Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã

Chia sẻ chuyên mục Đề tài Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã hay nhất năm 2025 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thạc sĩ thì với đề tài Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã dưới đây chắc hẳn sẽ cho các bạn cái nhìn tổng quát hơn về đề tài này.

2.1. Thực trạng quy định pháp luật về thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã

Theo khoản 1, Điều 7, Luật Hộ tịch 2014 quy định thẩm quyền đăng ký hộ tịch của UBND cấp xã/phường. Giữa các quy định và văn bản hướng dẫn thi hành luật với thực tế diễn ra phát hiện các trường hợp, sự kiện hộ tịch còn chưa thống nhất dẫn đến khó khăn trong một số trường hợp đăng ký hộ tịch cho công dân.

Trong những năm qua, hệ thống văn bản pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch ngày càng được hoàn thiện. Cụ thể là trong giai đoạn từ 2014 đến nay, các văn bản pháp luật liên tục được ban hành nhằm mục đích thắt chặt hành lang pháp lý trong lĩnh vực hộ tịch: Luật số 60/2014/QH13 Hộ tịch ngày 20/11/2014 của Quốc hội; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch ngày 15/11/2015 của Chính phủ; Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT Hướng dẫn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi ngày 15/05/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Y tế; Thông tư số 15/2015/TT-BTP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP Hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài ngày 30/06/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Hàng năm UBND cấp Tỉnh, Thành phố cho đến Quận, huyện và cuối cùng là xã, phường, thị trấn đều ban hành các Chương trình, Kế hoạch để triển khai đồng bộ và toàn diện các lĩnh vực công tác hộ tịch. Ví dụ như Chương trình về công tác năm thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng; Kế hoạch cải cách hành chính; Kế hoạch tự kiểm tra về cải cách hành chính…..Đặc biệt trong năm 2022, sau khi Hà Nội thực hiện thí điểm mô hình chính quyền đô thị theo hướng tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả thì các văn bản pháp luật về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được ban hành như: Quyết định về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo và Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo thực hiện Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn  2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030; Thành lập tổ chuyển đổi số cộng đồng là tổ giúp việc cho công tác này.

Có thể thấy hệ thống pháp luật về lĩnh vực hộ tịch đang ngày càng được hoàn thiện hơn, từ đó chứng minh được công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch đang có những bước tiến dài rất quan trọng, hướng tới một chính quyền số, xã hội số và thành phố thông minh. Từ đó, người dân là những người được thụ hưởng thành quả của quá trình này sẽ rất hài lòng và thêm tin tưởng và sự lãnh đạo của Đảng và nhà nước ta.

2.2. Thực trạng cải cách TTHC trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

2.2.1. Thực trạng áp dụng quy định pháp luật trong cải cách TTHC về hộ tịch

Việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong việc đăng ký giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch đang được ủng hộ

Việc triển khai tiếp nhận giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến mang lại các lợi ích từ việc đơn giản hóa TTHC, tiết kiệm thời gian, thuận lợi cho người thực hiện TTHC. Cụ thể, từ hai thủ tục riêng biệt, nay kết hợp thành một thủ tục, giảm đi lại, giảm thời gian giải quyết so với làm riêng rẽ từng thủ tục. Người thực hiện TTHC không phải chứng minh tình trạng hôn nhân khi đăng ký kết hôn mà cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu đăng ký kết hôn.

Ngày 03 tháng 4 năm 2024 Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 565/QĐ-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của bộ Tư pháp đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình (dịch vụ bảo đảm cung cấp toàn bộ thông tin về thủ tục hành chính; việc thực hiện và giải quyết thủ tục hành chính đều được thực hiện trên môi trường mạng; việc trả kết quả được thực hiện trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Trong đó cấp xã có 2 thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch, đó là cấp bản sao trích lục hộ tịch; xác nhận thông tin hộ tị.

Cơ quan hộ tịch thực hiện tiếp nhận hồ sơ thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến, thực hiện các biện pháp nghiệp vụ trên môi trường mạng, cụ thể là tra cứu thông tin trên phần mềm của bộ tư pháp sau đó cho ra kết quả và bàn giao cho đơn vị bưu chính viễn thông đến nhận và chuyển đến tận tay công dân. Đây được coi là một trong những thành tựu đáng mong đợi của việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Tuy nhiên, việc áp dụng bộ thủ tục này trong thực tế gặp khá nhiều khó khan. Thứ nhất, dễ gây thất lạc hồ sơ của công dân, thời gian nhận kết quả hoàn toàn phụ thuộc vào dịch vụ bưu chính viễn thông. Thứ hai, khi công dân được trả kết quả cần ký vào sổ lấy kết quả để lưu tại đơn vị. Hiện nay, việc sử dụng chứng thư số cá nhân vẫn còn xa lạ với phần lớn người dân, nên việc sử dụng chữ ký số để hoàn thiện hồ sơ của cơ quan hộ tịch là điều khó khăn và nan giải. Giải pháp tức thì là phổ cập chứng thư số đến đại bộ phận người dân, có thể tích hợp thực hiện cài đặt ngay trên ứng dụng Vneid để thuận lợi hơn. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014 thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch ở UBND cấp xã/phường được quy định tại khoản 1, Điều 7. Theo quy định của Luật Hộ tịch thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú được xác định là nơi thường trú, nơi tạm trú hoặc nơi cá nhân đang sinh sống ổn định. Trong đó, UBND cấp xã được quy định thẩm quyền đăng ký hầu hết các việc hộ tịch liên quan đến công dân trong nước. Luật Hộ tịch cũng xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc UBND cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ mà không ưu tiên nơi cư trú của người mẹ như trước đây. Quy định này thể hiện đăng ký hộ tịch là đăng ký việc dân sự, cá nhân có liên quan có quyền tự do lựa chọn, quyết định. Quy định này vừa bảo đảm thuận lợi tối đa cho người dân khi đi đăng ký cũng như khi thực hiện các quyền, nghĩa vụ có liên quan đến hộ tịch sau này. Luật hộ tịch cũng xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú bao gồm nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi cả nhân đó đang sinh sống

• Quy trình thực hiện đăng ký hộ tịch chung

Hiện nay, đối với thủ tục đăng ký khai sinh và đăng ký kết hôn là được cấp bản chính. Ngoài ra, các thủ tục đăng ký hộ tịch khác sẽ được cấp bản trích lục theo nội dung yêu cầu đăng ký sự kiện hộ tịch. Bản trích lục được công chứng, chứng thực và có giá trị sử dụng như bản chính.

Luật Hộ tịch 2014 đã thể hiện tinh thần cải cách các TTHC về hộ tịch. Điều này thể hiện rõ trong nguyên tắc về đăng ký hộ tịch tại Điều 5. Với những quy định mới như trên đã giảm thiểu thời gian chờ đợi, góp phần giúp người dân thực hiện được các TTHC một cách nhanh chóng.

Về thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch hiện nay người dân có thể thực hiện thông qua một trong hai cách sau đây. Một là nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC hay còn gọi là bộ phận một cửa của UBND xã. Hai là đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia qua đường dẫn https://dichvucong. Hoặc cụ thể ở Hà Nội qua đường dẫn https://dichvucong.hanoi.

Ví dụ tại phường Tây Mỗ, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội đang triển khai thực hiện Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ phận một cửa) thực hiện quy trình tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ đến bộ phận chuyên môn, trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có), lưu trữ hồ sơ hộ tịch theo quy định của luật. Các thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND xã được giải quyết theo trình tự quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày ngày 23/4/2018 của Chính phủ gồm các bước:

Bảng 1: Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND phường Tây Mỗ

2.2.2. Quy trình thực hiện đăng ký hộ tịch cấp xã Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

• a Đăng ký khai sinh

Khai sinh là từ ngữ thông dụng mà bất kỳ ai cũng từng sử dụng. Trong tiếng Việt khai sinh được hiểu là khai báo, làm thủ tục cho đứa bé mới sinh.

• Nội dung đăng ký khai sinh

Các trường thông tin của người được đăng ký khai sinh phải được khai chính xác, rõ ràng và thực hiện theo quy định của pháp luật gồm: Họ, chữ đệm và tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú. Cụ thể:

Cha mẹ thỏa thuận với nhau về họ, chữ đệm tên của trẻ em theo đúng quy định của pháp luật dân sự, thể hiện trong Tờ khai đăng ký khai sinh.

Ngày, tháng, năm sinh được xác định theo Dương lịch. Giấy chứng sinh do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp ghi rõ việc xác định ngày sinh, nơi sinh, giới tính của trẻ em; trong trường hợp không có Giấy chứng sinh thì xác định theo giấy tờ thay thế Giấy chứng sinh thực hiện đúng quy định cụ thể được nêu tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Xác định quốc tịch của trẻ em được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật: trẻ em khi sinh ra có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thì mang quốc tịch Việt Nam. Đối với trường hợp trẻ em khi sinh ra có cha mẹ là người không quốc tịch hoặc trẻ em bị bỏ rơi được tìm thấy trên lãnh thổ Việt Nam theo pháp luật quy định mang quốc tịch Việt Nam.

Cung cấp đầy đủ thông tin về cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh gồm có: Họ, chữ đệm và tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú. Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh được Bộ Tư pháp cấp ngay khi đăng ký khai sinh và được thể hiện ngay trong giấy khai sinh được cấp. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

• Giấy tờ phải nộp khi đi đăng ký khai sinh + Đăng ký khai sinh mới

Để thực hiện đăng ký khai sinh, người yêu cầu cần nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh bản chính cho cơ quan đăng ký hộ tịch cụ thể là UBND cấp xã nơi tiến hành khai sinh.

Các giấy tờ phải xuất trình khi đi khai sinh gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của cha, mẹ trẻ em (khai sinh thông thường), Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú (Hộ khẩu hoặc thông báo đăng ký cư trú), Giấy tờ chứng minh về nhân thân (CMND/CCCD) của cha, mẹ trẻ em, trường hợp người đi khai sinh là ông bà nội ngoại cần bổ sung thêm CMND/CCCD của người yêu cầu

• Đăng ký lại khai sinh
• Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định gồm: Bản sao giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam đã cấp. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam hoặc tùy theo việc lưu giữ hồ sơ gốc tại từng địa phương.

Đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ trên thì đề nghị công dân cung cấp các giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây: Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu (Giấy tờ chứng minh về nhân thân), Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, thông báo cư trú (giấy tờ chứng minh về nơi cư trú), Bằng cấp tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận, Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp đúng theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, người thực hiện đăng ký khai sinh lại cung cấp giấy tờ liên quan đến cha mẹ đẻ (CMND/CCCD, Hộ khẩu), hoặc giấy chứng tử (trong trường hợp cha mẹ đã chết) để làm cơ sở chứng cứ thực hiện đăng ký lại khai sinh. Xuất trình toàn bộ bản sao các giấy tờ nêu trên. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh phải nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ, chịu trách nhiệm trong trường hợp cam đoan không đúng sự thật theo quy định.

Trong trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh về quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh theo quy định của pháp luật mới đủ điều kiện để thực hiện đăng ký lại. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì trong vòng 15 ngày, cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP và thực hiện nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Ngoài những giấy tờ trên nếu trường hợp người đi thực hiện khai sinh nhận ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền được cơ quan có thẩm quyền xác nhận mới đủ điều kiện để thực hiện đăng ký lại khai sinh.

• Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân:

Giống như việc đăng ký lại khai sinh, người yêu cầu phải nộp đầy đủ hồ sơ như trên. Trường hợp khác cán bộ, công chức viên chức hoặc người công tác trong các lực lượng đặc thù như quốc phòng, an ninh, bộ máy hành chính nhà nước thì phải có thêm xác nhận của Thủ trưởng cơ quan. Văn bản xác nhận phải nêu rõ họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ quản lý của cơ quan.

• Đăng ký kết hôn

Đăng ký kết hôn là việc pháp luật công nhận việc xác lập quan hệ hôn nhân giữa hai bên nam nữ là công dân Việt Nam khi kết hôn tại UBND cấp xã. Mục 2 Điều 17,18 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về thẩm quyền đăng ký kết hôn và nội dung Giấy chứng nhận kết hôn.

Hồ sơ đăng ký kết hôn gồm: Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu; Bản chính Giấy XNTTHN do UBND cấp xã có thẩm quyền cấp trong trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn không đăng ký thường trú tại địa bản xã làm thủ tục đăng ký kết hôn; Giấy tờ chứng minh về nhân thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú (Hộ khẩu hoặc thông báo cư trú) của người nam hoặc người nữ, thủ tục đăng ký kết hôn chỉ được thực hiện tại nơi đăng ký thường trú.

Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn đang công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài thì bắt buộc phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong quá trình ở nước ngoài do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự quán của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện) cấp mới đủ điều kiện để kết hôn.

• Đăng ký lại kết hôn Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Hồ sơ đăng ký lại kết hôn bao gồm các giấy tờ sau: Tờ khai theo mẫu quy định; Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn đã cấp. Trường hợp không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân chứa các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn cho cơ quan cơ thẩm quyền để được giải quyết.Thủ tục này được thực hiện tại nơi cấp Giấy chứng nhận kết hôn ban đầu.

• Cấp Giấy XNTTHN

Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định (kê khai trực tuyến hoặc trực tiếp). Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ các điều kiện để kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, gồm:

Trường hợp người yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ /chồng đã chết thì phải xuất trình các nộp giấy tờ hợp lệ: quyết định ly hôn của tòa án hoặc giấy chứng tử, để chứng minh.

Cung cấp Giấy tờ chứng minh về nhân thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú (Hộ khẩu hoặc thông báo cư trú). Thủ tục này thực hiện tại nơi có hộ khẩu thường trú của người yêu cầu, không xin được ở nơi tạm trú.

Thời gian nhận kết quả là sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch tiến hành kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu bằng biện pháp nghiệp vụ. Trường hợp đủ điều kiện, đúng quy định pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch in hồ sơ và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân ký cấp 01 bản đối với mục đích kết hôn hoặc nhiều bản (không hạn chế số lượng) đối với mục đích khác cho người yêu cầu. Nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi đúng tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và nêu rõ mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tránh tình trạng dùng sai mục đích dẫn đến các hành vi vi phạm pháp luật.

Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau thì người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình trong suốt giai đoạn từ đủ tuổi kết hôn (nam là từ đủ 20 tuổi, nữ là từ đủ 18 tuổi) cho đến hiện tại. Trường hợp người dân không chứng minh được thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/phường để có công văn đề nghị gửi tới Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó rồi mới tiến hành các bước kế tiếp.

Theo Nghị định số 123/2015/NĐ-CP “Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được công văn phúc đáp từ Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú,tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu về tình trạng hôn nhân trong thời gian thường trú tại địa phương này. Ngay trong ngày nhận được văn bản trả lời, nếu thấy đủ điều kiện, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Khoản 3 Luật Hộ tịch. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Trường hợp công dân xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mục đích để kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi chính xác, rõ ràng đầy đủ các thông tin của đối tượng kết hôn gồm: họ và tên, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ thường trú, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.

Trường hợp công dân xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do tại sao không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để cơ quan đăng ký hộ tịch xem xét giải quyết. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với cơ quan nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để tiến hành xác Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu viết cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu nội dung cam đoan không đúng.

Đối với trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó để làm cơ sở cho công chức tư pháp cấp giấy nhanh chóng bớt được công đoạn kiểm tra xác minh lại.

Đối với trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu. Ví dụ như Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp để làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất và không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.

Đối với trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết do pháp luật Việt Nam thời điểm này chưa công nhận việc kết hôn đồng giới có giá trị pháp lý.

Đối với trường hợp người Việt Nam kết hôn với người nước ngoài đề nghị lên UBND cấp quận, huyện để được hướng dẫn giải quyết do nằm ngoài thẩm quyền của UBND cấp xã.

• Đăng ký giám hộ

Có thể hiểu thủ tục đăng ký giám hộ là việc người giám hộ đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện việc chăm sóc, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa 18 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức làm chủ hành vi (gọi chung là người được giám hộ). Nội dung đăng ký giám hộ được quy định tại Mục 3 gồm các Điều 19, 20, 21, 22, 23 Luật Hộ tịch năm 2014. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

• Thủ tục đăng ký giám hộ cử

Đầu tiên nộp tờ khai theo mẫu quy định và có văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật dân sự cho cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền giải quyết, trường hợp ủy quyền cho người khác đến làm thủ tục thì phải có giấy ủy quyền.

Người thực hiện thủ tục xuất trình: Giấy tờ chứng minh về nhân thân, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký giám hộ. Thời hạn thụ lý hồ sơ 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Hộ tịch năm 2014. Khi đã đủ điều kiện theo quy định pháp luật thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch là trách nhiệm của công chức tư pháp- hộ tịch. Người yêu cầu và công chức thực hiện cùng ký vào Sổ hộ tịch (Sổ đăng ký giám hộ), sau đó báo cáo

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức thực hiện cấp trích lục và giải thích cụ thể cho người dân.

• Thủ tục đăng ký giám hộ đương nhiên

Người yêu cầu kê khai đăng ký theo mẫu và cung cấp đầy đủ giấy tờ, sơ sơ minh chứng việc đủ điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật dân sự. Trường hợp có nhiều người cùng đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì các bên thống nhất nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên. Cung cấp Giấy tờ chứng minh về nhân thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú (Hộ khẩu hoặc thông báo cư trú). Trình tự đăng ký giám hộ đương nhiên được thực hiện theo quy định của Luật. Người giám hộ đương nhiên của người chưa thành niên được xác định theo thứ tự quy định tại Điều 52,53 Bộ Luật Dân sự năm 2015).

• Thủ tục đăng ký chấm dứt giám hộ

Người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ thực hiện khai theo mẫu và cung cấp giấy tờ chứng minh việc chấm dứt giám hộ. Kiểm tra toàn bộ hồ sơ do người yêu cầu xuất trình là trách nhiệm của công chức tư pháp- hộ tịch. Thời hạn giải quyết 02 ngày làm việc không tính ngày nghỉ kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ in giấy tiếp nhận, hẹn ngày trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đủ thì hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Theo Luật số 60/2014/QH13 “Khi thấy việc chấm dứt giám hộ đủ điều kiện theo quy định của Bộ luật dân sự, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã, người này đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp- hộ tịch tiến hành ghi việc chấm dứt giám hộ vào Sổ hộ tịch, cùng người đi đăng ký chấm dứt giám hộ ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu sử dụng.

• Thủ tục đăng ký thay đổi giám hộ Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Căn cứ Điều 60 Bộ Luật dân sự, trường hợp yêu cầu thay đổi người giám hộ khi có người khác đủ điều kiện nhận làm giám hộ thay, thì các bên làm thủ tục đăng ký chấm dứt giám hộ trước đó và đăng ký giám hộ mới theo đúng quy định của pháp luật.Trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ giấy tờ, công chức tư pháp- hộ tịch trực tiếp thụ lý hồ sơ. Công chức thực hiện việc ghi việc sự kiện hộ tịch vào sổ hộ tịch; báo cáo với Chủ tịch UBND xã. Sau đó công chức tư pháp- hộ tịch cấp trích lục trong đó có nội dung chấm dứt giám hộ cũ và đăng ký giám hộ khác cho người yêu cầu.

• Đăng ký nhận cha mẹ con

Đăng ký việc cha, mẹ nhận con là ghi vào sổ việc đăng ký hộ tịch để chính thức công nhận một người là cha hoặc một người là mẹ của người con trong trường hợp mà vào thời điểm đăng ký khai sinh cho người con thì người đó chưa được khai là cha hoặc là mẹ của người con.

Nội dung đăng ký nhận cha, mẹ, con được quy định tại Mục 4 Luật Hộ tịch năm 2014 gồm các Điều 24, Điều 25.

Trường hợp người có yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con nộp tờ khai theo mẫu quy định và chứng cứ, giấy tờ chứng minh quan hệ cha con hoặc mẹ con (Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con, Giấy xét nghiệm ADN hoặc chứng cứ chứng minh về quan hệ huyết thống) cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đăng ký nhận cha, mẹ, con các bên phải có mặt đầy đủ. Thời hạn giải quyết 03 ngày làm việc không kể ngày nghỉ, lễ, tết từ khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng quy định của pháp luật và không có tranh chấp, công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người đăng ký nhận cha, mẹ, con ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu, hướng dẫn người dân việc sử dụng các giấy tờ. Trường hợp cần phải xác minh làm rõ thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 05 ngày làm việc, người yêu cầu sẽ nhận được kết quả.

• Đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con:

Công dân làm thủ tục này cần nộp tờ khai đăng ký khai sinh cùng với tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con; Các hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị gồm: giấy tờ chứng minh về nơi cư trú (hộ khẩu, thông báo đăng ký cư trú), giấy tờ chứng minh về nhân thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu), bản chính giấy chứng sinh, trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm (1. Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con, Giấy xét nghiệm ADN hoặc chứng cứ chứng minh về quan hệ huyết thống. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014 thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 15 Thông tư 04/2020/TT- BTP, cần ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con để đảm bảo tính khách quan của sự việc). Thời hạn thực hiện thủ tục này là 3 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh là không quá 5 ngày làm việc. UBND xã/ phường nơi cư trú của người cha hoặc mẹ thực hiện thủ tục này.

Lưu ý: trường hợp con sinh ra mà cha mẹ chưa đăng ký kết hôn với nhau thì cần thêm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của cha mẹ trẻ để chứng minh được đây không phải trường hợp con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân.

• Đăng ký khai tử

Khai tử là một trong số các quyền nhân thân của con người, nó được quy định tại Điều 30 Bộ Luật dân sự năm 2015. Cụ thể hóa nội dung này thể hiện tại các điều 32, 33, 34, 51, 52 Luật Hộ tịch năm 2014 và Chính phủ quy định chi tiết tại Điều 5, 20, 28, 41 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về thẩm quyền, trách nhiệm, thời hạn, thủ tục đăng ký.

Trong 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con cha, mẹ hoặc người thân có mối quan hệ với người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; nếu không có người thân thì trách nhiệm đứng ra đi khai tử sẽ thuộc về đại diện của cơ quan tổ chức, cá nhân liên quan, trường hợp không xác định được thì công chức tư pháp – hộ tịch đăng ký khai tử và hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Để tránh việc khai tử quá hạn, cán bộ công chức thực hiện nhiệm vụ này thường xuyên tuyên truyền, kiểm tra việc khai tử đúng hạn cho người đã chết.

Hồ sơ đăng ký khai tử gồm: Tờ khai theo mẫu; Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp; Văn bản uỷ quyền theo quy định trong trường hợp uỷ quyền thực hiện việc đăng ký khai tử. Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú cuối cùng và nhân thân của người chết và CMND/CCCD của người đi làm khai tử. Sau khi kiểm tra xác minh, công chức tư pháp- hộ tịch thực hiện cấp trích lục khai tử đối với trường hợp người chết có hộ khẩu thường trú hoặc giấy báo tử đối với trường hợp không có hộ khẩu ở đây nhưng chết trên địa bàn xã/phường. Cho người yêu cầu ký tên vào sổ hộ tịch (sổ khai tử) đúng quy định.

“Hồ sơ đăng ký lại khai tử: Tờ khai đăng ký lại khai từ theo mẫu; Bản sao giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ, nếu không có bản sao giấy chứng tử trước đây được cấp hợp lệ thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết, hoặc ảnh chụp bia mộ, xác nhận của quản trang nơi người chết được chôn; Văn bản uỷ quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp uỷ quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.” (Theo văn bản luật số 1872/QĐ-BTP) Cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh về nơi cư trú cuối cùng và nhân thân của người chết và CMND/CCCD của người đi làm khai tử. Khi đủ điều kiện, công chức tư pháp hộ tịch thực hiện cấp trích lục khai tử (1 bản chính) và các bản sao theo yêu cầu.

Hồ sơ đăng ký khai tử lưu động gồm: Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu; Giấy báo từ giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. Cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh về nơi cư trú cuối cùng và nhân thân của người chết và CMND/CCCD của người đi làm khai tử. Công chức tư pháp- hộ tịch được giao nhiệm vụ đăng ký khai tử lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ tờ khai theo mẫu và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động tại nhà riêng hoặc địa điểm tổ chức đăng ký khai tử lưu động, đảm bảo thuận lợi cho người dân. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

• Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi, bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi, bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân (đối với trường hợp chưa đủ 14 tuổi sẽ do UBND xã/ phường thực hiện, còn trên 14 tuổi sẽ do cơ UBND quận/huyện thực hiện) khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật.

Thủ tục cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch (đính chính mặt sau). Khi có đủ căn cứ để xác định nguyên nhân do sai xót trong khâu thực hiện của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch. Người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch xuất trình đầy đủ hồ sơ gồm: giấy tờ chứng minh về nơi cư trú, nhân thân. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định rõ nguyên nhân, không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm phục vụ lợi ích riêng của cá nhân, công chức tư pháp hộ tịch hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Thủ tục bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho công dân đã được đăng ký hộ tịch; các nội dung về điều kiện, trình tự, thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được quy định tại các Điều 26, 27, 28, 29 Luật Hộ tịch năm 2014.

Hồ sơ cần xuất trình gồm: Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch theo mẫu; giấy tờ chứng minh về nơi cư trú, nhân thân; Giấy tờ làm căn cứ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; Văn bản uỷ quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp uỷ quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

• Thực hiện ghi vào sổ hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Để đảm bảo các nguyên tắc về đăng ký hộ tịch như mọi sự kiện hộ tịch được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch nên pháp luật hộ tịch đã quy định việc ghi vào sổ.

Nội dung này được quy định tại các Điều 30, 31 Luật Hộ tịch và được quy định chi tiết tại mục 2 và 3 chương IV Nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Thời hạn giải quyết 05 ngày làm việc kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật liên quan đến thay đổi hộ tịch của cá nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 30 của Luật hộ tịch. “Thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định là trách nhiệm của Tòa án nhân dân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền gửi đến Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký hộ tịch của cá nhân để ghi vào Sổ hộ tịch. Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch là Cơ quan đại diện thì thông báo cho Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch. Sau khi nhận được thông báo theo quy định tại Điều 30 của Luật hộ tịch năm 2014, công chức tư pháp- hộ tịch ghi nội dung thay đổi vào Sổ hộ tịch theo bản án, quyết định của Tòa án nhân dân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Một số kết quả đạt mà phường Tây Mỗ, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội đã đạt được trong năm 2019 đến 2022 trong lĩnh vực hộ tịch Phường Tây Mỗ đang trong quá trình đô thị hóa nhanh, các dự án phát triển đô thị đang triển khai thi công, số lượng lớn nhân dân đến cư trú tại địa bàn, đến từ nhiều nơi khác nhau dẫn đến công tác quản lý nhà nước gặp khó khăn trên nhiều mặt. Trong đó, tình trạng người dân không nhận thức được tầm quan trọng của việc đăng ký hộ tịch cũng như giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch vẫn còn tương đối phổ biến. Tuy nhiên, do sự cố gắng, nỗ lực của toàn bộ hệ thống chính trị phường Tây Mỗ đã có những kết quả đáng ghi nhận trong những năm gần đây đó là tỷ lệ đăng ký hộ tịch qua dịch vụ công trực tuyến khá cao. Kết quả trên đạt được thể hiện qua các bảng số liệu cụ thể của từng năm như sau:

• Bảng 3: Kết quả đăng ký khai tử tại UBND phường Tây Mỗ từ năm 2017 đến 6 tháng đầu năm 2022

Qua bảng 2 và Bảng 3 thống kê, nhìn chung ta thấy được rằng tình trạng đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử đúng hạn tăng dần qua từng năm và tỷ lệ đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử quá hạn có dấu hiệu giảm dần. Việc đăng ký đúng hạn chứng tỏ nhận thức của người dân ngày càng được cải thiện. Tình trạng người chết không được đăng ký dần được khắc phục. Riêng năm 2020 và năm 2021 số liệu đăng ký khai sinh nhiều hơn các năm trước là do số lượng lớn người dân đăng ký lại khai sinh để phục vụ cho công tác bổ sung thông tin dân cư trong hệ thống CSDL dân cư quốc gia.

• Bảng 4: Kết quả đăng ký kết hôn và giấy XNTTHN tại UBND phường Tây Mỗ từ năm 2017 đến 6 tháng đầu năm 2022

Qua bảng 4 thống kê, nhìn chung ta thấy được rằng tình trạng đăng ký kết hôn tại phường Tây Mỗ ổn định, nhu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ngày càng lớn phần lớn do nhu cầu mua bán, chuyển nhượng của người dân tăng lên. Có thể thấy trong năm 2020 và 2021 số người đăng ký kết hôn giảm nhẹ phần lớn do ảnh hưởng của dịch Covid- 19 khiến cho các đôi kết hôn ngại việc đăng ký cũng như tổ chức việc cưới hỏi.

Bảng 5: Kết quả đăng ký các việc hộ tịch khác tại UBND phường Tây Mỗ từ năm 2017 đến 6 tháng đầu năm 2022

Các việc hộ tịch khác được thực hiện tại UBND phường Tây Mỗ hiện nay tập trung nhiều vào đăng ký nhận cha, mẹ, con, thay đổi hộ tịch, cải chính hộ tịch với tình hình cụ thể được thể hiện qua số liệu trong bảng 5. Các hoạt động còn lại được thực hiện ít, có những năm không có trường hợp đăng ký nào.

Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy rằng số liệu đăng ký hộ tịch trên địa bàn phường Tây Mỗ qua các năm tương đối ổn định và có dấu hiệu tăng dần, tỷ lệ thuận với xu hướng gia tăng dân số trên địa bàn phường. Trong số đó thì đăng ký khai sinh là việc chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng số các sự kiện đăng ký hộ tịch trên địa bàn phường.

2.3. Thực trạng cải cách thủ tịc hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Hiện nay, nhà nước ta đang rất chú trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số. Bộ, ngành Tư pháp xác định đây sẽ là nhiệm vụ trọng tâm, giải pháp chủ yếu để hoàn thành nhiệm vụ chính trị của Bộ, ngành Tư pháp. Bên cạnh triển khai thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên về công tác này các cơ quan tư pháp địa phương tiếp tục tập trung nguồn lực, triển khai toàn diện, đồng bộ các nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030” (sau đây gọi là Đề án 06); Chỉ thị số 05/CT-TTg ngày 23/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về tiếp tục đẩy mạnh triển khai Đề án 06 tại các bộ, ngành, địa phương năm 2023 và những năm tiếp theo; ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nhằm tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc của địa phương, đặc biệt là cấp xã trong triển khai thực hiện các nhiệm vụ. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã đã đạt được kết quả nổi bật như:

Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch tiếp tục được duy trì, nâng cấp và triển khai thực hiện hiệu quả, tính đến nay trên Hệ thống đã ghi nhận hơn 80 triệu trường hợp dữ liệu, trong đó có 48 triệu trường hợp đăng ký khai sinh; hơn 12,3 triệu trường hợp đăng ký kết hôn; hơn 10,5 triệu trường hợp đăng ký xác nhận tình trạng hôn nhân; hơn 8,2 triệu trường hợp đăng ký khai tử; hơn 293 nghìn trường hợp nhận cha, mẹ, con; hơn 20 nghìn trường hợp đăng ký.

Hỗ trợ, triển khai Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, chữ ký số cho các đơn vị vận hành trục liên thông văn bản kết nối với Trục văn bản quốc gia; Duy trì hoạt động thường xuyên của Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật… Từ năm 2023 sau khi vận hành bộ thủ tục liên thông 3 thủ tục: khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế lần đầu, đã có hơn 9,6 triệu trẻ em được cấp Số định danh cá nhân theo quy định và hơn 5,3 triệu trường hợp đăng ký khai sinh được chuyển sang các cơ quan bảo hiểm xã hội để cấp thẻ bảo hiểm y tế. Bộ thủ tục rât được người dân hưởng ứng đặc biệt là số đông bố mẹ trẻ khi viện khai sinh cho con chỉ việc dùng điện thoại thông minh hoặc máy tính đăng nhập vào hệ thống đơn giản là có thể đăng ký cho con mà không cần phải ra trực tiếp cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, đây mới được coi là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 vì cho đến thời điểm này, ngoài việc đăng ký online thì người dân vẫn cần ra cơ quan đăng ký hộ tịch để thực hiện thủ tục ký vào sổ hộ tịch và nhận bản chính, bản sao giấy khai sinh. Mô hình này chưa thực sự đạt kết quả cao, tuy nhiên cũng có những thành công nhất định và những số liệu đã khẳng định điều đó.

Một trong những nội dung cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch đang được mong đợi là sẽ mang lại hiệu quả cao chính là thực hiện số hóa sổ hộ tịch. Điều này có nghĩa hệ thống của Bộ Tư pháp sẽ được đồng bộ và chia sẻ dữ liệu. Cơ quan hộ tịch sẽ được quyền truy cập và khai thác thông tin tạo điều kiện cho người dân không phải đi lại nhiều lần, giảm tối đa thời gian giải quyết thủ tục. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp, hiện nay cơ quan đăng ký hộ tịch trên cả nước đang lưu trữ trên 8 triệu sổ hộ tịch tương đương với khoảng 100 triệu dữ liệu hộ tịch. Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, việc số hoá các dữ liệu hộ tịch nêu trên là vô cùng cần thiết, qua đó thúc đẩy việc triển khai có hiệu quả Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06) .

Dữ liệu hộ tịch được số hóa cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) để kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC). Sau khi hoàn thành số hóa sẽ góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Theo đó, Bộ Tư pháp khuyến nghị thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo 05 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;
• Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);
• Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);
• Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;
• Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

Trong đó ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch của các giai đoạn 1 và 2 vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản nhất và các Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

Đối với việc số hóa sổ hộ tịch, đến nay đã ghi nhận tổng dữ liệu đã được số hóa trên 43,7 triệu dữ liệu; trong đó, có 27,6 triệu trường hợp dữ liệu khai sinh; hơn 8,5 triệu trường hợp dữ liệu kết hôn; hơn 2,5 triệu trường hợp dữ liệu xác nhận tình trạng hôn nhân; hơn 4,8 triệu trường hợp dữ liệu khai tử; hơn 167 nghìn trường hợp dữ liệu nhận cha, mẹ, con.

Thực tế hiện nay 100% địa phương đã cung cấp dịch vụ công: Đăng ký khai sinh; Đăng ký khai tử; Đăng ký kết hôn trên Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố kết nối, tích hợp với Cổng dịch vụ công quốc gia; Triển khai kết nối liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và đã triển khai cung cấp dịch vụ công lý lịch tư pháp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của tỉnh, kết nối, tích hợp với Cổng dịch vụ công quốc gia, đảm bảo tiến độ được giao theo Đề án. Đồng thời, Bộ Tư pháp đang triển khai các nội dung kết nối Hệ thống thông tin LLTP với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; triển khai thí điểm cấp Phiếu LLTP, sổ sức khỏe điện tử trên ứng dụng VneID.

2.3.1 Ưu điểm Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Thời gian qua, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức cấp xã, phường nỗ lực triển khai thực hiện, nâng cao hiệu quả công tác tư pháp – hộ tịch, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và các tổ chức đến giao dịch nhanh chóng, chính xác, không phải đi lại nhiều lần; góp phần quan trọng vào kết quả công tác cải cách hành chính (CCHC) của nước ta.

Thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2017 của Bộ Tư pháp, Bộ Công an và Bộ Y tế không những mang lại hiệu quả trong công tác cải cách hành chính nhà nước, giúp cơ quan nhà nước quản lý chặt chẽ hơn thông tin nhân thân và cư trú của người dân, khắc phục tình trạng trẻ em đã đăng ký khai sinh nhưng chưa được nhập hộ khẩu hoặc cấp thẻ bảo hiểm y tế mà còn giúp người dân tiết kiệm công sức, chi phí và thời gian đi lại.

Trước đây, người dân phải đến ba cơ quan khác nhau để giải quyết từng thủ tục (UBND đăng ký khai sinh, Công an đăng ký thường trú, cơ quan BHXH cấp thẻ BHYT). Điều này tạo ra sự lãng phí về thời gian, tốn kém về kinh phí cho cả người dân và cơ quan nhà nước vì mỗi cơ quan phải làm một bộ hồ sơ, khai đi khai lại nhiều thông tin cá nhân trùng lặp. Khi thực hiện liên thông cả 3 thủ tục, người dân chỉ cần đến một nơi là bộ phận một cửa của UBND xã nộp hồ sơ và nhận 3 kết quả cùng tại nơi này.

Cũng chính từ việc triển khai mô hình liên thông này, đã tạo ra sự gắn kết giữa các cơ quan có liên quan khi giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu của người dân thay vì trước đây các thủ tục này được thực hiện riêng lẻ, khép kín trong từng ngành; công tác phối hợp giữa Bộ phận Tư pháp – Hộ tịch xã, Công an xã và cơ quan Bảo hiểm xã hội trong quá trình liên thông thực hiện các thủ tục hành chính đã đảm bảo tính công khai, minh bạch, đúng thời hạn giải quyết theo quy định. Việc phối hợp đã phát huy có hiệu quả, làm thay đổi cơ bản cách thức làm việc cũ, đơn giản hóa việc giải quyết các nhóm thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch, cư trú, cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi. Đồng thời, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Để quy trình liên thông “ba trong một” được thông suốt, thời gian tới, cần tiếp tục phổ biến quy trình liên thông “ba trong một” TTHC tại các hội nghị. Đồng thời tăng cường tuyên truyền trên loa truyền thanh; vận động người có uy tín trong cộng đồng tuyên truyền cho bà con những ưu điểm của việc đăng ký liên thông ba thủ tục; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, kết nối dữ liệu để giải quyết hồ sơ; bảo đảm cơ sở vật chất, chính sách hỗ trợ cho cán bộ thực hiện. Đào tạo cán bộ phụ trách một cửa liên thông ngày càng chuẩn hóa từ trình độ, năng lực đến văn hóa ứng xử. Đồng thời tập trung tuyên truyền, vận động, tư vấn cho người dân biết những thuận lợi để họ tự nguyện tham gia.

Các bộ phận chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cần xác định rõ nội dung công việc và trách nhiệm của mình, giúp Chủ tịch UBND chỉ đạo, chủ trì việc phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện Thông tư Liên tịch số 05. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành bộ máy hành chính nhà nước, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình giải quyết công việc, đảm bảo đúng tiến độ, thời gian theo kế hoạch, báo cáo. Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đến thực hiện các thủ tục hành chính liên thông được tạo điều kiện thuận lợi, nhanh chóng, linh hoạt bởi đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc tại UBND cấp xã, phường.

Việc giải quyết thực hiện liên thông các thủ tục hành chính, trong thời gian qua đạt được một số kết quả đáng kể, ngày càng có nhiều công dân thực hiện liên thông các thủ tục. Công tác tuyên truyền, phổ biến nội dung và ý nghĩa của việc thực hiện liên thông thủ tục hành chính được triển khai dưới nhiều hình thức như: Tổ chức hội nghị, tập huấn; kết hợp với tuyên truyền, phổ biến pháp luật, các buổi sinh hoạt đoàn thể; niêm yết công khai quy trình thực hiện liên thông tại UBND cấp xã, thông báo trên đài truyền thanh, niêm yết tại các nhà văn hóa của các tổ dân phố… đã giúp người dân hiểu được những lợi ích khi thực hiện liên thông các thủ tục hành chính. Sự phối hợp giữa UBND cấp xã với cơ quan Bảo hiểm xã hội khá chặt chẽ. Đội ngũ công chức tư pháp- hộ tịch tại địa phương đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin được địa phương quan tâm nhằm đảm bảo phục vụ nhu cầu của người dân.

2.3.2 Nhược điểm:

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phải đảm bảo yêu cầu về diện tích phòng làm việc; trang thiết bị ngoài trang thiết bị chung như máy vi tính, photocopy, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi chờ, bàn làm việc, quạt, điều hòa… Hạ tầng công nghệ thông tin gồm có phần cứng và phần mềm của các thiết bị đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công khai, hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức. Cụ thể là phần mềm ứng dụng, máy tính màn hình cảm ứng tra cứu hướng dẫn thủ tục hành chính; hệ thống máy quét mã vạch; hệ thống xếp hàng tự động; hệ thống màn hình thông báo tình hình giải quyết thủ tục hành chính …

Có thể nói việc triển khai Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại đòi hỏi phải có các thiết bị điện tử, hệ thống phần mềm chuyên dụng, do vậy kinh phí đầu tư khá lớn. Hiện nay các xã, phường đều đã có trụ sở làm việc, tuy nhiên ở một số nơi vùng sâu, vùng xa việc đòi hỏi được trang bị đầy đủ các thiết bị là rất khó khi mà người dân vẫn phải quan tâm đến cơm áo gạo tiền. Còn ở một số vùng khác phát triển hơn đã có trụ sở làm việc khang trang, nhưng phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện nay không đủ diện tích theo quy định, do trụ sở đã xây dựng lâu, khi xây dựng không thiết kế phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Do vậy ở một số nơi khi triển khai thực hiện Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phải đầu tư xây phòng làm việc của bộ phận này đảm bảo diện tích theo quy định. Hơn nữa, mô hình một cửa hiện đại chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, vì vậy người dân và doanh nghiệp cũng phải am hiểu về công nghệ thông tin, nhưng phân lớn người dân là nông dân, người lao động nên trình độ tin học hạn chế, nhiều người dân trong tỉnh còn chưa từng được tiếp xúc với máy vi tính chứ chưa nói đến ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại khác, điều này sẽ là những khó khăn lớn trong việc triển khai. Thiết nghĩ để triển khai có hiệu quả mô hình này phù hợp với điều kiện kinh tế và thực tiễn hiện nay của tỉnh, thì các đơn vị cần thực hiện tốt một số nội dung.

Thứ nhất: Về cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật các đơn vị cần rà soát lượng hồ sơ thủ tục hành chính đã tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính vài năm trở lại đây, trên cơ sở đó sẽ đầu tư mô hình phù hợp với điều kiện của từng đơn vị nhưng vẫn đảm bảo các điều kiện tối thiểu của một cửa hiện đại, đáp ứng được nhu cầu của người dân và tổ chức.

Thứ hai: Về phần mềm ứng dụng, hiện nay Sở Thông tin và Truyền thông đã xây dựng xong phần mềm này. Do vậy, các đơn vị không phải xây dựng phần mềm riêng, mà sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp và hướng dẫn triển khai thực hiện thống nhất. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Thứ ba: Cần làm tốt công tác tuyên truyền về những tiện ích mà mô hình này đem lại tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nhân dân và doanh nghiệp trên địa bàn mình.

Với sự vào cuộc và chỉ đạo quyết liệt của lãnh đạo các cấp, thì việc tổ chức triển khai có hiệu quả mô hình một cửa hiện đại cấp huyện sẽ góp phần nâng cao việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức nhanh chóng, thuận tiện và nâng cao Chỉ số hài lòng của người dân đối với các cơ quan hành chính nhà nước.

2.3.3 Đơn giản hóa TTHC trong lĩnh vực hộ tịch

Xác định công tác cải cách hành chính, đơn giản hóa TTHC là nhiệm vụ trọng tâm; Lãnh đạo Đảng ủy- UBND xã, phường chỉ đạo các ban ngành đoàn thể, bộ phận chuyên môn tích cực tổ chức triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính với nhiều giải pháp cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhằm nâng cao hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã; đảm bảo thống nhất cao trong tổ chức Đảng, chính quyền, đoàn thể và cán bộ, công chức về các chủ trương, nhiệm vụ và giải pháp cải cách hành chính, gắn với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp xã, phường.

Tập trung hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động đăng ký, thống kê hộ tịch; kết quả đầu tư, cải thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật; hiện đại hóa phương thức đăng ký và thống kê hộ tịch; nghiên cứu, đề xuất đổi mới, hoàn thiện tổ chức hệ thống cơ quan đăng ký hộ tịch, bảo đảm chuyên nghiệp, hiệu quả. Từ đó lược bớt những hồ sơ giấy tờ không cần thiết khi người dân đến giao dịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

2.4 Khó khăn, hạn chế, nguyên nhân của cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch

Nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin còn hạn chế, đặc biệt nguồn nhân lực chất lượng cao; thiếu nhân lực về bảo đảm an toàn thông tin, nhân lực vận hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các phần mềm, cơ sở dữ liệu. Hạ tầng công nghệ thông tin trong một số thời điểm bị chậm, không sử dụng được, máy treo, hệ thống quay….. Việc triển khai các nhiệm vụ của ngành Tư pháp tại Quyết định số 06/QĐ- TTg tại một số địa phương chưa thực sự quyết liệt, quan tâm đúng mức, mặc dù cấp trên có nhiều văn bản hướng dẫn và đôn đốc nhưng tiến độ triển khai nhiệm vụ tại một số địa phương còn chưa kịp thời; việc liên thông giữa hệ thống một cửa điện tử của địa phương với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa được khai thác, sử dụng triệt để, kết nối khi cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi còn chập chờn, thường xuyên thất lạc thẻ.

Luật Hộ tịch ra đời đã tạo hành lang pháp lý kiên cố cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch để từng bước đi vào cuộc sống, cơ sở vật chất ngày càng được cải thiện. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Ý thức được tầm quan trọng của các giấy tờ hộ tịch trong thời kỳ hiện đại hóa, công dân chủ động trong việc đi đăng ký các sự kiện hộ tịch đúng theo thời gian quy định của pháp luật, nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước. Các cơ quan công quyền thì ngày càng tiến bộ hóa, công chức thực hiện chức năng đăng ký hộ tịch, tuân thủ đúng trình tự, thủ tục của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành dưới luật, thường xuyên tham dự các lớp tập huấn để từ đó nâng cao trình độ cũng như kỹ năng giải quyết công việc để có cách xử lý khôn khéo trong từng tình huống cụ thể. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được công tác đăng ký hộ tịch tại địa phương còn một số hạn chế, vướng mắc sau:

Thứ nhất, về đăng ký khai sinh. Luật Hộ tịch năm 2014 không quy định về trường hợp công dân được cấp lại bản chính giấy khai sinh. Mà cán bộ hộ tịch lúc này hoàn toàn phải vận dụng các kỹ năng, hiểu biết để giúp công dân tìm ra hướng giải quyết đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của công dân. Khi công dân xuất trình bản sao trích lục ở một số cơ quan, đơn vị không thực hiệc chức năng công chứng, chứng thực lại yêu cầu bản chính để đối chiếu, đây là biểu hiện của sự thiếu linh hoạt.

Thứ hai, Theo Điểm c Khoản 1 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Thực tế quy định này chỉ áp dụng với các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang hoặc cơ quan nhà nước, còn các công ty, doanh nghiệp ngoài thì không. Mặc dù những ng làm việc trong các tổng công ty, doanh nghiệp cũng cần được thống nhất hồ sơ do cơ quan, đơn vị họ đang quản lý, đây cũng là một bất cập.

Trước ngày 01/01/2016, trường hợp đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được quyền thực hiện đăng ký lại do Luật định. Tuy nhiên, Nghị định chưa quy định hay hướng dẫn về điều kiện bản chính vẫn còn nhưng bị hư hỏng, rách nát, không còn rõ thông tin thì có được đăng ký lại hay không? Trường hợp này công chức tư pháp- hộ tịch phải linh hoạt, khéo léo giải thích cho người dân hiểu, hướng dẫn họ lựa chọn các phương án tốt nhất để họ vẫn được việc và vui vẻ ra về.

Quy định tại Điểm A Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP: hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm “Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh” tuy nhiên việc cam đoan này chưa có văn bản cụ thể để thống nhất hướng dẫn được thực hiện như thế nào, nội dung cụ thể ra sao.

Thứ ba, về đăng ký khai tử. Khoản 1 Điều 34 Luật Hộ tịch quy định: “Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay thế giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch”. Quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP về việc Bộ y tế hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp giấy chứng sinh, giấy báo tử. Tuy nhiên, hiện tại chưa có văn bản quy định cụ thể về mẫu giấy báo tử nên gây lúng túng cho UBND cấp xã trong việc thực hiện đăng ký khai tử.

Điều 32 Luật Hộ tịch quy định “UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử”. Điểm đ Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định như sau: “Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại các Điểm a,b,c và d của Khoản này thì UBND cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử”. Quy định cấp giấy báo tử như vậy chỉ phù hợp với trường hợp người chết nằm ngoài địa bàn cư trú, còn trường hợp người chết tại nơi cư trú tránh thủ tục rườm rà thì UBND cấp xã chỉ thực hiện việc đăng ký, cấp trích lục khai tử người chết cho người yêu cầu. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Thứ tư, về thay đổi, cải chính hộ tịch: quy định tại Khoản 1 Điều 28 Luật Hộ tịch “Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch”. Vậy việc thực hiện cải chính Giấy chứng nhận kết hôn khi có thông tin sai lệch thì cả vợ và chồng đều làm Tờ khai hay chỉ người yêu cầu cải chính làm tờ khai và cả hai vợ chồng phải đến hay chỉ một người đến làm thủ tục, điều này luật chưa nói rõ.

Tại mặt sau của Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn, đóng dấu vào nội dung thay đổi, cải chính. Trường hợp thẩm quyền thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch của UBND cấp xã thì công chức Tư pháp chính là người thực hiện việc ghi chú. Tuy nhiên, việc thực hiện ghi chú chỉ thể hiện chữ ký của công chức chuyên môn mà không có dấu của cơ quan, hoặc có dấu treo nên việc ghi chú cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch có giá trị pháp lý chưa cao.

Trong các văn bản dưới Luật vẫn chưa hướng dẫn cụ thể trường hợp giấy khai sinh và sổ hộ tịch có sự khác nhau, sai lệch về thông tin thì khi thực hiện thủ tục đính phải phải lấy cái gì làm căn cứ để điều chỉnh cái còn lại. Vì vậy công chức tư pháp- hộ tịch khi gặp phải trường hợp này vẫn lúng túng và phải giải quyết theo hướng linh động, có lợi cho người dân.

Đối với thông tin về“quê quán” của công dân, pháp luật đã cho phép trong trường hợp đăng ký khai sinh mới, trẻ có thể chọn theo quê quán của mẹ khi có văn bản đồng ý của người cha vì theo tập quán pháp con sinh ra sẽ theo quê quán của người cha. Rõ ràng pháp luật về hộ tịch chỉ quy định thực hiện cải chính trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch nhưng không quy định cụ thể trong luật hay có văn bản hướng dẫn về việc được thay đổi từ quê quán của bố sang quê quán của mẹ và ngược lại. Điều này phần nào gây ra hoang mang, khó khăn cho người dân trong việc thống nhất các thông tin nhân thân trong các loại giấy tờ của bản thân, không biết phải điều chỉnh như thế nào cho phù hợp.

• Thứ năm, về cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Tại Khoản 1 Điều 21 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định “Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”. Cán bộ chiễn sĩ đang công tác trong lực lượng công an, lực lượng vũ trang khi xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cần xin ở địa phương nơi có hộ khẩu của tập thể , đơn vị đóng quân. Cán bộ tư pháp- hộ tịch cần linh hoạt trong việc thực hiện xác minh, kiểm tra và ban hành văn bản theo đề nghị của người yêu cầu do chưa có các văn bản hướng dẫn thi hành chưa quy định cụ thể.

Hiện nay, chưa có văn bản nào quy định chi tiết việc thi hành và chưa có quy định nào liên quan đến việc cấp giấy XNTTHN cho người chết. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật về căn cước công dân hiện hành, người đăng ký nhập quốc tịch (kể cả yêu cầu cấp giấy khai sinh) phải trực tiếp nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác làm hồ sơ (trừ trường hợp kết hôn) để đăng ký, cấp lại. – Đăng ký kết hôn, công nhận đăng ký cha mẹ – con cái, không thể ủy thác cho người khác Tuy nhiên, một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký quốc tịch. Được ủy quyền không cần bên kia ủy quyền bằng văn bản); theo quy định tại Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP thì việc ủy quyền phải bằng văn bản (có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật), nếu người ủy quyền là ông, bà, cha. , mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì giấy ủy quyền không phải công chứng, chứng thực. Vì vậy, việc xin giấy khai sinh là quyền nhân thân của cá nhân, không ai có thể làm thay nếu không được ủy quyền bằng văn bản. Khi cá nhân chết, quyền này cũng chấm dứt và do những người khác, kể cả người thân thích, quan hệ huyết thống nuôi dưỡng. Người thân cũng không có cơ sở để nhận và xếp. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều cơ sở giải quyết thủ tục hành chính (phần lớn là cơ sở hành nghề công chứng) vẫn yêu cầu người dân phải nộp giấy chứng minh nhân dân của các bên trong hợp đồng, giao dịch, thậm chí là khai tử của các bên liên quan, khiến người dân bức xúc tìm cách giải quyết khi bất hợp lý. yêu cầu giải quyết, tăng số xã Công tác Tiếp công dân Căng thẳng cho Ủy ban Dân tộc.

Thứ sáu, về thủ tục đăng ký giám hộ: Luật Căn cước công dân chỉ quy định thủ tục đăng ký giám hộ, bao gồm: đăng ký giám hộ đương nhiên, đăng ký người giám hộ được chỉ định, đăng ký chấm dứt giám hộ, đăng ký thay thế, thay đổi người giám hộ.

Thứ bảy, trong quá trình đăng ký hộ tịch công chức tư pháp- hộ tịch còn tính cả nể, dễ dàng. Thực tiễn cho thấy, công chức tư pháp- hộ tịch xã thường là người địa phương, do đó khi một số người quen đến UBND xã thực hiện đăng ký hộ tịch dù hồ sơ, giấy tờ không đúng, không đủ theo quy định của luật thì vẫn tạo điều kiện thực hiện.

Thứ tám, tình trạng đăng ký quá hạn hàng năm vẫn còn. Tỷ lệ đăng ký khai tử (đúng hạn, quá hạn) còn thấp vì chỉ những trường hợp chết có chế độ tử tuất, mai táng phí cho đối tượng thì gia đình mới đến xã khai tử, việc này ảnh hưởng đến việc thi hành pháp luật về hộ tịch và quản lý của chính quyền địa phương.

Thứ chin, xử lý kịp thời các vấn đề công nghệ thông tin liên quan đến đăng ký và thống kê hộ tịch; chỉ đạo, tổ chức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng của thành phố về mục đích, ý nghĩa, lợi ích của Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch.

2.5 Vướng mắc, nguyện vọng của hệ thống CBCC đang thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

2.5.1 Vướng mắc trong quản lý hộ tịch

• Thứ nhất, về việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ hộ tịch còn chưa khoa học, làm thất lạc.

Qua công tác kiểm tra hộ tịch hàng năm và đặc biệt là các đợt kiểm tra đột xuất cho thấy UBND xã chưa thực hiện đúng quy định về việc ghi chép, lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, còn để xảy ra tình trạng mất sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch; không ghi chép đầy đủ thông tin vào Sổ hộ tịch; việc sửa chữa sai sót, khóa sổ chưa đảm bảo đúng theo quy định; không có tủ, kệ, kho lưu trữ riêng, không thực hiện phòng, chống mối, mọt, ẩm mốc. Cụ thể:

Về ghi chép và sửa chữa sai sót trong Sổ hộ tịch: Dễ bị sai sót thông tin đăng ký hộ tịch đã được đăng ký nên dẫn đến việc sửa chữa sai sót trong sổ không đúng quy định (sửa đè lên chữ cũ, tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xóa, công chức hộ tịch không ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót, ngày, tháng, năm sửa chữa vào cột ghi chú của Sổ hộ tịch…)

Về khóa sổ: Một số sổ hộ tịch không thực hiện khóa sổ khi kết thúc năm, không đóng dấu giáp lai giữa các trang và không thống kê sổ sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong năm đăng ký.

Về lưu trữ sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch: UBND xã không có kho lưu trữ riêng, tủ hồ sơ có nhưng một số nơi không đủ để đựng sổ, hồ sơ; sổ và hồ sơ còn lưu trữ ở nhiều nơi; hồ sơ sắp xếp chưa ngăn nắp.

Thứ hai, về phần mềm đăng ký hộ tịch. Trong quản lý hộ tịch, đối với sự kiện đăng ký hộ tịch từ ngày ứng dụng phần mềm hộ tịch triển khai thống nhất trên toàn quốc đã từng ước hạn chế, khắc phục được sự trùng lặp sự kiện hộ tịch đã đăng ký (phần mềm cảnh báo kịp thời khi có dữ liệu thông tin của công dân được cập nhật vào phần mềm), vì vậy việc lập công văn thông báo sự kiện hộ tịch về đăng ký kết hôn, khai sinh tại nơi cư trú của bên còn lại; khai tử nơi tạm trú là không cần thiết, nên giảm thiểu công việc này sẽ giảm áp lực và thời gian cho công chức hộ tịch.

Thứ ba, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật trong nhân dân tại địa bàn thôn dân cư, tổ dân phố, cư dân các tòa nhà chung cư vẫn còn chưa được sâu rộng, vì vậy dẫn đến tình trạng còn trường hợp đăng ký hộ tịch bị quá hạn. Một là số lượng người hiểu biết và quan tâm tham gia ít, còn lại phần lớn không quan tâm nhiều đến công tác tuyên truyền, đến khi gặp vướng mắc mới đến UBND xã để được hướng dẫn nên dẫn đến tình trạng đăng ký hộ tịch quá thời hạn.

Thứ tư, trong công tác thống kê số liệu. Theo quy định của pháp luật về hộ tịch, việc thống kê số liệu hộ tịch được thực hiện định kỳ 6 tháng và hàng năm nhưng trên thực tế công tác này chưa được thực hiện cập nhật chính xác nên dẫn đến số liệu chưa sát thực tế. Công tác thống kê tại xã còn coi nhẹ, không có sự chỉ đạo tích cực, công chức làm công tác thống kê do phải kiêm nhiệm nhiều việc nên dẫn đến tình trạng báo cáo không được kịp thời và không đảm bảo độ chính xác về số liệu. Chính vì số liệu thống kê về hộ tịch cũng như thông tin về hộ tịch của từng cá nhân chưa đủ độ tin cậy nên định kỳ nhà nước sẽ phải bỏ ra một số chi phí khổng lồ cho các cuộc điều tra dân số, trong khi số liệu về hộ tịch đầy đủ, chính xác thì sẽ được sử dụng ngay mà không phải tốn thêm chi phí cho công tác điều tra, thu thập; đủ tin cậy để làm cơ sở hoạch định chính sách phát triển của đất nước.

2.5.2. Kiến nghị của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch đang thực hiện nhiệm vụ này Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

Một là hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch đúng quy định, mang tính chất đồng bộ, đầy đủ và kịp thời.

Hai là lãnh đạo UBND cấp xã cần quan tâm sâu sát hơn đến công tác hộ tịch, nhận thức được tầm quan trọng của công tác hộ tịch đối với địa phương mình. Chú trọng đầu tư cho công tác này về cơ sở vật chất, thời gian, phương tiện làm việc, kinh phí triển khai….

Ba là công chức tư pháp trực tiếp thực hiện công tác này tăng cường trau dồi kỹ năng, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới để ngày một nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Bốn là tăng cường sự phối hợp của các bộ phận có liên quan với bộ phận tư pháp để triển khai công tác đăng ký hộ tịch, xử lý các vướng mắc, khó khăn trong công tác này. Ví dụ như việc cấp giấy chứng tử cho người chết vào ban đêm hoặc ngày nghỉ, khi công chức Tư pháp- hộ tịch đang có việc riêng không thể tới UBND để cấp kịp thời cho người dân đi hỏa táng thì các cán bộ, công chức cùng bộ phận hoặc được giao giải quyết thay khẩn trương đến hỗ trợ và cấp giấy chứng tử cho người dân.

Năm là nâng cao nhận thức của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong việc thực hiện công tác hộ tịch. Nhận thức của một bộ phận người dân, cơ quan, tổ chức về quyền, trách nhiệm, vai trò, ý nghĩa của việc đăng ký hộ tịch còn chưa đúng. Nhiều cơ quan, tổ chức có liên quan chưa nhận biết được nội dung, ý nghĩa của công tác đăng ký hộ tịch, vì cho rằng không có tác động trực tiếp đến việc phát triển kinh tế- xã hội, không quan tâm, không thực hiện tốt việc phối hợp để đánh giá tình hình. Vẫn còn bộ phận người dân tuy xác định đăng ký hộ tịch là việc cá nhân, là quyền nhân thân mà chưa nhận thức được rằng đăng ký hộ tịch mà đặc biệt là đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử của là quyền, vừa là trách nhiệm, phải thực hiện đúng thời hạn luật quy định. Đồng thời cũng chưa nhận thức được hết ý nghĩa, lợi ích của việc đăng ký hộ tịch dẫn đến tình trạng đăng ký quá hạn hoặc không đăng ký.

Sáu là để thực hiện tốt công tác liên thông trong thủ tục đăng ký khai sinh, hai cơ quan là công an xã, phường và đơn vị cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ mới sinh cần tăng cường kết nối, thủ tục liên thông này là một trong những mục cải cách thủ tục hành chính được quan tâm nhất vì đã giảm thiểu được phần nào thủ tục hành chính hiện hành.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Từ những phân tích trên, trong chương 2 luận văn đã khái quát hóa được thực trạng thực thi pháp luật về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã. Bằng việc phân tích thực trạng, tổng hợp và phân tích được số liệu về kết quả đăng ký hộ tịch, tình hình đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn… thực trạng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch. Với những kết quả đạt được, công tác hộ tịch nói chung, và cải cách thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch cấp xã nói riêng ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò và tầm quan trọng đối với quản lý nhà nước và xã hội, góp phần đảm bảo ngày một tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của công dân. Vì thế, công tác hộ tịch đóng vai trò vô cùng quan trọng. Qua đó, luận văn đã phân tích thực trạng thực thi pháp luật về cải cách thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch, đưa vào số liệu thực tiễn qua các năm của UBND phường Tây Mỗ để đánh giá. Từ việc phân tích thực trạng trên, luận văn đã đưa ra được các nguyên nhân của những hạn chế, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác đăng ký và quản lý về hộ tịch để từ đó đánh giá được các nguyên nhân của những tồn tại, yếu kém. Từ thực trạng và những hạn chế, tồn tại ở chương 2, luận văn đưa ra phương hướng và giải pháp ở chương 3. Luận văn: Thực trạng cải cách thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch cấp xã.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ:  

===>>> Luận văn: Giải pháp cải cách thủ tục lĩnh vực hộ tịch cấp xã