% tổng số bình chọn. Rủi ro về vấn đề nguyên phụ liệu chiếm 14.3% tổng số bình chọn. Nếu như rủi ro trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất chiếm 17.9% tổng số bình chọn thì rủi ro trong quá trình giao hàng và thanh toán chiếm 12.5% tổng số bình chọn. Như vậy có thể khẳng định rằng rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất và trong quá trình giao dịch và kí kết đơn hàng là 2 rủi ro thường xuyên xảy ra nhất trong công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion. Doanh nghiệp nên chú trọng nghiên cứu và tìm biện pháp khắc phục hai rủi ro này cũng như các rủi ro khác để nâng cao chấ lượng quy trình quản lý đơn hàng.

Với câu hỏi “Mức độ nghiêm trọng của các rủi ro mà anh/ chị đã gặp phải (Uớc lượng theo giá trị thanh khoản)”?

Bảng 2. 8 Thống kê mức độ nghiêm trọng của các rủi ro mà nhân viên đã gặp phải

Trong 20 nhân viên tham gia khảo sát: Có 5 nhân viên gặp tổn thất dưới 2 triệu đồng, 7 nhân viên đã ặp tổn thất trong khoản 2 triệu – 5 triệu đồng, 2 nhân viên chưa gặp tổn thất về mặt tài sản và có 6 nhân viên đã gặp phải tổn thất lớn hơn 5 triệu đồng. Đây không phải là một con số khá lớn đối với những doanh nghiệp lớn, nhưng đối với công ty có quy mô vừa và nhỏ như Lion tổn thất mà nhân viên gặp phải là một con số không hề nhỏ nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

Với câu hỏi: Hậu quả lớn nhất mà rủi ro mang lại cho anh/chị là gì? (câu hỏi có nhiều đáp án trả lời)

Bảng 2. 9 Thống kê hậu quả lớn nhất mà rủi ro mang lại cho nhân viên

Kết quả điều tra cho thấy: Khi nhân viên để rủi ro xảy ra, chỉ có 9.7% nhân viên bị phạt bồi thường toàn bộ giá trị đơn hàng, nhân viên bị khiển trá h chiếm đến 58.1%, 22.6% nhân viên bị trừ lương và 9.7% nhân viên chưa bị ảnh hưởng gì. Không có nhân viên nào bị đuổi việc khi để rủi ro xảy ra. Qua đây thể hiện quy chế thưởng, phạt của công ty chưa đủ tạo động lực để nhân viên cố gắn. Công ty cần đưa ra những chính sách, các KPI, những phần thưởng để nhân v ên nỗ lực hoàn thành tốt vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với công ty.

Với câu hỏi: Anh (chị) có quan ngại về khả năng rủi ro gây ra tổn thất cho công ty?

Qua kết quả điều tra thăm dò về thực trạng rủi ro và công tác quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của BPSX có thể thấy rằng: Trong quá trình quản lý đơn hàng luôn xảy ra các rủi ro. Việc phát hiện, ngăn chặn, kiểm soát kịp thời của nhân viên vẫn chưa đồng bộ, khi được phỏng vấn 100% nhân viên đều trả lời là rất quan ngại về những rủi ro cũng như mức độ thiệt hại mà rủi ro mang lại, nhưng trên thực tế việc đối phó các rủi ro của nhân viên ở đây chỉ được thực hiện một cách thụ động dựa vào kinh nghiệm và bản năng của mỗi cá nhân. Bài học rút ra: việc quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng không chỉ là công việc của nhà quản trị, không chỉ là trách nhiệm của nhân viên BPSX mà phải là sự bắt tay cùng thực hiện giữa các phòng ban trong công ty khi đó mới mang lại hiệu quả.

Bảng 2. 10 Thống kê số lượng đơn hàng từ năm 2016 đến năm 2018

Trong 3 năm đi vào hoạt động, lượng đơn hàng bị lỗi của công ty đều đạt ở mức cao trên 15%, cụ thể năm 2016 tỉ lệ đơn hàng lỗi đạt 21%, năm 2017 tỉ lệ này giảm xuống 18% giảm 3% so với năm 2016, sang năm 2018 tỉ lệ đơn hàng lỗi giảm 1% so với năm 2017.

Vào năm 2016 công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion đã thực hiện được 103 đơn hà g trong đó có 22 đơn hàng bị lỗi, 5 đơn hàng lỗi trong đó không thể khắc phục => Để giải quyết những đơn hàng ấy buộc doanh nghiệp phải mất đi một khoản chi phí bù đắp tổn thất. Năm 2017 đơn hàng công ty nhận sản xuất tăng gấp 4 lần so với năm 2016, giai đoạn này là giai đoạn đồng phục Lion thực hiện các chiến lược thu hút khách hàng nhằm tăng thị phần cho doanh nghiệp, số đơn hàng lỗi theo đó cũng tăng lên 81 đơn so với 22 đơn hàng năm 2016, tuy nhiên phần trăm đơn hàng lỗi đã giảm 3% so với năm 2016. Đây là một dấu hiệu đáng mừng cho doanh nghiệp, chứng tỏ doanh nghiệp đang đi đúng định hướng, thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro và làm tăng hiệu quả kinh tế. Bước sang năm 2018, đây là một năm đầy ổn định của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion, khi đơn hàng mang về trong năm đạt 504 đơn, tăng trưởng 11% so với năm 2017 (452 đơn hàng). Tỉ lệ đơn hàng bị lỗi và đơn hàng lỗi không thể khắc phục năm 2018 có phần giảm so với năm 2017, giảm 1% nhưng với tỷ lệ 17% vẫn là một con số còn khá cao khiến doanh nghiệp phải đau đầu tìm ra các giải pháp để khắc phục.

Bảng 2. 11 Thống kê sản phẩm lỗi tháng 9 – tháng 11 năm 2019

Dự trên số liệu tôi tự tổng hợp và phân tích sau 3 tháng thực tập tại công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion tỉ lệ lỗi đơn hàng của 3 tháng luôn đạt trên mức 10% cụ thể:

Vào tháng 9 nhân viên BPSX điều hành 82 đơn hàng trong đó có 19 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 23,17 %. Tháng 10 nhân viên BPSX điều hành 64 đơn hàng trong đó có 11 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 17,19 %. Tháng 11 nhân viên BPSX điều hà h 56 đơn àng trong đó có 8 đơn hàng bị lỗi đạt tỉ lệ lỗi là 14,29 % các lỗi tập trung chủ yếu: sai màu vải, vải ra màu, Sai size áo, in sai mẫu, in sai chất liệu, trễ tiến độ giao hàng cho khách hàng,…

Biểu đồ 2.7 Tỉ lệ lỗi sản phẩm đồng phục từ tháng 9-tháng 11/2019

Qua biểu đồ trên ta thấy, rủi ro của công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion phần lớn đến từ rủi ro trong quá trình điều độ sản xuất, luôn đạt giá trị trên 50% (lần lượt là 56,25%,50%, 75%) đây là rủi ro đặt trưng của doanh nghiệp sản xuất, nên không thể né t ánh rủi ro này, vậy việc kiểm soát rủi ro này cần phải được chú trọng hơn nửa để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp

Biểu đồ 2. 8 Tỉ lệ lỗi sản phẩm quà tặng từ tháng 9-tháng 11/2019

 Lỗi trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu

 Lỗi trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất

 Lỗi trong quá trình điều độ sản xuất

Đối với những sản phẩm quà tặng của công ty có tỷ lệ đơn hàng lỗi thấp hơn sản phẩm đồng phục. những đơn hàng này công ty TNHH Thương hiệu và Đồng phục Lion hợp tác với các nhà cung cấp uy tín trên thị trường nên rủi ro có phần giảm thiểu so với mảng đồng phục và rủi ro chủ yếu đến từ rủi ro trong quá trình lên kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất. Khóa luận: Thực trạng rủi do khi giao hàng tại Cty Lion

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY   

===>>> Khóa luận: Giải pháp hạn chế rủi ro đơn hàng của Cty Lion